Die 6 wichtigsten Tipps für die Optimierung eines Unternehmens – von Lara Ferrari
Wir haben auf diesem Blog schon sehr viel über die Optimierung von Prozessen und Teams gesprochen. Wir wissen grundsätzlich, wie man Operational Excellence erreicht: Verschwendungen vermeiden, Fehler beheben, neue Massnahmen umsetzen und schon müsste die Performance stetig steigen. In der Regel reichen schöne Prozesse und ein schlüssiges Organigramm aber nicht aus, um die Performance langfristig zu optimieren. Wir haben Lara Ferrari, Geschäftsführerin von prozessraum, um ihre wichtigsten Tipps zum Thema Unternehmensoptimierung gebeten. Lara hat unzählige Projekte durchgeführt und in den letzten 10 Jahren viele Unternehmen begleitet. Sie weiss, worauf es bei der Umsetzung von Operational Excellence wirklich ankommt, wie Unternehmen sich erfolgreich weiterentwickeln und auf was man bei einer Transformation besonders achtgeben muss.
Die 6 wichtigsten Tipps für die Optimierung von Prozessen und Teams
Wenn es um die Optimierung von Unternehmen geht, weiss Lara Ferrari ganz genau, worauf es ankommt. Natürlich kennt sie alle wichtigen Methoden und Tools im Bereich Unternehmensentwicklung (schliesslich hat sie ein ganz eigenes Optimierungs-Tool entwickelt), ausschlaggebend für den Erfolg sind aber andere Aspekte. Wir verraten dir die 6 wichtigsten Tipps für die Optimierung von Prozessen und Teams:
1. Mitarbeitende von Anfang an ins Boot holen
Bei prozessraum stehen die Mitarbeitenden immer im Mittelpunkt. Sie sind von Anfang an in Projekt-Teams eingebunden und teilen ihre Erfahrungen, Sorgen und ihr Wissen. Wenn die Mitarbeitenden nicht hinter den Massnahmen und Veränderungen stehen, werden sie nicht umgesetzt. Deshalb erarbeiten wir Massnahmen nur zusammen mit den Mitarbeitenden und diskutieren alle Veränderungen gemeinsam so lange durch, bis wir auf ein gemeinsames Ergebnis kommen. Die dafür investierte Zeit zahlt sich mehrfach aus: Die Mitarbeitenden tragen die Veränderungen mit, die Massnahmen werden umgesetzt und die Eigenverantwortung steigt an.
2. Wissen weitergeben und Mitarbeitende befähigen
Wir geben unser Wissen immer weiter. Dies mit dem Ziel, dass die Mitarbeitenden nach Projekt-Abschluss die Massnahmen allein umsetzen können. Und dass sie auch zukünftige Fehler und Verschwendungen selbstständig beheben können. Da die Mitarbeitenden von Anfang an in die Veränderung einbezogen sind (siehe Punkt 1) können sie das theoretische Wissen direkt in die Praxis umsetzen und anwenden. So wird das Wissen gefestigt und bleibt auch nach dem Ende des Projekts im Unternehmen.
3. Verantwortungen klären, inklusive den nötigen Kompetenzen
Die Mitarbeitenden müssen genau wissen, für welche Aufgaben und Massnahmen sie verantwortlich sind. Und sie benötigen die Kompetenzen, um diese Aufgaben ausführen zu können. Diese Klarheit führt einerseits dazu, dass weniger Zeit verschwendet wird. Andererseits stärkt es das Selbstvertrauen der Mitarbeitenden und hilft bei der Vermeidung von Fehlern. Hier ist eine transparente Kommunikation wichtig. Das Ziel ist es, ein proaktives und selbständiges Team zu bilden.
4. Zuerst Prozesse genau analysieren
Wir schauen immer ganz genau hin. Ein Prozess wird immer zuerst analysiert, bevor er überarbeitet wird. Hört sich logisch an, wird aber in der Praxis oft nicht so gemacht. Da werden Prozesse verändert, ohne die genauen Fehler und Ursachen für diese Fehler zu kennen. Teure Softwares sind schnell gekauft – aber wenn der Prozess nicht zuerst bereinigt ist, dann löst auch eine Software das Problem nicht. Wir nehmen uns diese Zeit gerne, notieren gemeinsam mit den Mitarbeitenden die Fehler im Prozess, halten die Verschwendungen fest und suchen gezielt nach den Ursachen. Die Massnahmen, um die Probleme zu beheben und die Verschwendungen zu eliminieren ergeben sich dann fast von alleine.
5. Gute Fehlerkultur leben – Fehler als Chance sehen
Fehler sollten immer als Chance zur Verbesserung gesehen werden. Die Zeiten, in denen Fehler und Probleme unter den Teppich gekehrt werden, sollten schon längst vorbei sein. Wenn eine gesunde Fehlerkultur gelebt wird, dann werden Fehler angesprochen und aus dem Weg geschafft. Ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung. So passieren Fehler nur einmal und das ganze Team lernt daraus.
6. Ursachen beheben und nicht nur Symptome behandeln
Wir fragen so lange nach, bis wir die Ursache für einen Fehler kennen. Die Ursache für ein Problem zu kennen bedeutet, dass man das Problem bei der Wurzel packen und ein für alle Mal lösen kann. Alles andere ist nur eine Bekämpfung der Symptome. Und diese kommen immer wieder zurück. Je mehr dieses «Nachfragen» geübt wird, desto einfacher fällt es. So lernen auch die Mitarbeitenden dranzubleiben und nach den Ursachen zu forschen.