Transformation mit Change ManagementVerbesserung der Team- und Prozessperformance
Lerne, welche Elemente es dazu braucht

Transformation mit Change Management – Operational Excellence

Transformation mit einem step change – OpEx ist das allumfassende Transformations-Programm, um die Performance deines Unternehmens zu steigern.

Dazu passend gibt es verschiedene Tools für die verschiedenen Phasen, welche den Lean und Six Sigma Prinzipien folgen.

Bei der Transformation geht es um die substantielle Verbesserung von Problemursachen um die Team- und Prozess-Performance nachhaltig zu steigern.

prozessraum OpEx Box

Wichtig! Prozesse immer zuerst optimieren vor dem digitalisieren und automatisieren

  • Wenn du digitalisiert bevor du optimierst bedeutet dies «garbage in, garbage out» – es ändert sich somit nichts. Du wirst einen schlecht funktionierenden physischen Prozess digitalisieren, der digitalisiert nicht besser ist als der physische
  • Automatisieren kannst du nur, wenn deine Prozesse digital sind – physische Prozesse im Office zu automatisieren, geht nicht

Ziele
einer Transformation – Operational Excellence

Mit dem Bearbeiten der Phasen mit einem definierten Vorgehen und Methode geht es darum, die Probleme in den Prozessen zu identifizieren um die

  • Qualität zu verbessern, Fehlerrate zu reduzieren (Six Sigma)
  • Verschwendungen zu eliminieren (Lean Management)
  • Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter zu erhöhen (Continuous Improvement)
  • Prozess- und Team-Performance verbessern (5 Linsen)
  • Leadership und Mitarbeiter Skills zu verbessern (5 Linsen)
  • Verbesserung der Kommunikation (5 Linsen)
  • Kundenzufriedenheit zu steigern (5 Linsen)
  • Mitarbeiter von Betroffenen zu Beteiligten machen (Change Management)

VIEW
Betrachtung deiner Organisation anhand der 5 Linsen

Damit du erfolgreich bist und nachhaltig die Prozesse optimierst, ist es unabdingbar alle 5 Linsen zu bearbeiten, damit du die Ziele zu erreichen kannst. So stellst du sicher, dass du eine ganzheitliche Optimierung eines Teams, Bereiches oder Unternehmung, erreichst. Es nutzt dir nicht viel, wenn du dich nur auf die Optimierung der Prozesse konzentrierst, denn alles wird sich mit verändern. Änderst du den Prozess, digitalisierst du ihn zum Beispiel, musst du sicherstellen, dass die Mitarbeiter am Prozess diesen auch ausführen können und so kommt die Linse der Organisation & Fähigkeiten ins Spiel. Alle Linsen sind miteinander verbunden und sollten alle bearbeiten werden.

Es ist also sehr wichtig zu verstehen, dass die Bearbeitung nur einer Dimension nie zum gewünschten Ziel führt. Stell dir ein Zahnrad vor. Wenn ein Rädchen fehlt, wird es nicht rund laufen und du wirst Schwierigkeiten haben, längere Umsetzungszeiten und unzufriedene Kunden haben, Mitarbeiter, die die Firma verlassen und die Prozesse werden nicht so optimiert, wie du dir das erhofft hast.

Alles hängt zusammen und muss betrachtet werden.

Dadurch, dass du mit den Mitarbeitern gemeinsam die Ziellösung definierst, hast du das Change Management im Griff, die Betroffenen sind Beteiligte, mit dir im Boot und tragen die neuen Prozesse mit – auch wenn sie wissen, dass es bedeutend könnte, das ihr Job morgen anders aussehen wird wie heute.

Wenn du das beachtest, wirst du weniger Widerstand erleben und mehr „miteinander“.

Tauchen wir nun gemeinsam in die 5 Organisations-Linsen ein.

prozessraum OpEx Box

Die 5 Linsen

kundenfokus

Innerhalb dieser Dimension analysieren wir die Kundenbedürfnisse und helfen, diese messbar  zu machen damit die vereinbarten SLA’s (Service Level Agreements) eingehalten werden können. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass wo notwendig ein kontinuierlicher Dialog mit dem Kunden stattfinden kann.

Strategie – Was ist unser Plan für die Zukunft und kennt ihn jeder?

leistungsmanagement

Ein wichtiges Instrument für einen nachhaltig guten Prozess ist dessen Messung: wie viel produziere ich von was, in welcher Qualität? Produktion kann eine Dienstleistung sein (z. B. ein Report), aber auch ein physisches Resultat wie z. B. ein Schokoriegel.

Kontrollen – Werden Ergebnisse regelmäßig kontrolliert?
Teams – Wer arbeitet woran, wann, warum und ist es strategisch sinnvoll?

prozess management

Diese Dimension dient dazu, die Kern-Prozesse detailliert zu betrachten und die acht Arten von Verschwendung möglichst zu eliminieren.

Eine Firma, die gut läuft, hat einige Dinge eingeführt die zu einer reibungslosen Maschinerie dazugehören: klar strukturierte, effiziente und effektive Prozesse sowie effektives Management, Value Creation und unterstützende Teil-Prozesse die eine erstklassige Lieferung garantiert.

Effizienz  – Arbeitet jeder, an dem was er soll?
Strategie – Was ist unser Plan für die Zukunft und kennt ihn jeder?

teams und mitarbeiter

Für bleibenden Erfolg braucht es eine Kultur von der „richtigen“ Einstellung, Mindset und Kompetenzen. Eine solche Organisation versucht ständig seine Mitarbeiter einzubinden, auszubilden und befähigen. Erreicht wird dies durch ein klares Wertesystem, Leitende Prinzipien, ausgebildete Führungsriege, Coaching und kontinuierliche Weiterbildung aller Beteiligten.

Konflikte – Wie werden diese täglich ausgetragen?

organisation und fähigkeiten

Ist die Organisation effizient entlang des Prozesses aufgestellt? Hast du die richtigen Mitarbeiter am Prozess eingesetzt? Haben die Mitarbeiter die richtigen Fähigkeiten die Prozesse auszuführen?

Solche Fragen werden innerhalb dieser Dimension untersucht, gemessen und beantwortet. Trainingspläne werden aufgestellt und die Mitarbeiter gecoacht und trainiert.

Entwicklung – Wer wird Wie, Wann und Weshalb gefördert?

WAY
Unser Projektvorgehen nach DADIC

Über die Jahre hinweg habe ich mein Projektvorgehen professionalisiert und meinen Erfolgskriterien angepasst. Daraus ist dann DADIC entstanden.

Beim diesem Vorgehen sind die Lean und Six Sigma Prinzipien immer mit dabei, wie auch das Change Management und das Continuous Improvement.

Ein Erfolgsrezept!

Defintion DADIC

  • D = Define
    Definiere den Prozess, den du optimieren willst
  • A = Analyze & Measure
    IST-Aufnahme des Prozesses und aller Prozessprobleme
    Messe den Prozess – Volumen, Cycle Time, Performance
  • D = Design & Plan
    Erarbeite die Ursachen der Probleme und definiere Massnahmen
    Erstelle einen Umsetzungsplan mit klaren Verantwortlichkeiten und
  • I = Implement
    Kurzfriste, mittelfristige und langfristige Implementierung der Massnahmen
  • C = Continuous Improvement / (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess oder auch PDCA – Plan, Do, Check, Act)
    Jahresplanung – Prozessanalyse muss mindestens jährlich wiederholt werden
    Umgesetzte Massnahmen auf Erfolg überprüfen und gegebenenfalls anpassen
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TOOLS
zur ganzheitliche Optimierung deiner Organisation

Tools sind für mich im ersten Schritt immer ein Papier, ein Vorgehen, ein Workshop, Interviews etc. und nie eine Software. Die Software kann in einem weiteren Schritt als Massnahme für ein Problem eingesetzt werden und sollte eine Unterstützung für den Prozess darstellen.

Wenn es in die Digitalisierung und Automatisierung geht braucht es selbstverständlich eine entsprechende Software. Doch vorher muss die Organisation, Mitarbeiter und Prozesse darauf vorbereitet werden. Wenn die Organisation, Prozess und Mitarbeiter nicht richtig aufgestellt sind, wirst du auch mit der Digitalisierung und Automatisierung keinen Erfolg haben.

Also immer zuerst Prozesse optimieren, Organisation richtig aufstellen und dann digitalisieren. Längerer Weg? Klar, aber auch derjenige, der nachhaltig und erfolgreich sein wird.

Meine Tools, welche zu meinem Standardset für eine ganzheitliche Optimierung gehören, sind nachfolgend aufgelistet.

Durch die Kombination der einzigartigen Struktur werden Effizienzsteigerungen von normalerweise 20-30% im ersten Jahr und danach kontinuierlich 5-10% jährlich realisiert. Dies innerhalb eines Prozesses, Teams, Bereich und Unternehmung. Dies sind meine persönlichen Erfahrungswerte über all die Jahre, welche ich Prozessoptimierungsprojekte gemacht habe.

Wenn du dich danach entscheidest diese optimierten Prozesse zu digitalisieren oder zu automatisieren sind weitere 50 – 70% Potential vorhanden. Aber immer zuerst optimieren, dann digitalisieren und erst dann automatisieren. Bedenke dabei, dass nicht jeder Prozess für eine Digitalisierung oder Automatisierung geeignet ist. Also nicht einfach digitalisieren und automatisieren, um des Tun Willens, sondern tun, weil es langfristig Sinn macht und tatsächlich Kosten damit gespart werden können – im ganzheitlichen Kontext der Unternehmung.

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