Agiles Team in 5 Wochen – unsere Tipps für mehr Selbständigkeit
Agile Teams sind in aller Munde. Aber wie geht man am besten vor, wenn man als Team- oder Abteilungsleiter:in das Team auf dem Weg zur Agilität begleiten möchte? Wir verraten dir, wie du deine Mitarbeitenden in 5 Wochen in ein agiles Team transformierst.
Mitarbeitende in einem agilen Team tragen viel Selbstverantwortung und können auf Fehler und Veränderungen sehr schnell reagieren. Das setzt aber voraus, dass alle Mitarbeitenden Kompetenzen und Führungsaufgaben innehaben. Zudem muss eine gute Fehlerkultur bestehen – Fehler müssen als Lernprozess verstanden werden. Schlussendlich braucht ein agiles Team die geeignete Führungskraft: Und zwar einen Leader und keinen Boss.
Ein agiles Team ist proaktiv, selbständig, flexibel und vorausschauend. Wir verraten dir in diesem Blog-Post, wie du dein Team auf dem Weg zu mehr Agilität begleitest. Und während du mit unseren Tipps die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden erhöhst, die Kommunikation verbesserst und die Kompetenzen und Aufgaben der Mitarbeitenden analysierst und neu verteilst, wird sich auch Folgendes verändern:
- Es passieren weniger Fehler
- Die Performance steigt
- Die Qualität der Arbeit verbessert sich
- Verschwendungen werden eliminiert
- Die Zufriedenheit der Kunden steigert sich
- Das Wissen im Team vermehrt sich
- Das Team wird innovativer und kreativer
In 5 Wochen ein agiles Team? Schritt für Schritt zu mehr Agilität in deinem Unternehmen
Dank unseren Tipp kannst du dein Team in 5 Wochen auf dem Weg zur mehr Selbständigkeit, Proaktivität und Eigenverantwortung begleiten.
Woche 1: Abläufe verschlanken
In Unternehmen werden häufig bis zu 23% der Arbeitszeit verschwendet – weil die Abläufe nicht klar sind, weil die Zuständigkeiten nicht geregelt wurden oder weil zu lange Wartezeiten entstehen. Die Performance eines Unternehmens kann also schnell gesteigert werden, wenn Abläufe verschlankt und klar kommuniziert werden. Nur wie geht das?
Zuerst einmal muss Ordnung geschafft und ein System entwickelt werden, welches die Arbeitsabläufe vereinfacht. Ein sauberer und übersichtlicher Arbeitsplatz ist zentral, auch damit Fehler/Mängel schneller sichtbar werden. Ausserdem müssen Abläufe und Arbeitsplätze regelmässig „aufgeräumt“ werden. Dabei sprechen wir nicht nur von physischen Arbeitsplätzen sondern auch IT-Abläufe, Ablagen auf dem PC, Kommunikationswege und Hierarchiestufen. Mehr dazu auch in unseren Blog-Posts 5S-Arbeitsorganisation und Lean Office.
Woche 2: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten regeln
Neben schlankeren und klar geregelten Abläufen sind auf die unklaren Zuständigkeiten verantwortlich für die Verschwendung von Ressourcen. Wer macht genau was? Was passiert wenn eine Person ausfällt? Wen kann ich bei einem Problem um Hilfe fragen?
Ideal ist es, wenn die drei Faktoren Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortlichkeiten (AKV) im Gleichgewicht stehen, sprich wenn die Kompetenz und die Verantwortlichkeit ausreichen, um die zugewiesene Aufgabe zu erfüllen. Mit Kompetenz sind in diesem Falle nicht Wissen oder Fähigkeiten gemeint, sondern die Befugnis oder die Berechtigung, Entscheidungen in einem gewissen Rahmen zu treffen.
Natürlich spielen auch das Wissen, die Erfahrung und die Ausbildung der Mitarbeitenden eine Rolle, wenn es darum geht Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen zu verteilen. Für Unternehmen ist es von grosser Bedeutung zu wissen, welches Know How bei Mitarbeitenden vorhanden ist. Eine Skill-Matrix zeigt die Fähigkeiten eines Teams übersichtlich auf und gibt Aufschluss, wo noch mehr Wissen erarbeitet werden muss. Mehr über das AKV-Prinzip findest du hier.
Woche 3: Einführung eines Whiteboards – für ein agiles Team
Die Einführung eines Whiteboards und der Einsatz des Whiteboard-Meetings als Kommunikationsmittel im Team ist zentral für den Aufbau eines agilen Teams. Auf dem Whiteboard (online oder offline) werden Probleme/Aufgaben/Huddles für alle sichtbar dargestellt. Jedes Team-Mitglied weiss also zu jeder Zeit, welche Aufgaben noch offen sind und wer für die Lösung dieser Aufgaben zuständig ist. Meistens finden Whiteboard-Meetings täglich statt und lösen somit ganz viele der klassischen und oftmals ergebnislosen Team-Meetings oder Abteilungs-Meetings ab. Das Whiteboard erhöht die Effizienz im Team, deckt Probleme sehr schnell auf und unterstützt eine gute Fehlerkultur. Wenn auch du überprüfen möchtest, welche Meetings wirklich sinnvoll sind und Ergebnisse liefern, empfehlen wir dir eine Meeting-Kaskade.
Woche 4: Kapazitätsmanagement einführen
Es ist von zentraler Bedeutung zu wissen, welche Kapazitäten ein Team hat und ob diese ausreichen, um die geforderte Leistung zu erbringen. Wen ein Team immer nur Feuer löschen und Überstunden leisten muss um die tägliche Arbeit zu schaffen, wird es sich nicht in Richtung Agilität entwickeln können. Weil schlicht keine Ressourcen da sind.
Eine sorgfältige Kapazitätsplanung unter der Berücksichtigung der vorhandenen Fähigkeiten und Kompetenzen ist deshalb sehr wichtig. Dabei müssen auch Schwankungen in der Nachfrage, mögliche Krankheitsausfälle oder die Einführung von neuen Produkten und Services mit einbezogen werden. In grösseren Unternehmen plant man die Ressourcen am besten mit einem geeigneten Tool (wir zum Beispiel verwenden iFAS X5). In der Dienstleistungsbranche können die Kapazitäten (und Ressourcen) auch ohne Software geplant werden.
Woche 5: Gesunde Fehlerkultur etablieren (KVP & Kaizen)
KaiZen bedeutet die Verbesserung in kleinen Schritten und meint damit die innere Haltung eines Menschen. Wenn du möchtest, dass sich deine Mitarbeitenden stetig „zum Besseren“ verändern, dann dürfen Fehler nichts Negatives sein. Sobald Fehler der erste Schritt für eine positive Veränderung sind, wird ein Team agil. Wenn ein Unternehmen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementiert, dann werden Prozesse nachhaltig und ständig verbessert. Man hört nicht irgendwann auf, weil der Prozess nun „gut“ ist. In einer Unternehmung mit einer gesunden Fehlerkultur denken die Mitarbeitenden immer mit, sind innovativ und bleiben Veränderungen gegenüber offen. Weil man aus jedem Fehler etwas lernen und verbessern kann. So steigen die Qualität und die Performance langfristig – und die Mitarbeitenden werden immer agiler.
Natürlich sind die 5 Wochen vor allem ein Sinnbild für die Transformation zum agilen Team. Jedes Unternehmen hat andere Voraussetzungen und Hürden zu bewältigen. Ausserdem sind je nach Team-Grösse oder Organisationsstrukturen Veränderungen nicht so schnell möglich. Wenn du Unterstützung benötigst auf dem Weg zur Agilität ist prozessraum die perfekte Partnerin. Wir beraten dich individuell und gehen auf dich und dein Team ein – wir freuen uns auf den Austausch.