AKV für Mitarbeitende: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung regeln

Wenn Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind, dann wird Zeit verschwendet. Und die Verschwendung von Ressourcen kostet Geld – was natürlich jede Unternehmung vermeiden will. Ist in deinem Team klar geregelt, wer welche Aufgaben übernimmt? Was passiert, wenn eine Person ausfällt? Wissen die Mitarbeitenden, wen sie bei einem Problem um Hilfe Fragen können? Und haben alle Team-Mitglieder die notwendigen Berechtigungen, um ihre Arbeit ohne unnötige Hürden auszuführen?

Hier kommt das AKV-Prinzip ins Spiel: Aufgaben – Kompetenzen – Verantwortung. Mit Kompetenzen sind in diesem Falle nicht Wissen oder Fähigkeiten gemeint. Sondern die Befugnis oder die Berechtigung, Entscheidungen in einem gewissen Rahmen zu treffen. Natürlich spielt auch das Wissen, die Erfahrung und die Ausbildung der Mitarbeitenden eine Rolle, wenn es darum geht Aufgaben zu verteilen. Die Person, die eine Aufgabe übernimmt, muss immer über das nötige Wissen (Know How) verfügen. Damit sie diese Aufgabe auch erledigen kann. Eine Skill-Matrix zeigt die Fähigkeiten eines Teams übersichtlich auf. Und und gibt Aufschluss, wo noch mehr Wissen erarbeitet werden muss.

Idealerweise stehen die drei Faktoren Aufgaben – Kompetenzen – Verantwortung im Gleichgewicht. Die Kompetenzen und die Verantwortung reichen aus, um die zugewiesenen Arbeiten zu erfüllen. Dieses Gleichgewicht entspricht jedoch oft nicht der Realität. Gerade wenn ein Unternehmen agile und somit selbständige und proaktive Teams anstrebt, ist dieses Gleichgewicht von Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortung eine wichtige Voraussetzung.

Das AKV-Prinzip: Ein Gleichgewicht aus Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung herstellen

Wir zeigen dir, vor welchen Herausforderungen die Mitarbeitenden eines Teams oft stehen. Und wie diese Probleme gelöst werden können:

• Kompetenzen nicht vorhanden: Wenn Mitarbeitenden die nötigen Berechtigungen fehlen, um ihre Aufgaben zu erledigen, wird Zeit verschwendet und die Selbständigkeit gehemmt. Oft werden die Mitarbeitenden zwar für das Ergebnis der Aufgabe verantwortlich gemacht, können aber keine abschliessenden Entscheidungen treffen.
• Nur die Aufgabe wird übergeben: Die Führungsperson übergibt zwar die Aufgabe, jedoch nicht die nötigen Kompetenzen oder die Verantwortung für die Aufgabe. Das heisst, die Führungsperson behält die Entscheidung und Kontrolle über eine Aufgabe inne. Was zu Mehrarbeit und Effizienzverlust auf beiden Seiten führt. Und zu hoher Frustration bei den Mitarbeitenden.
• Die Verantwortung wird nicht übernommen: Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin hat die nötigen Kompetenzen für die Aufgabe, will aber die Verantwortung nicht übernehmen.

Wenn zu wenig Kompetenzen vorhanden sind, muss die Führungsperson handeln und die nötigen Kompetenzen vergeben oder die übertragene Aufgabe selbst erledigen.

Die Delegation der Aufgabe (ohne Kompetenzen und Verantwortung) kann vorübergehend sinnvoll sein, wenn auf Seiten der beauftragten Person noch Unsicherheit vorhanden ist. Sobald aber das nötige Know How erarbeitet ist, sollten Führungspersonen die entsprechenden Kompetenzen und die Verantwortung ebenfalls übergeben.

Wenn Mitarbeitende die Verantwortung für eine Aufgabe nicht übernehmen wollen, obwohl die nötigen Befugnisse für Entscheidungen vorhanden sind, ist die Person meist überfordert mit der Aufgabe. Hier hilft es, wenn die Führungsperson enger begleitet oder fachliche Unterstützung gibt. Eventuell wird die Person auch verantwortlich gemacht für Aufgaben ausserhalb ihres Entscheidungsbereiches oder fühlt sich für mehr verantwortlich als nötig. Dann ist Aufklärungsarbeit nötig.

Eine Übersicht über die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Mitarbeitenden ist enorm wichtig um Ressourcen nicht zu verschwenden.  Sie dient als Basis für ein agiles Team. Gerne unterstützen wir dich und dein Team auf dem Weg zu mehr Agilität.