Change Management www.prozessraum.ch

Wie OpEx deine Business Prozesse um 10-25 % effizienter macht und was Change Management damit zu tun hat

Weisst du, was Change Management wirklich ist und wie es dich betrifft? Was hat OpEx und RPA damit zu tun?

Aussagen im Internet: Drei viertel der Projekte scheitern; Jedes sechste Projekt scheitert, 70% der Projekte scheitern. Was stimmt nun? Egal, es sind einfach zu viele! Es gibt selbstverständlich mannigfaltige Gründe doch eines kommt immer wieder vor, egal ob es sich um ein IT- oder Business Projekt handelt.

Fehlendes Change Management

Doch ich fange mal von vorne an…

Ich lese immer wieder Artikel über Projektvorgehen, DMAIC, DADI, OpEx, Prozessmanagement, Change Management, Kontinuierlicher Verbesserung Prozess (KVP), Lean Management, Lean Office, Six Sigma. Change Management wird oft mit der IT in Verbindung gebracht, was sicher richtig ist, aber wenn ich Projekte erfolgreich implementieren will, brauche ich Change Management (Begleitung von Betroffenen) und dies hat mit IT wiederum nichts zu tun. Über Lean 5 Lenses, die ganzheitliche Optimierung von Unternehmungen, lese ich nie etwas. Warum ist das so? Aus meiner Sicht das powervollste Toolset das es gibt, um Organisationen effizienter und effektiver zu gestalten. Dies aber nur in Kombination mit den anderen Vorgehen. Oder besser gesagt, die Kombination aus oben genanntem plus Lean 5 Lenses ist für mich OpEx – ganzheitliches Prozessmanagement.

Aber nun gut, was bedeutet denn das alles? Immer wieder kommt ein neuer Begriff auf, der eigentlich das gleiche beinhaltet wie der Begriff vorher plus noch einen „Bonus“. „Neuer Wein in alten Schläuchen“, höre ich immer wieder. Am Ende geht es immer um die Optimierung, um Kosten zu sparen. Warum investiert man also immer wieder viel Geld, fängt etwas neues an, ohne das altbewährte mit einzubeziehen? Für mich ist das Geld aus dem Fenster werfen und alles andere als Lean. Das verstehe ich bis heute nicht und bis jetzt konnte mir das auch niemand wirklich erklären. Geht es darum, die eigenen Firma voranzubringen, den Kunden nur eindimensional zu beraten statt ganzheitlich, Umsatz zu machen oder geht es darum den Kunden weiter zu bringen? Für mich klar letzteres.

Schauen wir uns mal den „KVP/ Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ oder Change Management an. Jahrelang das MUST have für jede Firma. Und heute? Haben alle einen funktionierenden KPV Prozess implementiert? Wohl kaum. Doch nun ist die neue Welle da. Robotics Process Automation oder abgekürzt RPA. Auch etwas, das vor Jahren schon mal da war. Klar, nicht so ausgereift und applikationsübergreifend wie heute, doch die Automatisierung von Arbeitsschritten mit Makros im Excel sind keine Erfindung von heute.

Nun hat RPA in vielen Unternehmen Einzug gehalten und KVP ging verloren oder ist nicht mehr so wichtig, da das neue Thema allgegenwärtig ist. Aber warum geht es überhaupt verloren? Weil es nicht richtig implementiert wurde, weil das Change Management vergessen ging, das ist meine Überzeugung. Change Management sagt einem noch was, ist das doch noch nicht so lange her, aber eher ein Modewort, als das man tatsächlich etwas damit anfangen kann. Wir machen Change. Aber was heisst denn das? Das ich etwas ändere? Schon…. aber Change Management bedeutet den Change zu Managen! Frage doch mal einen Mitarbeiter, was er im Change Management macht oder wie das funktioniert, wie bei einer Veränderung involviert ist. Man kann nicht wirklich etwas damit anfangen

Und was ist mit der guten alten Analyse der bestehenden Prozesse, bevor man mit dem Design von neuen Prozessen beginnt? Warum sollte man die Prozesse analysieren, bevor man sie automatisiert? Automatisieren und dann kümmern wir uns um die Verbesserung. Man fängt im Projektvorgehen hinten an, weil man denkt, man ist schneller. Spätestens wenn die Roboter nicht so funktionieren wie man will, fängt man an zu analysieren, warum das so ist und fängt dann im Prozess am Anfang an. Zeit ist damit sicher nicht gewonnen worden, Geld auch nicht. Also warum nicht von Anfang an das Pferd von vorne aufzäumen und beim Ausritt die Aussicht geniessen, statt sich über den Sattel zu ärgern.

Warum bloss, passiert das immer wieder, dass das was vorher für gut empfunden wurde, viel investiert wurde, fallen gelassen wird? Würde eine Robotics Implementierung mit einer vorgängigen Analyse und Verbesserung der bestehenden Prozesse, einem integrierten KVP Prozess und gleichzeitigem Change Management nicht viel besser funktionieren? Schneller, kostengünstiger in höherer Qualität? Ich bin der vollen Überzeugung, das es so ist.

Nun kommen wir zu den Begrifflichkeiten aus dem ersten Abschnitt und meiner Meinung.

Was ist OpEx – Operational Excellence

Für mich ist das der Überbegriff für alles. Wenn ich ein Team, ein Bereich oder ein Unternehmen optimiere, dann immer ganzheitlich. Ich beziehe alle Elemente mit ein. Ich mache kein Six Sigma Projekt und schaue mir die Prozesse nicht auch mit der Lean Brille an. Six Sigma bedeutet die Fehlerrate zu senken, Lean ist den Waste aus den Prozessen zu lösen. Warum also nur das eine tun und das andere lassen?

Ganzheitliche Betrachtung beutetet für mich das Team, den Bereich und Unternehmung in all ihren Facetten zu analysieren und das sind die 5 Linsen. Die Betrachtung findet in den 5 Bereichen statt und so wird das ganze Verbesserungspotential mit aufgenommen. Kunden, Team- und Prozessperformance (ZDF – Zahlen, Daten, Fakten – messen der Prozesse), Prozessanalyse, Organisation, Fähigkeiten. Alles wird abgedeckt, alles wird analysiert und verbessert. Und selbstverständlich ist Six Sigma und Lean ein Bestandteil und nichts losgelöstes.

Lean Office bedeutet einfach, das Office Lean zu gestalten, prozessorientiert, die Verschwendungen (Lean) zu eliminieren aber auch hier, die Qualität (Six Sigma) auch zu verbessern. Mir persönlich geht es da nicht zwingend um die Arbeitsplatz-Ordnung, welche ich mir z.B. mit den 5S/5A anschauen könnte. Schwingt in einem Projekt aber immer mit. Ich achte darauf, dass die Arbeitsmethodik den Prozessablauf unterstützt aber ich gehe nicht in ein Team und zeige ihnen wie sie ihren Arbeitsplatz „sauber“ halten sollen. Im Produktionsbetrieb ist dieses Tool jedoch MUSS, denn wenn ich immer den Hammer suchen muss, der mein Kollege irgendwo verlegt hat, verliere ich viel Zeit.

Change Management gehört in mein OpEx Paket mit rein und ist von Anfang an Teil meines Projektinhaltes, wie auch KPV. Das kommt nicht danach oder mittendrin. Ist immer dabei und sichert die Nachhaltigkeit und somit den Erfolg. Zum Change Management gehört auch die Befähigung der Mitarbeiter, also die Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Das bedeutet die Mitarbeiter zu coachen in den entsprechenden Themen, ein Mentor zu sein und Trainings zu geben. Den Mitarbeitern das Gefühl geben, dass sie ein Teil der Veränderung sind und sich auch beteiligen dürfen bzw. sollen. Das schweisst Unternehmen und Mitarbeiter zusammen, auch in schwierigen Situationen. Nun gut, jetzt werden einige von euch denken: aber ich mache ja z.B. RPA um Mitarbeiter zu entlassen. Und da sage ich nur: und wer baut dir in Zukunft die Roboter? Externe teuer Firmen? Wo bleibt dann da der Business Case? Klar, nicht jeder Mitarbeiter ist geeignet Roboter zu bauen, aber wir sollten es rausfinden, denn diese Mitarbeiter kennen schon die Firma und die Kultur. Also warum neue einstellen, wenn man die bestehenden entwickeln kann?

OpEx ist also der Begriff, der für mich alles unter einem Dach zusammenfasst – mein OpEx Paket und meine OpEx-Toolbox. Dies, um deine Unternehmung, deinen Bereich oder Team effizient, effektiv und nachhaltig aufzustellen. Nachhaltig nicht im Sinne von „stehenbleiben wenn das Projekt fertig ist“ sondern fähig sein, sich und das Unternehmen selbstständig, in die richtige Richtung, weiter zu entwickeln.

Die Tools, welche ich zur Bearbeitung der Phasen benötige, sind einzeln in meiner Tool-Box aufgeführt. Diese können auch einzeln angewendet werden für die Analyse eines spezifischen Problems. Selbstredend, dass die Kombination natürlich viel mehr bewirkt. Und was nicht vergessen gehen darf ist, dass wenn man einen Bereich verbessert, ändern sich die anderen Bereiche auch. Z.B. die Digitalisierung eines Prozesses, die Fähigkeiten der Mitarbeiter müssen allenfalls angepasst werden, die Organisation muss schlanker gestaltet werden, Kunden informiert werden etc. Verändert man einen Teil, schwingen die anderen mit und das muss im Blick behalten werden.

Projekt Methoden

Um das obenstehendes zu bewältigen braucht es selbstverständlich ein klares Projektmanagement Vorgehen oder Methode.

Es gibt viele verschiedene Projektvorgehen. Welche du nimmst ist aus meiner Sicht zweitrangig, Hauptsache du hast ein Vorgehen und gehst strukturiert durch die Phasen hindurch, transparent und klar verständlich für alle Beteiligten.

Hier ein paar Beispiele von Vorgehen:

  • DMAIC, DADI, DMAEC
  • HERMES
  • Scrum

Alle diese Methoden haben Phasen z.B. Analyse, Design, Entwicklung, Test, Auslieferung. Wichtig ist, dass beschrieben wird, was in den jeweiligen Phasen alles erwartet wird, also das Ergebnis pro Phase. Wenn man das hat, dann haben alle das gleiche Verständnis und Missverständnisse halten sich im Rahmen.

Ein Beispiel eines Vorgehens von mir von einem Lean Office /Lean 5 Linsen Projekt.

detailliertes vorgehen der 5 Linsen www.prozessraum.ch

Lean 5 Lenses

Wie oben erwähnt ist dies für mich das power-vollste Toolset das ich kenne, in Kombination mit Lean, Six Sigma, KVP und Change Management. Wenn man das orchestrieren beherrscht, wird das Projekt ein nachhaltiger Erfolg.

Die 5 Linsen stellen für mich die Organisation dar und sollten alle analysiert und die Probleme daraus herauskristallisiert und verbessert werden.

Die Linsen

  • Kundenfokus: was möchte der Kunde für Leistungen/Produkt
  • Prozessmanagement: Optimierung inkl. Messungen nach ZDF (Zahlen, Daten, Fakten)
  • Organisation und Fähigkeiten: sind die Mitarbeiter und die Organisation richtig aufgestellt
  • Einstellung und Verhalten: Die Mitarbeiter im Change Prozess begleiten
  • Team- und Performancemanagement: wie ist die Performance von meinen Mitarbeitern

Für jede Linse gibt es Tools, die ich für die Analyse verwende. Ziel ist es, die Prozessprobleme im ganzheitlichen zu erfassen und danach einen Massnahmenplan zu erstellen um diese umzusetzen. Wenn alles aufeinander abgestimmt ist, sind wir von End-2-End effizient und kundenorientiert und haben ein gewinnbringendes Unternehmen.

Und hier findest du ein Praxisbeispiel eines 5 Linsen Projektes

KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Ich glaube nicht, dass ich den Begriff noch jemanden erklären muss. Doch wie er erfolgreich umgesetzt wird, das ist die oftmals die grosse Frage. Jeder will, wenige haben es geschafft.

Als ich 20 war, hat man mit dem Ideenmanagement begonnen. Ein Briefkasten, in welchem man anonym seine guten Ideen zur Optimierung einwerfen konnte. Gelebt hat es sehr kurz. Dann hat man das gleiche Probiert, aber mit einem Preis, wenn denn seine Idee umgesetzt wurde. Auch das hielt nicht lange an. Diejenigen Mitarbeiter, die sich immer wieder bemüht hatten, seine Ideen einzureichen – ich war eine davon – waren irgendwann desillusioniert. Ich warf gute Ideen ein, doch ich erhielt nie Feedback, ob diese auch von anderen als gut befunden wurden. Motivation sank, sich noch weiterhin darum zu bemühen und wohl nicht nur bei mir. Ein paar dieser Übungen habe ich in all den Jahren mitgemacht und alle sind im Sand verlaufen.

Mitarbeiter, die am Prozess arbeiten, haben die besten Ideen um diese zu verbessern und haben auch Ideen zu Digitalisierungsprojekten oder Robotern. Doch diese kommen nicht bei den richtigen Leuten an. Somit muss man schauen, dass diese bei den richtigen Personen landen.

Um einen KVP-Prozess am Leben zu halten, braucht man einen guten Prozess, welcher etabliert ist und von den Beteiligten gelebt. Diesen habe ich über viele Jahre immer wieder implementiert und er funktioniert. Es ist für mich aber keine Ideenliste sondern eine Problemliste, denn nur mit Problemen und wenn ich diese erkenne, kann ich mich verbessern. Selbstverständlich lasse ich auch Ideen zu, wenn jemand lieber eine Idee bringt, aber bei genauerer Betrachtung, muss die die Idee ein Problem lösen. Sonst habe ich eine tolle Idee, die kein Problem behebt. Und dann könnte es auch sein, das es eine Innovation ist. Also immer die Augen offen halten und vor allem die Ohren.

Und wie mache ich das nun. Wie erwähnt gehört für mich Change Management und KVP von Anfang an mit ins Projekt. Jedes Problem, jede Idee nehme ich auf ein Excel auf. Die Probleme werden mit Zahlen, Daten und Fakten beschrieben um die Gewichtigkeit des Problems messbar zu machen – Zahlen, Daten, Fakten (ZDF). Gemeinsam mit den Beteiligten Personen erarbeite ich nun die Ursache mittels einer RCPS (Root Cause Problem Solving) Session. Sobald man die Ursachen erkannt hat, leitet man die Massnahmen davon ab und erstellt einen Massnahmen Plan mit verantwortlichen Personen und Erledigungsdatum.

Ganz wichtig ist, dass jemand für die gesamte Liste verantwortlich ist und auch den Status verfolgt und die Mitarbeiter immer wieder abholt. Da eignen sich die Teammeetings gut dazu. Achtet darauf, dass es keine Blabla Sessions gibt, sondern die Mitarbeiter mit konkreten Fortschritten/Vorschlägen kommen, am Besten in visueller Form.

So schaffst du es, die Mitarbeiter in die Verantwortung zu nehmen und die grösseren Probleme können so in ein Automatisierungs- oder Digitalisierungs-Projekt umgewandelt werden.

Ein Massnahmenplan könnte so aussehen:

Massnahmenliste www.prozessraum.ch

Was ist Change Management und wann beginnt es

Wenn eine Unternehmung sich heute entscheidet etwas zu verändern, dann fängt das Change Management spätestens morgen an und zwar für die Dauer des ganzen Veränderungsprojektes. Das ist kein einmaliger Workshop oder Meeting, das ist stetig und ständig und ist immer dabei.

  1. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren- Regelmässig über die Fortschritte, Schwierigkeiten, Herausforderungen informieren
  2. Transparent aufzeigen, wo man im Projekt steht
  3. Fokus setzen auf das was verändert werden soll und dies im Unternehmen, Bereich oder Team kommunizieren
  4. Mache die Betroffenen zu Beteiligten. Involviere sie. Meinung abholen, kritische Stimmen zulassen, Feedback entgegennehmen und gegebenenfalls mit einfliessen lassen
  5. Wenn es grössere Veränderungen sind, gilt es diese zu planen (sollte man sowieso immer tun) und die Meilensteine sollten immer klar aufgezeigt werden. Sonst könnte bei den Mitarbeitern das Gefühl aufkommen, dass man alles auf einmal verändern will. Schrittweise jeden Betroffenen mit auf den Weg der Veränderung mitnehmen

Wenn du dich also dazu entschliesst ein Digitalisierung oder Automatisierungsprojekt zu starten, denke immer daran, das es nicht mit der Implementierung der neuen Software beginnt, sondern immer mit dem OpEx Paket wie oben beschrieben. Wenn du dem Trichter folgst, Change Management und KVP von Anfang an mit einbeziehst, ist dein Projekt ein Erfolg und du wirst deine Effizienz Ziele erreichen.

Optimieren vor Digitalisieren und Automatisieren www.prozessraum.chUnd falls du nun Lust bekommen hast noch mehr über OpEx zu erfahren – meine OpEx Lernserie – extra für dich erstellt, ist kostenlos aber sehr wertvoll

Deine Lara

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We worked on process optimization together with prozessraum. It helped us pretty much to systematically approach the analysis of processes with the focus on what is really important and work concentrated on the root causes. Certainly we liked the friendly and professional guidance throughout the workshop so if there is another chance to work together with Prozessraum we would appreciate to work their team again. I can only recommend Lara and Alessandro to dive into process work.

David Pircher www.prozessraum.ch
David Pircher
Head Technical Development, Sigvaris

DIY - Templates, Videos & Anweisungen

Kostenlose 3-Tage Lernserie über OpEx Operational Excellence