Best Practice Dokument erstellen – inkl. Vorlage/Template

Wir wissen, wie wichtig die Erstellung von Best Practice Dokumenten ist (spätestens seit diesem Blog-Post). Best Practice Dokumente (BPD) stellen die Qualität sicher, machen eine kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen möglich und sind die Grundlage für ein agiles Team. Ausserdem bilden standardisierte Prozesse die Basis für eine Digitalisierung. Sie sind heutzutage somit unumgänglich.

Die Zeit, die man durch die Standardisierung eines Prozesses (und der Eliminierung von Verschwendung) gewinnt, ist so gut wie immer um ein Vielfaches grösser als die Zeit, die man für die Standardisierung aufbringt. So weit so gut. Aber wie erstellt man Best Practice Dokumente?

Aufbau eines Best Practice Dokuments

Gerne verraten wir dir, wie ein Best Practice Dokument aufgebaut ist und auf was du beim Erstellen eines BPD besonders achtgeben musst. In unserem Newsletter stellen wir dir übrigens eine Vorlage (Template) zur Verfügung, die du herunterladen kannst – so fällt die Erstellung eines Best Practice Dokuments noch leichter. Einfach hier für den Newsletter anmelden und von dem Angebot profitieren.

So wird ein Best Practice Dokument aufgebaut:

• Titel: Ganz oben wird der Titel definiert. Dieser muss bereits sehr spezifisch sein und klar ausdrücken, um welchen Prozess es sich bei dem Best Practice Dokument genau handelt (so dass keine Verwechslungsgefahr besteht). Du nimmst am besten den gleichen Titel, wie du im Value Stream Mapping für den Prozess verwendet hast.
• Sektor / Abteilung: Hier wird notiert welchen Sektor und welche Abteilung dieser Prozess betrifft, also wo genau der Prozess bearbeitet wird. Je nachdem wie das Unternehmung aufgebaut ist, können das auch Departemente, Teams etc. sein.
• BDP Owner: Verantwortliche Person für dieses BPD festhalten. Nur diese Person darf Änderungen am Dokument vornehmen. Man kann dem Owner natürlich Änderungsvorschläge melden, aber niemals selbst Änderungen vornehmen. Nach einer Änderung informiert der Owner jeweils alle über die Änderungen am BPD – am besten im täglichen Whiteboard-Meeting.
• Erstellungsdatum: Datum der Erstellung des BPD notieren
• Pflegedatum: Datum, an dem die letzten Änderungen am BPD vorgenommen wurden
• Legende: Hier werden die Symbole erklärt, die im Best Practice Dokument verwendet werden (Ein Warndreieck = Vorsicht / Glühbringe = Hinweis, Best Practice / etc.)
• Prozessschritte: In dieser Spalte können die Prozessschritte benannt werden
• Nummer: Nummerierung der Prozessschritte.
• Aktivitäten: Hier können die einzelnen Prozessschritte ausführlicher beschrieben werden
• Hinweise / Best Practice: in der letzten Spalte können wichtige Hinweise und Warnungen notiert werden. Auch kann hier das BPD mit Bildern und weiterführenden Links zu Arbeitsabläufen und anderen Dokumenten ergänzt werden

Best Practice Dokument erstellen: Ausgangslage

Bei einem Best Practice Dokument handelt es sich um den «Goldenen Standard» oder auch um ein Erfolgsrezept. Also um die Dokumentation, wie ein Prozess optimal abläuft. Der Prozess muss also schon analysiert und optimiert worden sein, damit man ihn auch einem Best Practice Dokument festhalten kann. Falls du noch nicht so weit bist: Hier beschreiben wir, die du deinen Prozess analysieren und optimieren kannst – ganz easy mit einem Value Stream Mapping in kyro (wir haben sogar einen Demo-Login für dich, dann kannst du kyro unverbindlich testen).

Grundsätzlich gilt: Die Kernprozesse so detailliert wie nötig und so allgemein wie möglich halten. Weiterführende Links, Bilder und Arbeitsabläufe können dann in den Details ergänzt werden.

In einem Best Practice Dokument wird der aktuelle Status des Prozesses aufgenommen (IST-Situation). Zukünftig geplante Veränderungen werden nicht reingeschrieben. Es ist jedoch enorm wichtig, dass regelmässig mögliche Änderungen besprochen werden, im Sinne von «Seid ihr gestern vom Standard abgewichen? Was habt ihr anders gemacht und wieso?». Dies kann zum Beispiel im Rahmen des täglichen Whiteboard-Meetings geschehen.

Ein BPD erstellen: Vorgehen

Sobald du also bereit bist, deine optimierten Prozesse und Abläufe festzuhalten, kannst du wie folgt vorgehen:

1. Optimierten Teilprozess wählen, für den man eine Best Practice festhalten möchte
2. Personen zu einem Workshop einladen, die an diesem Prozess beteiligt sind (Mitarbeitenden, Vorgesetzte)
3. Aufbau eines Best Practice Dokuments erklären
4. Prozessschritte auf einem FlipChart oder Whiteboard definieren
5. Prozessschritte ausformulieren und ausführlich beschreiben, so dass sie für alle beteiligten Personen verständlich sind und keine Missverständnisse aufkommen können
6. Owner definieren – wer ist zuständig für diesen Prozess?
7. Best Practice Dokument erstellen: Die erarbeiteten Punkte im Dokument festhalten (Vorlage verwenden) und das Dokument vollständig ausfüllen
8. Die erstellte Best Practice im Team vorstellen und verifizieren. Allenfalls nochmals Anpassungen vornehmen
9. Termin für den Start der Nutzung festlegen
10. Kontinuierliche Verbesserung des Prozesses anstreben: Mit Hilfe eines Sit ins und regelmässigem Austausch (zum Beispiel beim täglichen Whiteboard-Meeting) den Prozess stetig verbessern.

 

Wir sind der Meinung, dass man heutzutage auf lange Arbeitsanleitungen, die sich wie ein Roman lesen, verzichten sollte. Diese sind bereits wieder veraltet, sobald sie erstellt sind. Ein BPD hilft den Standard aufrecht zu halten, ist jedoch genug flexibel um auf die stetigen Veränderungen der heutigen Unternehmenswelt einzugehen. Ein Best Practice Dokument ist schnell erstellt, wenn der Prozess bereits standardisiert ist. Gerne unterstützen wir dich dabei, deine Prozesse zu optimieren. Entweder durch unsere individuelle Beratung, oder mit kyro – dem Prozessoptimierungstool inkl. Easy Value Stream Mapping.

 

Glossar: Ein Best Practice Dokument ist dasselbe wie ein Standard Best Practice oder ein OnePager.