Das Whiteboard: Vielfältige Einsatzmöglichkeiten für eine minimale Investition

Wenn du unsere Blog-Posts regelmässig liest oder schon Mal mit uns zusammengearbeitet hast, dann weisst du, dass wir grosse Fans des Whiteboards sind. Egal ob bei einer Transformation, Digitalisierung oder bei einer Prozessoptimierung: Als erstes führen wir bei neuen Projekten immer das Whiteboard ein. Ein so einfaches Tool, und doch wird es noch viel zu wenig eingesetzt. Dabei ist es egal, ob das Whiteboard im Büro steht oder online zugänglich gemacht wird – Hauptsache, es wird täglich genutzt und aktualisiert.

Gerne zeigen wir dir in diesem Blog-Post, für was das Whiteboard alles eingesetzt werden kann. Hier ist zu bemerken, dass die einzelnen Punkte natürlich zusammenhängen: Das Whiteboard-Meeting ist die Basis eines agilen Teams, legt aber auch den Grundstein für eine offene Fehlerkultur. Und diese ist wiederum ein Baustein der nachhaltigen Verbesserung. Genau deshalb ist das Whiteboard eine so tolle Sache. Es bringt die Kommunikation in Gang, stösst Veränderungen an und dokumentiert den Fortschritt. Und das mit einer minimalen Investition.

Das Whiteboard und seine Einsatzmöglichkeiten….

Wir verraten dir, wozu wir das Whiteboard gerne einsetzen und was es alles für Veränderungen anstösst. Dank dem Einsatz des Whiteboards startest du die Optimierung deines Arbeitsalltages fast wie von allein…

Die 5 Dimensionen der Operational Excellence immer im Blick haben

Wir visualisieren auf einem Whiteboard immer die 5 Dimensionen der Operational Excellence. Diese Herangehensweise ermöglicht die ganzheitliche Betrachtung eines Unternehmens. Es handelt sich dabei um die Dimensionen Kunden, Prozesse, Team- und Performance-Management, Einstellung & Verhalten und schliesslich Organisation & Fähigkeiten. Dank der Visualisierung der 5 Dimensionen haben wir diese immer im Blick, Probleme werden schneller sicht- und zuordnungsbar und wir können optimale und ganzheitliche Massnahmen zur Verbesserung der Unternehmensperformance erarbeiten.

Für effiziente Meetings, Tagesupdates und verbesserte Abläufe

Whiteboard-Meetings finden am besten täglich statt und sollten mit ca. 15 Minuten kurzgehalten werden. Dazu kommen alle Mitarbeitenden zusammen und sprechen Probleme und offene Punkte an. Im Whiteboard-Meeting wird nicht diskutiert, sondern eher kleine Probleme angesprochen, die direkt gelöst werden können. Und die Mitarbeitenden halten sich gegenseitig auf dem Laufenden. Ausserdem werden Zuständigkeiten und Verantwortungen zugeteilt. Also ganz konkret «Person X kümmert sich um Problem A», «Person Y braucht für die Lösung des Problems die Unterlagen von Person Z», «Gestern gab es Abweichungen vom Standardprozess, wieso?» etc.

Mit dem Whiteboard-Meeting wird die Effizienz bei der Teamarbeit erhöht und es können wertvolle Ressourcen gespart werden. Im Endeffekt wird das Team durch die regelmässigen Whiteboard Meetings agil und kann schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren.

Das Whiteboard als Tool bei der Prozessoptimierung

Wie oben angesprochen ist das Whiteboard-Meeting nicht der richtige Ort für Diskussionen oder eine Ursachenforschung. Wir halten es so, dass nur offene Punkte auf dem Whiteboard notiert werden, die innert 5 Tagen komplett gelöst werden können. Alles, was länger dauert, kommt auf die «Open Challenge List» und muss in einem separaten Meeting (Root Cause Problem Solving / Prozess-Analyse) besprochen werden. Dennoch spielt das Whiteboard eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Prozessen: Durch den täglichen Austausch werden Fehler und Probleme zeitnah angesprochen und die offenen Punkte werden entweder sofort bearbeitet oder auf der OCL gesammelt. Und auch Abweichungen vom Standard können täglich im Whiteboard-Meeting angesprochen und der Prozess somit kontinuierlich optimiert werden.

Für ein agiles Team und eine offene Fehlerkultur

Agilität lebt von Selbstverantwortung, Proaktivität, einer offenen Fehlerkultur und der Aufteilung von Führungsaufgaben. Ein Whiteboard-Meeting macht den Austausch unter den Mitarbeitenden effizienter und dient einer offenen Kommunikation. Wenn alle Mitarbeitenden zusammenstehen und Probleme und Fehler besprechen, wird eine Kommunikation auf Augenhöhe möglich. Fehler werden als Chance zur Verbesserung angesehen und transparent und ohne Schuldzuweisung kommuniziert. Auch der Austausch von Wissen und Knowhow wird gefördert, was ebenso wichtig ist für eine agile Zusammenarbeit.

Für die nachhaltige Verbesserung und mehr Qualität im Unternehmen

Optimierte Abläufe, eine offene Fehlerkultur leben, Probleme agil angehen – das sind alles Punkte, die dein Unternehmen nachhaltig verbessern und die Qualität deiner Produkte und Services steigern. Und das alles, weil man sich täglich kurz trifft und Probleme/Fehler offen notiert, anstatt sie unter den Teppich zu kehren oder erst im nächsten «Quality Control» Meeting anzusprechen.

Und auch KPIs (Steuerungskennzahlen/Leistungskennzahlen) können auf dem Whiteboard für alle ersichtlich notiert werden. Diese Kennzahlen sind ein wichtiger Teil der Unternehmensführung, zeigen Schwachstellen auf und sind Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Übrigens: Es gibt unzählige Begriffe, welche ähnlich wie der Begriff Whiteboard verwendet werden: Huddle-Board, Kanban, Kaizen Board, Scrum, Shopfloor Management etc. Die Begriffe haben alle einen unterschiedlichen Ursprung, doch sie alle werden heute auch als Begriff für die Optimierung des Arbeitsalltages und der Verbesserung des Teamworks angewendet.