Digitale Transformation – die wichtigsten Punkte rund um die Digitalisierung

Unternehmen müssen sich der fortschreitenden Technologie anpassen: Die Kundschaft ist mittlerweile digital unterwegs und mit den steigenden Kundenansprüchen müssen Prozesse immer effizienter und kostengünstiger sein. Die Erwartungen an einen persönlichen Service während eines Kundenkontakts sind jedoch weiterhin hoch – da müssen die „versteckten“ Arbeiten im Back Office umso schneller und günstiger abgewickelt werden. Hier kommt die digitale Transformation ins Spiel.

Nur: So einfach ist es nicht, Prozesse zu digitalisieren. Wenn man eine Unternehmung nicht noch zusätzlich belasten will, muss eine Digitalisierung geplant und eine gute Basis für die Transformation geschaffen werden. Wir verraten dir, wie wir bei digitalen Transformationen vorgehen und auf welche Punkte wir bei der Digitalisierung besonders achten.

Die wichtigsten Punkte rund um die digitale Transformation

Die Basis der Digitalisierung bildet immer die Operational Excellence. Bevor Prozesse digitalisiert werden können, müssen sie reibungslos funktionieren:

1. Prozesse sichten und visualisieren: Am besten mittels Value Stream Mapping (das geht übrigens auch digital, dank kyro)

2. Verantwortliche Person festlegen: Jemand im Team / in der Unternehmung ist zuständig für den Wissenstransfer, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und liefert die nötigen internen Informationen für die Potentialberechnung etc.

3. AKV (Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortung) durchführen: So stellen wir sicher, dass die richtigen Ansprechpersonen für Entscheidungen und anstehende Aufgaben definiert sind

4. Prozesse standardisieren: Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen an verschiedenen Standorten / in verschiedenen Abteilungen vereinheitlichen. Input sowie Output soll überall gleich sein. Dazu gehört auch die Abstimmung der verwendeten Tools und Methoden innerhalb der Unternehmung. Das Ziel ist eine Vereinfachung der Abläufe und die Nutzung von Synergien.

5. Prozesse optimieren: Verschwendungen und Fehler eliminieren und somit die Qualität des Services / Produkts verbessern und die Produktivität und Effizienz steigern

6. Digitalisierung oder Automatisierung?: Entscheidung fällen, ob die optimierten Prozesse digitalisiert werden können (und eine Digitalisierung sinnvoll ist). Und wenn ja, ob eine Digitalisierung ausreicht oder auch eine (teilweise) Automatisierung in Frage kommt.

7. Besprechung und Auswahl der nötigen Tools / Software / Programme: Sobald die Basis gelegt, die Prozesse bereinigt und das Know How vermittelt wurde, können die nötigen Tools für eine Digitalisierung und/oder Automatisierung besprochen werden. Dank der erarbeiteten Fakten kann eine gewissenhafte Entscheidung getroffen und das Budget sinnvoll investiert werden. Manchmal sind gar keine grossen Investitionen nötig, schliesslich ist auch ein programmiertes Excel eine Automatisierung. Wir kennen alle gängigen Tools und Software für auf dem Markt und können professionell beraten.

8. Human Power in der IT sicherstellen: Wenn Prozesse digitalisiert werden, fallen allenfalls Stellenprozent in der „Operations“ weg – diese werden dann aber in der IT oft zusätzlich benötigt. Eine Digitalisierung klappt nur, wenn die IT bereit ist für die Transformation – ansonsten ist alle Arbeit umsonst.

9. Prozesse digitalisieren: Die Transformation kann starten, die optimierten Prozesse werden digitalisiert

10. Digitalisierte Prozesse überprüfen und Verbesserungen vornehmen: Sind Schnittstellenbrüche vorhanden? Wird zum Beispiel ein digitales Dokument am Schluss ausgedruckt und per Post versendet? Ist das nötig oder kann das auch per E-Mail verschickt werden? Funktionieren die Prozesse reibungslos oder müssen Massnahmen zu Verbesserung in Angriff genommen werden?

Brauchst du Unterstützung und Know How für die digitale Transformation in deinem Unternehmen? Möchtest du das Digitalisierungspotential deiner Organisation kennen?

Wir analysieren deine Prozesse, optimieren diese mit dir zusammen und entscheiden dann gemeinsam, welche Prozesse digitalisiert werden können und welche Tools, Software und Programme du dafür benötigst.