Arbeitsabläufe optimieren – unsere Tipps

Effizientes Arbeiten ist Gold – oder sehr viel Geld – wert. Unternehmen machen dann Profit, wenn die Mitarbeitenden ihre Arbeit möglichst rasch erledigen. Dabei sollten aber keine Fehler entstehen und die Qualität muss stetig hoch sein. Nur wie kriegt man das hin? Wo setzt man am besten an, wenn die Produktivität sinkt, viele Fehler passieren oder die Mitarbeitenden nicht besonders motiviert sind? Aus Erfahrung wissen wir, dass es ganz oft an den betrieblichen Abläufen liegt, wenn es an Effizienz fehlt. Dann lohnt es sich, die Arbeitsprozesse genauer unter die Lupe zu nehmen, das Arbeitsklima zu analysieren und festgefahrene Abläufe zu hinterfragen.

Wir haben einige Tipps und Anhaltspunkte gesammelt, die dabei helfen die Arbeitsabläufe zu optimieren. Wir haben uns dabei auf Optimierungen fokussiert, die relativ einfach umgesetzt werden können. Ohne das grosses Budget gesprochen werden muss. Ausserdem sind die meisten Tipps auf Abteilungsebene umsetzbar, die Absegnung vom Management fällt deshalb weg.

15 Tipps, wie du die Arbeitsabläufe in deinem Team optimierst

1 // Ablagesystem überarbeiten: Was muss wie abgelegt werden? Gibt es eine schlankere Lösung für die Ablage? Kann man diese Digitalisieren? Wissen alle, wo was abzulegen ist oder gehen die Dokumente unnötig durch mehrere Hände?

2 // Arbeitsplatz aufräumen: Es wird unfassbar viel Zeit verschwendet, wenn man Arbeitsmaterial zuerst suchen muss. Alles, was nicht gebraucht wird, kann weg. Je weniger herumsteht, desto besser. Das gilt auch für den Desktop, die Ablage auf dem Server etc.

3 // Automatisierungen einführen: 15-20% der Arbeiten im Back Office / Shopfloor können laut unserem Unternehmensberater Paul Boot ganz einfach per Excel oder Power BI automatisiert werden, dazu ist nur ein Online-Kurs nötig. Auch ein CRM-oder Buchhaltungssystem kann die Arbeit enorm erleichtern.

4 // Autostart für Software einrichten: Ganz einfach und nur mit ein paar Klicks jeden Tag mehrere Minuten pro Mitarbeiter:in sparen.

5 // Deep Work (Focus Work) Zeiten festlegen: Zeiten festlegen, in denen alle Team-Mitglieder die Telefone, Mails, Handys und anderweitige Ablenkungen ausstellen. In dieser Zeit gibt es keine Kaffeepause, keine Gespräche auf dem Gang, nichts.

6 // Digitalisieren, dort wo es Sinn macht: Das können schon kleine Schritte sein wie geteilte Online-Dokumente, digitale Whiteboards etc. Auch unser Tool kyro kann hier unterstützen: Value Stream Mapping, Open Challenge Liste, Skill-Matrix, PDCA-Zyklus – alles online und jederzeit verfügbar.

7 // Fixe E-Mail-Zeiten: Zeiten festlegen, in denen man als Team E-Mails beantwortet. Zum Beispiel morgens zwischen 08.00 – 08.30 Uhr und mittags zwischen 13.30 – 14.00 Uhr. Davor und danach kommen keine E-Mails rein und es können keine verschickt werden. So ist man nicht ständig abgelenkt und die Mitarbeitenden arbeiten die Mails in den Zeitfenstern rasch ab. Dadurch werden auch lange Wartezeiten vermieden.

8 // Nachfragen: Vor Ort bei den Mitarbeitenden nachfragen, wie lange sie für einzelne Arbeitsschritte brauchen, wieso Wartezeiten entstehen und ob die Zuständigkeiten geklärt sind. So bekommt man ein Gefühl für die Arbeitsabläufe und kann allenfalls Änderungen vornehmen und Verschwendung vermeiden.

9 // Kommunikation verschlanken: Nur noch E-Mails schreiben, wenn viele Informationen an mehrere Beteiligte Personen rausgehen. Kurze Anfragen per Microsoft Teams / Chat-Funktion schicken. Siehe auch Whiteboard Meetings, auch die verschlanken die Kommunikation.

10 // Meetings reduzieren: Sind all die angesetzten Meetings wirklich nötig? Kann man diese allenfalls zusammenlegen? Gibt es Meetings, die man streichen kann (siehe auch Whiteboard Meetings oder Meeting-Kaskade).

11 // Mitarbeitende in der Optimierung der Arbeitsabläufe mit einbeziehen: Wer hat Ideen, wie man Abläufe optimieren kann? Vielleicht ein Brainstorming oder SCAMPER ansetzen, um neue Ideen zu generieren.

12 // OnePager oder Best Practice Dokument erstellen: Ein Dokument erstellen, in dem alle wichtigen Punkte zu einem Prozess / Ablauf notiert sind. So haben alle Mitarbeitende dieselben Informationen und können sich daran orientieren. Alle Informationen rund um Best Practice Dokumente nachlasen.

13 // Prioritäten setzen: Zum Beispiel mit Hilfe des Pareto-Prinzips

14 // Wartezeiten vermeiden: Wenn es zwei Wochen dauert, bis man auf eine einfache Frage eine Antwort erhält, dann ist das eine enorme Verschwendung. Dasselbe gilt für wichtige Formulare, die vor der Bearbeitung noch diverse Unterschriften benötigen. Hier hilft es, die Abläufe zu hinterfragen, die Wege zu Verkürzen.

15 // Whiteboard Meetings einführen: Die offenen Tasks für alle sichtbar auf einem (online) Whiteboard notieren und jeden Tag kurze Whiteboard Meetings mit dem Team durchführen, um der Stand der Dinge zu besprechen. So werden Wartezeiten verkürzt, langwierige Meetings ersetzt und die Kommunikationswege verschlankt.