7 Tipps für erfolgreiche Workshops mit verwertbaren Ergebnissen
Workshops sind ein hervorragendes Mittel um in kurzer Zeit Ergebnisse zu erzielen. Sei es um ein Problem oder Konflikt zu lösen, ein Konzept auf die Beine zu stellen oder um Entscheidungen zu treffen. Wir haben die wichtigsten Tipps zusammengestellt, um einen erfolgreichen Workshop mit verwertbaren Ergebnissen durchzuführen.
-
Je klarer das Ziel, umso erfolgreicher der Workshop
Damit richtig produktiv gearbeitet werden kann, muss bereits vor dem Workshop klar sein, welches Ziel mit dem Workshop verfolgt wird. So sind die Teilnehmenden vorbereitet und wissen genau, was vom Workshop erwartet wird.
-
Den Workshop sorgfältig vorbereiten
Ein Workshop steht und fällt mit der Vorbereitung. Ist das Thema des Workshops klar und das Ziel definiert? Wo genau wird der Workshop abgehalten, sind genügend Sitzmöglichkeiten und Arbeitsflächen vorhanden? Ist ein Workshopleiter oder eine Moderatorin engagiert? Wird ein Beamer benötigt? Sind Flipcharts, Pinnwände, Schreibmaterial vorhanden? Müssen Poster und/oder Checklisten vorbereitet werden?
All diese Fragen sind zwingend vor dem Workshop zu beantworten.
-
Moderation organisieren
Ein Workshop braucht eine Moderation – die verantwortliche Person übernimmt die Führung und ist Dirigent:in der Veranstaltung. Eine moderierende Person behält das Ziel im Auge, achtet auf die Einhaltung der Spielregeln und leitet den Event. Die Person lenkt die Diskussion, beteiligt sich aber nicht aktiv daran und gibt ihre Meinung zum Thema nicht preis.
Der Erfolg eines Workshops hängt zu grossen Teilen von der moderierenden Person ab. Deshalb macht es Sinn eine externe und geschulte Person für diese verantwortungsvolle Aufgabe zu organisieren.
Nach Möglichkeit gehen dem Moderator oder der Moderatorin ein bis zwei Helfer:innen zur Hand. Diese Helfer:innen können Ansprechpersonen sein bei Gruppenaufgaben, organisieren Materialien oder können Fragen beantworten.
-
Den Ablauf eines Workshops gut planen (Agenda)
Die Agenda muss am Ziel ausgerichtet sein und genügend Platz und Raum für kreative Prozesse lassen. Sie zeigt den Tagesablauf auf und gibt dem Workshop eine Struktur.
Meist startet ein Workshop mit der Begrüssung und einer kurzen Einführung, in welcher das Thema erklärt und die Ziele des Workshops aufgezeigt werden. In einigen Situationen macht es Sinn, wenn sich die Workshop-Teilnehmenden kurz vorstellen und/oder die Erwartungen an den Workshop formulieren. Ob diese Erwartungen erfüllt wurden, kann dann am Schluss des Workshops geklärt werden.
Dann folgt der kreative Teil, in dem mit verschiedenen Tools und Techniken (wie zum Beispiel einem Brainstorming, SCAMPER, 5 Why, Fishbone-Diagramm oder einem Collagen-Workshop) auf das Ziel hingearbeitet und diskutiert wird.
Besonders wichtig ist dabei, klare Zeitangaben zu machen, wie lange ein Thema diskutiert oder bearbeitet wird.
-
Spielregeln definieren und klar kommunizieren
Damit ein Workshop möglichst reibungslos abläuft, sollten im Vornherein Spielregeln definiert werden. Diese sollten am Workshop-Tag kommuniziert und für alle Teilnehmenden ersichtlich aufgehängt werden. Die Spielregeln oder auch „Code of Conduct“ oder „Benimmregeln“ sollen eine angenehme und sichere Umgebung schaffen, so dass sich alle Teilnehmenden aktiv am Workshop beteiligen können:
- Mobiltelefone ausschalten
- Laptop bleibt geschlossen, E-Mails werden während der Dauer des Workshops nicht beantwortet
- Zuhören und Ausreden lassen
- Jede Meinung ist gleich viel wert
- Keine Kritik ohne Alternative
- Keine Bewertungen
- Sätze vermeiden, die eine Diskussion im Keim ersticken. Wie zum Beispiel „Das klappt hier nie…“, „Wer soll das bezahlen?“, „In der Praxis wird das nicht klappen“, „Das machen wir aber schon immer so…“
-
Genügend Pausen einplanen
Je länger der Workshop geht, umso weniger Energie ist vorhanden. Vor allem bei einem längeren Workshop über mehrere Stunden sind regelmässige Pausen sehr wichtig. Die Teilnehmenden sollten ausreichend verpflegt werden und an die frische Luft können.
-
Ergebnisse aus dem Workshop festhalten und Massnahmen definieren
Zum Schluss des Workshops sollten die Ergebnisse fotografisch oder schriftlich festgehalten werden. Nun ist auch die Zeit für eine Bewertung der Ideen und die Definition von weiterführenden Massnahmen gekommen. Die Teilnehmenden sollten unbedingt auch im Nachgang an einen Workshop auf dem Laufenden gehalten werden, was die Ziel-Erreichung angeht. Und falls zu Beginn die Erwartungen an den Workshop abgefragt wurden, kann am Schluss des Workshops nach deren Erfüllung gefragt werden.
Wir durften schon einige erfolgreiche Workshops leiten. Du kannst unser Vorgehen in den folgenden Blog-Posts nachlesen: