Ein Familienunternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung
Ein renommiertes Familienunternehmen suchte im Rahmen ihres Digitalisierungs-Programmes nach einer kompetenten und neutralen Partnerin. Das Unternehmen betreibt mehrere Geschäftszweige und hat den Hauptfokus Gastronomie. Das Ziel war es, das Unternehmen digital fit zu machen. Und die Transformation so zu begleiten, dass die 1‘500 Mitarbeitenden die Veränderungen annehmen und leben. Ausserdem wollte das Unternehmen die Prozesse effizienter gestaltet, Kosten senken und sowohl die Mitarbeitenden- als auch die Kundenzufriedenheit steigern. Ebenfalls auf dem Plan stand die Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und die Erstellung eines Prozesshauses. Dies, um die Nachhaltigkeit der Veränderung und die Übersicht im Unternehmen zu gewährleisten. Wir stellen dir in diesem Artikel das Projekt „Digitalisierung Familienunternehmen“ genauer vor.
Von der Prozessoptimierung zum Projekt Portfolio Management
Um diese Ziele zu erreichen, haben wir unsere Change Agents ausgewählt, und zwar pro Geschäftsbereich jeweils einen (insgesamt 12). Diese haben wir dann in einer 2-tägigen Schulung in die Grundkenntnisse von Operational Excellence eingeführt. Damit wurde die Basis für eine Digitalisierung gelegt. Die grösste Herausforderung in dieser Zeit war Corona: Wir mussten innert kürzester Zeit einen Weg finden, um die Schulungen innerhalb der Corona-Vorschriften durchzuführen – zusammen konnten wir diese Hürde aber gut meistern.
Nach den ersten Schulungen haben wir damit begonnen, alle Prozesse in den unterschiedlichen Geschäftsbereichen aufzulisten (Finanzen, HR, Marketing, Handwerks-Betriebe, Gastro-Verwaltung Logistik etc). In einem zweiten Schritt wurden diese dann strukturiert analysiert, nachdem wir sie priorisiert haben. Dabei wurde uns schnell klar, dass die vorhandenen IT-Systeme bereits am Limit laufen und wir die Prozesse zwar in Bezug auf den Ablauf optimieren könnten, jedoch kaum weitere Veränderungen vorgenommen werden können. Die Situation in der IT in Bezug auf Ressourcenmangel und zu vielen laufenden Projekten hat uns vor grosse Herausforderungen gestellt. Es machte zu diesem Zeitpunkt des Projektes keinen Sinn, weitere Prozesse aufzunehmen – da das IT-System bereits am Anschlag war.
Deshalb haben wir uns entschlossen, in erster Linie die bereits laufenden Projekte anzusehen. Wir wollten verstehen, wie wichtig diese sind und ob sie dem Ziel „Digitalisierung Familienunternehmen“ dienen. Ausserdem wollten wir wissen, ob die neuen „digitalen Ideen“ mit der bestehenden IT-Landschaft überhaupt eine Chance zur Umsetzung haben. Wir haben deshalb ein PPM – „Projekt Portfolio Management“ erarbeitet und dabei 52 laufende Projekte gefunden. Diese grosse Projektlandschaft haben wir dann aufgeräumt. Dafür haben wir Kriterien für die Priorisierung erarbeitet und diese Ideen und Projekte dann kriterienbasiert aufgearbeitet.
Zusätzlich haben wir einen Prozess implementiert, um weitere Projekte und Ideen in die Pipeline zu schieben. Dies um einerseits die Kreativität der Mitarbeitenden weiterhin zu fördern und andererseits eine Transparenz über die noch anstehenden Projekte zu schaffen. Da gleichzeitig zum PPM auch Projekte bearbeitet und abgeschlossen wurden, konnten dank dem neuen Prozess weitere Projekte nachgeschoben werden, ohne den Überblick zu verlieren.
Digitalisierung des Familienunternehmens: Die Basis ist gelegt
Im ersten Moment sind wir vom primären Ziel „Digitalisierung Familienunternehmen“ abgewichen. Dies, um zuerst die richtige Basis für eine digitale Zukunft zu legen. Ohne diese Basis wird ein Unternehmen beim Schritt in die Digitalisierung nur noch mehr belastet. Das wollten wir auf jeden Fall vermeiden.
Wir haben also die richtigen Strukturen geschaffen, um die gesetzten Ziele in der nächsten Zukunft zu erreichen. Das Ziel „Mitarbeitenden-Zufriedenheit“ haben wir erreicht in dem wir Transparenz geschaffen und eine konsequente Ausrichtung der Unternehmung aufgezeigt haben. Wir konnten zusammen mit den Change Agents und deren Teams auch die Prozesslandschaft beleuchten, sehr viele Prozesse aufnehmen und die Mitarbeitenden in Bezug auf Operational Excellence schulen.
Die Mitarbeitenden haben unser Tool kyro eingesetzt, um das Prozesshaus zu erstellen und die priorisierten Prozesse zu optimieren. Dank dem im kyro integrierten PDCA-Zyklus ist eine kontinuierliche Verbesserung automatisch gewährleistet und die Mitarbeitenden nutzten das Tool kurz nach der Einführung selbständig, um die aufgenommenen Prozesse schrittweise zu optimieren. Somit wurden auch die Ziele „KVP – kontinuierliche Verbesserung“ und „Prozesshaus erstellen“ erreicht. Unserem Kunde hat an kyro besonders die einfache Handhabung und die Übersichtlichkeit geschätzt. Die Mitarbeitenden werden auch nach Projektabschluss mit kyro weiterarbeiten und so die nachhaltige Prozessoptimierung weiter vorantreiben.
Digitalisierung Familienunternehmen: Herausforderungen und nächste Schritte im Projekt
Die grösste Herausforderung in dem Projekt war die bestehende IT-Landschaft. Die IT muss zuerst eine Ressourcenplanung und eine IT-Strategie erarbeiten, um der Überforderung der IT entgegenzuwirken. Ohne eine optimale Basis und reibungslos laufende IT ist keine Digitalisierung möglich.
Damit nun der letzte Schritt in Richtung Digitalisierung des Familienunternehmens abgeschlossen werden kann, wurde eine interne Projektleiterin eingestellt. Wir haben die neue Verantwortliche in der Einführung begleitet, konnten unser Wissen weitergeben und so sicherstellen, dass auch der letzte Teil des Projekts erfolgreich durchgeführt werden kann.
Unser Kunde hat besonders die persönliche und individuelle Betreuung durch prozessraum geschätzt. Wir konnten durch unser Engagement, die offenen Kommunikation und die vielen neuen Impulse punkten – und sind sehr dankbar für das entgegengebrachte Vertrauen.
Wir von prozessraum sind darauf spezialisiert, individuell auf die Bedürfnisse unserer Kundschaft einzugehen: Wenn in einem Projekt Anpassungen notwendig sind, können wir diese laufend vornehmen.