A3 Report: Probleme erkennen, analysieren und lösen

Mit der A3-Methode werden im Qualitätsmanagement Probleme beschrieben und Lösungen erarbeitet. Um einen Prozess optimieren zu können, muss zuerst immer das Problem betrachtet und die Ursachen für das Problem analysiert werden. Erst dann sind nachhaltige Lösungen möglich. Und die A3-Methode (oder auch der A3-Report) ist ein mögliches Werkzeug auf dem Weg der Prozessoptimierung.

Das Ziel des A3-Reports ist es, das die Mitarbeitenden die vorherrschenden Probleme selbst erkennen, analysieren und lösen können. Dieser Ansatz basiert auf dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Stetige und nachhaltige Verbesserung in kleinen Schritten. Die Methode hat diverse Vorteile: Erstens ist die Methode sehr übersichtlich und leicht anzuwenden. Zweitens setzten sich die Anwender intensiv mit einem Problem auseinander, bevor neue Lösungsansätze implementiert werden. Drittens wird das selbständige Denken und das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden gefördert und das Team gestärkt. Und schliesslich ist die Methode individuell anpassbar und kann auf die unterschiedlichsten Problemstellungen angewendet werden.

Entwickelt wurde die A3-Methode von Joseph M. Juran (der Berater des Toyota-Gründers). Der Inhalt der Methode geht jedoch auch den Demings-Kreis (Plan-Do-Check-Act) zurück, auf welchen auch der PDCA-Zyklus aufgebaut ist. Den Namen bekam die Methode schliesslich von Toyota: Dort wurde für die Darstellung der Problemlösung ein DIN-A3-Blatt gewählt.

Aufbau der A3-Methode auf der Basis des PDCA-Zyklus

Bei der Anwendung der A3-Methode werden 7 Schritte durchlaufen. In den ersten Schritten dreht sich alles um die Analyse des vorherrschenden Problems (Plan-Phase des PDCA-Zyklus). Diese Schritte sind auf der linken Seite des A3 Blatts dargestellt. Auf der rechten Seite visualisiert die restlichen Schritte des PDCA-Zyklus: Do-Check-Act.

Ganz oben auf dem A3-Blatt wird einerseits der Name des Problems, andererseits Ort & Datum der Erstellung sowie des Abschlusses notiert. Danach werden folgende Punkte abgearbeitet:

1. Hintergrund und Problembeschreibung (Plan): Das Problem und dessen Auswirkungen auf das Erreichen des Unternehmensziels genau beschreiben
2. Aktuelle Situation / Informationen (Plan): Den IST-Zustand beschreiben (Zahlen, Daten, Fakten), der Entstehungsort des Problems festhalten und mögliche Hürden bei der Lösung des Problems notieren
3. Zielzustand (Plan): Festhalten des SOLL-Zustands als Basis für die Erarbeitung passender Massnahmen
4. Ursachenanalyse (Plan / Do): Die Erarbeitung der Ursachen für ein Problem erfolgt am effizientesten durch die 5 Why Methode oder das Fishbone-Diagramm (Ishiwaka-Diagram)
5. Gegenmassnahmen (Check): Notieren, welche Massnahmen das Problem eliminieren und wie genau das Problem gelöst werden kann (Teilschritte). Ebenfalls festhalten, wer die Massnahme umsetzt und für das Ergebnis verantwortlich ist.
6. Erfolgswirkung (Act): Waren die Massnahmen erfolgreich? Wurde der SOLL-Zustand erreicht?
7. Standardisierung und Follow Up (Act): Hier den Gesamtprozess noch einmal unter die Lupe nehmen, ganz im Sinne des KVP. Erfolgreiche Massnahmen werden in diesem Schritt standardisiert. Ausserdem prüfen, ob erfolgreich umgesetzte Massnahmen auch für andere Bereiche anwendbar sind.

Wir bei prozessraum arbeiten mit den „12 Schritte zur Problemlösung” welche den PDCA-Zyklus in 12 Schritte unterteilt. Wir haben für jeden Schritt klare Fragen formuliert, die es ausführlich zu beantworten gilt. Schlussendlich kommt es nicht darauf an, welche Methode (A3-Methode, PDCA-Zyklus, RCA-Methode oder 12 Schritte zur Problemlösung) man anwendet, um ein Problem zu beheben. Wichtig ist es, sich zuerst ausführlich mit dem Problem und dessen Ursachen auseinanderzusetzen, bevor man Massnahmen zur Behebung formuliert. Nur so ist eine nachhaltige Lösung und eine Optimierung des Prozesses garantiert.

Wir haben den Problemlösungszyklus auch in kyro integriert. In unserem Prozessoptimierungstool ist die «Open Challenge Liste» nach den Prinzipien der «12 Schritte zur Problemlösung» aufgebaut, also auf der Basis des PDCA-Zyklus. Und auch die relevanten Elemente der A3 Methode erkennt man wieder. Möchtest du kyro und die seine integrierte Problemlöungs testen? Hier kannst du das Demo-Login anfragen.