Der Arbeitsalltag in einem Unternehmen wäre sehr viel leichter, wenn jede Abteilung geschlossen für sich arbeiten könnte. Wenn die Grenzen zwischen den Teams ganz klar verlaufen und es keine Überschneidungen geben würde. Es würden unzählige Meetings und Abstimmungen wegfallen. Es gäbe kaum Wartezeiten. Und die Ziele der Abteilung hinge nur vom Einsatz der eigenen Mitarbeitenden ab. Aber so sieht die Realität nicht aus. In einem Unternehmen sind viele Abteilungen miteinander verknüpft, die Mitarbeitenden müssen sich auf Personen ausserhalb des eigenen Teams (und teilweise auch externe Personen) verlassen können. Und schliesslich ist die Performance natürlich immer abhängig von allen Teams und Abteilungen in einer Unternehmung. Eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist deshalb Gold wert.
Wir möchten dir deshalb aufzeigen, was dich unser hauseigenes Tool kyro bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit unterstützt. Klar, auf den ersten Blick ist die Software ein Tool zu Prozessoptimierung – aber eine optimierte Teamperformance gehört genauso zur Operational Excellence wie die Optimierung der Prozesse. Und auch in diesem Bereich muss sich kyro nicht verstecken.
Wie kyro dich bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit unterstützt
Ein gut funktionierendes Team ist eines – die Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen und Teams noch einmal etwas ganz anderes. All die unten genannten Punkte steigern natürlich auch die Performance innerhalb des eigenen Teams. Aber sie vereinfachen vor allem die Zusammenarbeit mit weiteren Parteien, was in unseren Augen Gold wert ist.
Verschlankte Abläufe dank dem easy Value Stream Mapping
Je schlanker ein Ablauf ist, desto weniger Wartezeiten, Fehler und Missverständnisse passieren. Wenn du Prozesse mit einem Value Stream Mapping optimierst, gehören Probleme und Verschwendungen schnell der Vergangenheit an. Sind mehrere Teams oder Abteilungen an einem Prozess beteiligt, sollte auch das Value Stream Mapping abteilungsübergreifend durchgeführt werden. So sind alle am Prozess beteiligte Personen involviert, können sich austauschen und zusammen Lösungen erarbeiten. Und Missverständnisse haben in Zukunft keine Chance mehr. Schliesslich kann der optimierte und standardisierte Prozess in einem Best Practice Dokument festgehalten werden. So haben alle am Prozess beteiligte Personen die gleiche Arbeitsgrundlage. Was zu einer höheren Qualität und zu einer verbesserten Performance führt. Und weil wir in kyro das Value Stream Mapping so einfach ist, können es alle User lernen, versprochen!
Skill-Matrix : Damit das Know How breit gestreut wird
Ihr habt in der Abteilung ein Problem, aber nicht das nötige Know How, um es zu lösen? Einen Blick in die Skill-Matrix und schon wisst ihr, ob eine Person im Unternehmen bei der Problemlösung helfen kann. Ihr habt in eurem Team Wissen, dass ihr selbst gar nicht anwenden könnt? Teilt das Wissen mit den Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen, die es gebrauchen können. Ungenutztes Wissen ist eine der grössten Verschwendungen in der heutigen Zeit, das muss nicht sein. Wenn alle in einem Unternehmen ihr volles Potential ausschöpfen können (sei es direkt im Arbeitsalltag oder als Coach), steigt die Zufriedenheit und selbstverständlich auch die Performance im Unternehmen.
Ideenmanagement, das über die Abteilungen hinaus geht
Wenn Mitarbeitende Ideen haben, die eine Unternehmung noch besser machen könnten, dann sollten diese unbedingt ernst genommen und geprüft werden. Schliesslich gibt es nichts besseres, als wenn sich Mitarbeitende Gedanken machen, die sogar über ihre eigene Jobbeschreibung hinausgehen. Meistens betreffen diese Ideen aber nicht nur die eigene Abteilung oder das eigene Team. Deshalb ist ein grosser Vorteil, wenn ihr die Ideen in kyro erfasst. So können Überschneidungen vermieden und Gleichgesinnte gefunden werden. Und wenn mehrere Ideen zusammenhängen, könnt ihr ganz einfach Projektteams bilden, die sich der Idee annehmen.
Open Challenge Liste für einen einfacheren Arbeitsalltag
Sobald irgendwo ein offener Punkt, ein «To Do» oder ein Fehler auftaucht, können diese in der Open Challenge Liste notiert werden. Betrifft die Open Challenge Personen aus unterschiedlichen Teams? Kein Problem, in kyro kann hinterlegt werden, wer verantwortlich ist, wer konsultiert und wer informiert werden muss. Ausserdem haben alle User jederzeit und überall Zugriff auf die Open Challenges und deren Status. Und es ist möglich, Updates über den Fortschritt zu erfassen. Dank den «Offenen Punkten» können auch Führungskräfte sehen, was im Unternehmen gerade bearbeitet wird. Sie sind also jederzeit informiert, was bei den Mitarbeitenden aktuell gerade passiert. Somit fallen lange Meetings und aufwändige Abstimmungen weg. Was den Arbeitsalltag sehr vereinfacht.
Kontinuierliche Verbesserung betrifft alle
Wie schon gesagt, die Performance in einem Unternehmen hängt von allen Abteilungen und Teams ab. Natürlich ist es schön, wenn die eigene Abteilung schwarze Zahlen schreibt. Wenn es aber dem Unternehmen insgesamt nicht gut geht, dann betrifft das auch die rentablen Abteilungen. Mir kyro wird die nachhaltige Verbesserung im Arbeitsalltag integriert und gelebt. Fehler werden nicht unter den Teppich gekehrt, sondern als Chance gesehen und als «Open Challenges» aufgenommen. Wissen wird geteilt. Die zuständigen Personen werden an Aufgaben erinnert. So ist jede Person in einem Unternehmen am kontinuierlichen Verbesserungsprozess beteiligt, egal in welchem Team man ist.
Die Nutzung von kyro bewirkt also weit mehr als nur verbesserte Prozesse. So wie auch die Abteilungen in einem Unternehmen zusammenhängen, so haben auch die Funktionen in kyro eine Wechselwirkung untereinander. Auch wenn in eurer Unternehmung viele Teams und Abteilungen zusammenhängen, bietet kyro eine Möglichkeit um Abstimmungen zu vereinfachen, Meeting-Zeit einzusparen, Wartezeiten zu verringern und die Performance zu steigern.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit leicht gemacht! Ihr müsst nur den ersten Schritt machen und anfangen – am besten gleich heute, wir stellen euch gerne einen Demo-Login für kyro zur Verfügung.
