A3-Report: Probleme erkennen, analysieren und lösen

Mit dem A3-Report werden im Qualitätsmanagement Probleme beschrieben und Lösungen erarbeitet. Wenn du einen Prozess optimieren möchtest, musst du immer zuerst das Problem betrachten und die Ursachen für das Problem analysieren. Erst dann sind nachhaltige Lösungen möglich. Und der A3-Report (oder auch die A3-Methode) ist eines der möglichen Werkzeuge auf deinem Weg zur Prozessoptimierung.

Das Ziel des A3-Reports ist es, dass die Mitarbeitenden die vorherrschenden Probleme selbst erkennen, analysieren und schliesslich lösen können. Dieser Ansatz basiert auf dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess – stetige und nachhaltige Verbesserung in kleinen Schritten. Die Methode hat diverse Vorteile: Erstens ist sie sehr übersichtlich und leicht anzuwenden. Zweitens setzten sich die Mitarbeitdenen intensiv mit einem Problem auseinander, bevor neue Lösungsansätze implementiert werden. Drittens wird das selbständige Denken und das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden gefördert und das Team gestärkt. Und schliesslich ist die Methode individuell anpassbar und du kannst sie auf die unterschiedlichsten Problemstellungen anwenden.

Entwickelt wurde der A3-Report von Joseph M. Juran (der Berater des Toyota-Gründers). Der Inhalt der Methode geht jedoch auf den Demings-Kreis (Plan-Do-Check-Act) zurück, auf welchem auch der PDCA-Zyklus aufgebaut ist. Den Namen bekam die Methode schliesslich von Toyota: Dort wurde für die Darstellung der Problemlösung ein DIN-A3-Blatt gewählt.

Aufbau der A3-Methode auf der Basis des PDCA-Zyklus

Bei der Anwendung der A3-Methode muss man 7 Schritte durchlaufen. In den ersten Schritten dreht sich alles um die Analyse des vorherrschenden Problems (Plan-Phase des PDCA-Zyklus). Diese Schritte sind auf der linken Seite des A3 Blatts dargestellt. Auf der rechten Seite sind die restlichen Schritte des PDCA-Zyklus visualisiert: Do-Check-Act.

Ganz oben auf dem A3-Blatt wird einerseits der Name des Problems, andererseits Ort & Datum der Erstellung sowie des Abschlusses notiert. Danach werden folgende Punkte abgearbeitet:

1. Hintergrund und Problembeschreibung (Plan): Das Problem und dessen Auswirkungen auf das Erreichen des Unternehmensziels genau beschreiben
2. Aktuelle Situation / Informationen (Plan): Den IST-Zustand beschreiben (Zahlen, Daten, Fakten), der Entstehungsort des Problems festhalten und mögliche Hürden bei der Lösung des Problems notieren
3. Zielzustand (Plan): Festhalten des SOLL-Zustands als Basis für die Erarbeitung passender Massnahmen
4. Ursachenanalyse (Plan / Do): Die Erarbeitung der Ursachen für ein Problem erfolgt am effizientesten durch die 5 Why Methode oder das Fishbone-Diagramm (Ishiwaka-Diagram)
5. Gegenmassnahmen (Check): Notieren, welche Massnahmen das Problem eliminieren und wie genau das Problem gelöst werden kann (Teilschritte). Ebenfalls festhalten, wer die Massnahme umsetzt und für das Ergebnis verantwortlich ist.
6. Erfolgswirkung (Act): Waren die Massnahmen erfolgreich? Wurde der SOLL-Zustand erreicht?
7. Standardisierung und Follow Up (Act): Hier den Gesamtprozess noch einmal unter die Lupe nehmen, ganz im Sinne des KVP. Erfolgreiche Massnahmen werden in diesem Schritt standardisiert. Ausserdem prüfen, ob erfolgreich umgesetzte Massnahmen auch für andere Bereiche anwendbar sind.

Wir stellen dir ein kostenloses Template vom A3-Report zur Verfügung. Melde dich für unseren Newsletter an und erhalte sowohl das A3-Template wie auch weitere nützliche Vorlagen und Templates für die Prozessoptimierung.

A3-Report: Weiterentwicklung und Integration in kyro

Wir bei prozessraum arbeiten mit den „12 Schritte zur Problemlösung” welche den PDCA-Zyklus in 12 Schritte unterteilt. Wir haben für jeden Schritt klare Fragen formuliert, die es ausführlich zu beantworten gilt. Schlussendlich kommt es nicht darauf an, welche Methode (A3-Methode, PDCA-Zyklus, RCA-Methode oder 12 Schritte zur Problemlösung) du anwendest, um ein Problem zu beheben. Wichtig ist es, sich zuerst ausführlich mit dem Problem und dessen Ursachen auseinanderzusetzen, bevor man Massnahmen zur Behebung formuliert. Nur so ist eine nachhaltige Lösung und eine Optimierung des Prozesses garantiert.

Und wenn du nicht für jedes Problem einen eigenen physischen A3-Report anlegen möchtest, kannst du mit kyro arbeiten. Man kann in kyro pro Problem sogar diverse Massnahmen erfassen, indem man das ursprüngliche Problem kopiert und eine Massnahme daraus erstellt. Diese Massnahme bleibt dann mit dem ursprünglichen Problem verknüpt. Wir stellen dir das Tool und seine Anwendungsmöglichkeiten gerne genauer vor. Oder du überzeugst dich selbst und fragst hier das Demo-Login an.