Ganzheitliche OrganisationsentwicklungVerbesserung der Team- und Prozessperformance
OpEx
Operational Excellence
OpEx – Operational Excellence ist das allumfassende Optimierungsprogramm für dein Unternehmen, welches alle Prozesse auf die Kundenbedürfnisse, Qualität und Effizienz ausrichtet. Dazu unterteile ich das Unternehmen in 5 Dimensionen und nenne diese Linsen. So betrachte ich das Unternehmen, Bereich oder Team – ganzheitlich. Dazu passend gibt es verschiedene Tools für die verschiedenen Phasen, welche den Lean und Six Sigma Prinzipien folgen.
Bei OpEx Operational Excellence geht es um die Verbesserung von Problemursachen und das abgestimmte Zusammenspiel von:
- Lean Management / Lean Office – effizientere Prozesse
- Six Sigma – Verbesserung der Qualität
- Change Management – Betroffene zu Beteiligten machen
- Ressourcen und Kapazitätsmanagement
- Kontinuierlicher Verbesserung – Continuous Improvement
- Den geeigneten Tools
- Dem abgestimmten Projektvorgehen
Wichtig! Prozesse immer zuerst optimieren vor dem digitalisieren und automatisieren
- Wenn du digitalisiert bevor du optimierst bedeutet dies «shit in, shit out» – es ändert sich somit nichts. Du wirst einen schlecht funktionierenden physischen Prozess digitalisieren, der digitalisiert nicht besser ist als der physische
- Automatisieren kannst du nur, wenn deine Prozesse digital sind – physische Prozesse im Office zu automatisieren, geht nicht
Ziele
einer ganzheitlichen Organisationsentwicklung
Mit dem Bearbeiten der Phasen mit einem definierten Vorgehen und Methode geht es darum, die Probleme in den Prozessen zu identifizieren um die
- Qualität zu verbessern, Fehlerrate zu reduzieren (Six Sigma)
- Verschwendungen zu eliminieren (Lean Management)
- Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter zu erhöhen (Continuous Improvement)
- Prozessperformance durch Kapazitäts- und Ressourcenmanagement zu verbessern (5 Linsen)
- Leadership und Mitarbeiter Skills zu verbessern (5 Linsen)
- Verbesserung der Kommunikation (5 Linsen)
- Kundenzufriedenheit zu steigern (5 Linsen)
- Mitarbeiter von Betroffenen zu Beteiligten machen (Change Management)
VIEW
Betrachtung deiner Organisation
Damit du erfolgreich bist und nachhaltig die Prozesse optimierst, ist es unabdingbar alle 5 Linsen zu bearbeiten, damit du die Ziele zu erreichen kannst. So stellst du sicher, dass du eine ganzheitliche Optimierung eines Teams, Bereiches oder Unternehmung, erreichst. Es nutzt dir nicht viel, wenn du dich nur auf die Optimierung der Prozesse konzentrierst, denn alles wird sich mit verändern. Änderst du den Prozess, digitalisierst du ihn zum Beispiel, musst du sicherstellen, dass die Mitarbeiter am Prozess diesen auch ausführen können und so kommt die Linse der Organisation & Fähigkeiten ins Spiel. Alle Linsen sind miteinander verbunden und sollten alle bearbeiten werden.
Es ist also sehr wichtig zu verstehen, dass die Bearbeitung nur einer Dimension nie zum gewünschten Ziel führt. Stell dir ein Zahnrad vor. Wenn ein Rädchen fehlt, wird es nicht rund laufen und du wirst Schwierigkeiten haben, längere Umsetzungszeiten und unzufriedene Kunden haben, Mitarbeiter, die die Firma verlassen und die Prozesse werden nicht so optimiert, wie du dir das erhofft hast.
Alles hängt zusammen und muss betrachtet werden.
Dadurch, dass du mit den Mitarbeitern gemeinsam die Ziellösung definierst, hast du das Change Management im Griff, die Betroffenen sind Beteiligte, mit dir im Boot und tragen die neuen Prozesse mit – auch wenn sie wissen, dass es bedeutend könnte, das ihr Job morgen anders aussehen wird wie heute.
Wenn du das beachtest, wirst du weniger Widerstand erleben und mehr „miteinander“.
Tauchen wir nun gemeinsam in die 5 Organisations-Linsen ein.
Die 5 Linsen
kundenfokus
Innerhalb dieser Dimension analysieren wir die Kundenbedürfnisse und helfen, diese messbar zu machen damit die vereinbarten SLA’s (Service Level Agreements) eingehalten werden können. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass wo notwendig ein kontinuierlicher Dialog mit dem Kunden stattfinden kann.
Strategie – Was ist unser Plan für die Zukunft und kennt ihn jeder?
leistungsmanagement
Ein wichtiges Instrument für einen nachhaltig guten Prozess ist dessen Messung: wie viel produziere ich von was, in welcher Qualität? Produktion kann eine Dienstleistung sein (z. B. ein Report), aber auch ein physisches Resultat wie z. B. ein Schokoriegel.
Kontrollen – Werden Ergebnisse regelmäßig kontrolliert?
Teams – Wer arbeitet woran, wann, warum und ist es strategisch sinnvoll?
prozess management
Diese Dimension dient dazu, die Kern-Prozesse detailliert zu betrachten und die acht Arten von Verschwendung möglichst zu eliminieren.
Eine Firma, die gut läuft, hat einige Dinge eingeführt die zu einer reibungslosen Maschinerie dazugehören: klar strukturierte, effiziente und effektive Prozesse sowie effektives Management, Value Creation und unterstützende Teil-Prozesse die eine erstklassige Lieferung garantiert.
Effizienz – Arbeitet jeder, an dem was er soll?
Strategie – Was ist unser Plan für die Zukunft und kennt ihn jeder?
teams und mitarbeiter
Für bleibenden Erfolg braucht es eine Kultur von der „richtigen“ Einstellung, Mindset und Kompetenzen. Eine solche Organisation versucht ständig seine Mitarbeiter einzubinden, auszubilden und befähigen. Erreicht wird dies durch ein klares Wertesystem, Leitende Prinzipien, ausgebildete Führungsriege, Coaching und kontinuierliche Weiterbildung aller Beteiligten.
Konflikte – Wie werden diese täglich ausgetragen?
organisation und fähigkeiten
Ist die Organisation effizient entlang des Prozesses aufgestellt? Hast du die richtigen Mitarbeiter am Prozess eingesetzt? Haben die Mitarbeiter die richtigen Fähigkeiten die Prozesse auszuführen?
Solche Fragen werden innerhalb dieser Dimension untersucht, gemessen und beantwortet. Trainingspläne werden aufgestellt und die Mitarbeiter gecoacht und trainiert.
Entwicklung – Wer wird Wie, Wann und Weshalb gefördert?
WAY
Mein Projektvorgehen nach DADIC
Über die Jahre hinweg habe ich mein Projektvorgehen professionalisiert und meinen Erfolgskriterien angepasst. Daraus ist dann DADIC entstanden.
Beim diesem Vorgehen sind die Lean und Six Sigma Prinzipien immer mit dabei, wie auch das Change Management und das Continuous Improvement.
Ein Erfolgsrezept!
Defintion DADIC
- D = Define
Definiere den Prozess, den du optimieren willst - A = Analyze & Measure
IST-Aufnahme des Prozesses und aller Prozessprobleme
Messe den Prozess – Volumen, Cycle Time, Performance - D = Design & Plan
Erarbeite die Ursachen der Probleme und definiere Massnahmen
Erstelle einen Umsetzungsplan mit klaren Verantwortlichkeiten und - I = Implement
Kurzfriste, mittelfristige und langfristige Implementierung der Massnahmen - C = Continuous Improvement / (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder auch PDCA – Plan, Do, Check, Act)
Jahresplanung – Prozessanalyse muss mindestens jährlich wiederholt werden
Umgesetzte Massnahmen auf Erfolg überprüfen und gegebenenfalls anpassen
TOOLS
zur ganzheitliche Optimierung deiner Organisation
Tools sind für mich im ersten Schritt immer ein Papier, ein Vorgehen, ein Workshop, Interviews etc. und nie eine Software. Die Software kann in einem weiteren Schritt als Massnahme für ein Problem eingesetzt werden und sollte eine Unterstützung für den Prozess darstellen.
Wenn es in die Digitalisierung und Automatisierung geht braucht es selbstverständlich eine entsprechende Software. Doch vorher muss die Organisation, Mitarbeiter und Prozesse darauf vorbereitet werden. Wenn die Organisation, Prozess und Mitarbeiter nicht richtig aufgestellt sind, wirst du auch mit der Digitalisierung und Automatisierung keinen Erfolg haben.
Also immer zuerst Prozesse optimieren, Organisation richtig aufstellen und dann digitalisieren. Längerer Weg? Klar, aber auch derjenige, der nachhaltig und erfolgreich sein wird.
Meine Tools, welche zu meinem Standardset für eine ganzheitliche Optimierung gehören, sind nachfolgend aufgelistet.
- Kapazitäts- und Ressourcen Management
- Whiteboard-Meeting
- KPI’s
- Steuerungskennzahlen
- Datenerhebungsblatt
- VSM – Value Stream Mapping
- Wasserfall
- KANO Modell
- Fishbone Diagramm
- 5 Why’s
- 6 W’s
- Teammeetings
- Best Practice Documents
- Skill- Coaching Matrix
- Meetingkaskade
- RCPS – Root Cause Problem Solving
- 6 Schritte vom Problem zur Ursache
- 6 Schritte von der Ursache zur Massnahmenumsetzung
- OCL – Open Challenge List
- Jahresplan
Durch die Kombination der einzigartigen Struktur werden Effizienzsteigerungen von normalerweise 20-30% im ersten Jahr und danach kontinuierlich 5-10% jährlich realisiert. Dies innerhalb eines Prozesses, Teams, Bereich und Unternehmung. Dies sind meine persönlichen Erfahrungswerte über all die Jahre, welche ich Prozessoptimierungsprojekte gemacht habe.
Wenn du dich danach entscheidest diese optimierten Prozesse zu digitalisieren oder zu automatisieren sind weitere 50 – 70% Potential vorhanden. Aber immer zuerst optimieren, dann digitalisieren und erst dann automatisieren. Bedenke dabei, dass nicht jeder Prozess für eine Digitalisierung oder Automatisierung geeignet ist. Also nicht einfach digitalisieren und automatisieren, um des Tun Willens, sondern tun, weil es langfristig Sinn macht und tatsächlich Kosten damit gespart werden können – im ganzheitlichen Kontext der Unternehmung.
weshalb man uns vertraut
dein projekt
Du suchst jemand der Dich und Deine alltäglichen Herausforderungen versteht. Jemand der bereits „dort“ war und zeigt, dass er DIR helfen kann dorthin zu kommen. Lara ist Dein Profi!
Mehr erfahren
dein prozess
Du brauchst jemand der „anpacken“ kann und nicht nur von „Strategie“ spricht? Menschen die Umsetzen, mit Beispiel vorangehen und bereit sind Dir und Deinem Team den ganzen Weg zum Ziel zu zeigen.
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dein potential
Du weißt das die Theorie sehr geduldig ist und alleine diese noch keinen Meister macht. Wir sind Top ausgebildet aber viel wichtiger noch Projekt-erprobt und mit viel angewandter Erfahrung in der Praxis.
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erfahrung
Leadership
Behaviors
Der beste Prozess bringt nichts, wenn nicht von allen Seiten Verantwortung übernommen wird und man am selben Strang zieht.
Employment
Engagement
Die Mitarbeiter sind der wichtigste Faktor und müssen im ganzen Prozess involviert werden.
High
Reliability
Ob Prozess oder Mensch, um Vertrauen aufzubauen braucht es die höchste Verlässlichkeit.
Innovation
Neue Wege zu suchen, finden und beschreiten sollte die oberste Maxime sein.
Continuous
Improvement
Fortwährend zu hinterfragen, messen und dann erneut zu verbessern ist eines der schwersten Aufgaben.
Exceed Customer
Expectations
Erwartungen zu übertreffen ist bestimmt nicht einfach aber es Wert den Versuch zu starten.
Strategy
Alignment
Alle müssen wissen, wofür eine Sache getan wird und weshalb es Wichtig ist für die gesamte Unternehmung.