Der Proof of Concept in der Prozessoptimierung: Eine Strategie zur Steigerung der Effizienz in Unternehmen
Proof of Concept (PoC) ist ein Instrument, um neue Ideen und Konzepte in einem Unternehmen zu testen, bevor diese schliesslich definitiv geplant und eingeführt werden. Es handelt sich dabei um einen praxisorientierten Ansatz zur Überprüfung der Machbarkeit einer Idee (eines Konzepts, eines Services oder eines Produkts). Und dies, ohne schon grosse Ressourcen für die Implementierung bereitzustellen. Bei der Prozessoptimierung ist der PoC eine wichtige Methode, um bereits vor der Umsetzung zu überprüfen, wo im Prozess noch Fehler, Verschwendungen, nicht-wertschöpfende Tätigkeiten etc. versteckt sind. Es handelt sich dabei also um eine Optimierung des Prozesses, bevor dieser überhaupt aktiv und implementiert ist.
Wirksamkeit von Änderungen überprüfen mit dem Proof of Concept
Indem ein PoC in der Prozessoptimierung angewendet wird, können Unternehmen die Wirksamkeit einer Änderung überprüfen, bevor der Prozess im Unternehmen eingeführt wird. Der PoC hilft einerseits dabei, die Auswirkungen der Optimierungen abzuschätzen und die potenziellen Herausforderungen zu verstehen. Ausserdem eignet er sich um zu überprüfen, ob die erwarteten Ergebnisse realistisch sind. Und schliesslich ist der PoC auch ein geeignetes Mittel, um die Stakeholder von den Optimierungsplänen und Veränderungen zu überzeugen – wer sieht, was die Änderungen für positive Auswirkungen haben, ist eher bereit Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Das gilt für alle Stakeholder: Von den Geldgebenden bis hin zu den Mitarbeitenden.
Wir nennen dir hier ein paar Beispiele für PoC in der Prozessoptimierung:
- Einführung von neuer Software
- Automatisierung von Aufgaben / Bereichen
- Optimierung von Workflows / Best Practices
- Einführung von neuen Technologien
PoC: Von der Analyse über die Planung bis hin zur Umsetzung
Ein Proof of Concept umfasst mehrere Schritte. Wir haben diese für dich in den Zusammenhang mit der Prozessoptimierung gestellt und notiert:
- Analyse der Ausgangslage
- Analyse des Prozesses: Fehler, Probleme und Verschwendungen ausfindig machen und notieren
- Beschreibung der Probleme, Fehler und Verschwendungen und deren Ursachen anhand von Daten, Zahlen und Fakten (Root Cause Problem Solving)
- Massnahmen für die Behebung der Probleme/Fehler und der Eliminierung der Verschwendungen erarbeiten. Allenfalls müssen hier verschiedene Hypothesen geprüft und Experimente durchgeführt werden, um die Zahlen-Daten-Fakten zu sammeln. Die Entscheidung für oder gegen einzelne Massnahmen muss zwingend faktenbasiert sein. Priorisierung der Massnahmen vornehmen
- Entscheid über die Machbarkeit des Prozesses fällen
- Implementierung der Massnahmen zur Verbesserung der Probleme, Behebung der Fehler und Eliminierung der Verschwendungen (inkl. Planung der Meilensteine für die priorisierten Massnahmen)
Der Proof of Concept in der Prozessoptimierung
Mit einem Proof of Concept können die Risiken einer Optimierung oder Veränderung besser eingeschätzt werden. Oder es kann ein Konzept überprüft werden um zu sehen, ob es das richtige Vorgehen und die richtigen Methoden sind für ein Unternehmen/Team. Wir nutzen den Proof of Concept eigentlich bei jedem neuen Kunden. So kann unsere Kundschaft sehen, ob sie unser Vorgehen weiter ausrollen wollen. Er dient also als Entscheidungsgrundlage oder als Ausgangslage für weitere Anpassungen. Das Instrument hilft dabei, die Ressourcen eines Unternehmens optimal einzusetzen, die Qualität sicherzustellen, Stakeholder zu überzeugen und Prozesse effizienter zu gestalten.
Ein PoC bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich: Es muss erst Mal Zeit in etwas investiert werden, was noch nicht sicher umgesetzt wird. Ausserdem sind teilweise keine genauen Daten vorhanden, um die erarbeiteten Optimierungsmassnahmen mit Fakten zu belegen. Und schliesslich müssen die Mitarbeitenden mit ins Boot geholt werden. Es empfiehlt sich deshalb, ein PoC sorgfältig zu planen und die Umsetzung von Expert:innen begleiten zu lassen. Wir helfen gerne dabei!
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