Arbeitsabläufe beobachten mit der DILO-Analyse

Die DILO-Analyse (Day in the life of) ist ein Beobachtungs- und Analysewerkzeug des Qualitätsmanagements und stammt aus der Operational Excellence. Die Mitarbeitenden gehen dabei an einen durchschnittlichen Arbeitstag ihren normalen Tätigkeiten nach. Die geleistete Arbeit, der Arbeitsablauf und das Arbeitsumfeld werden protokolliert. Entweder von der beobachtenden Person oder von den Mitarbeitenden selbst. Diese Herangehensweise ermöglicht einen detaillierten Einblick in den Arbeitsalltag eines Mitarbeitenden und hilft dabei, die Schwachstellen in einem Prozess zu ermitteln und Ressourcen besser zu nutzen. Was schliesslich dazu führt, dass die Performance und die Qualität in einem Unternehmen steigen.

Eine DILO eignet sich am besten für diejenigen Mitarbeitenden, deren Aufgabenprofile, sich eher wiederholen (Buchhaltung, Administration, Kundenbetreuung, Produktion- und Wartung). Hochkomplexe oder sich nicht wiederholende Tätigkeiten können mit dieser Methode nicht so gut analysiert werden.

Wir stellen dir in diesem Blog-Artikel die DILO-Analyse etwas genauer vor. Wobei anzumerken ist, dass die Analyse im ursprünglichen Sinn mit einer Beobachtenden Person durchgeführt wird. Wir von prozessraum nutzen das Tool aber eher als eine Art Protokoll, um eine Übersicht über die Anzahl/Dauer der Meetings und den generellen Arbeitsablauf zu bekommen. Allenfalls ergänzen wir die Analyse mit einem Aktivitätsprotokoll oder einem Sit in, wenn wir genauere Angaben benötigen. Für uns und unsere Kundschaft ist die die Durchführung mit einer beobachtenden Person meisten zu wenig effizient und effektiv. Vor allem, wenn wir ein ganzes Team analysieren.

Was ist das Ziel einer DILO-Analyse?

Bei einer DILO-Analyse geht es in erster Linie darum zu verstehen, wie sich das Umfeld und die Arbeitsbedingungen auf die Tätigkeiten einer Person auswirken und mit was sich die Person an einem Arbeitstag beschäftigt. Also wo und wie sie ihre Aufgaben ausführt, wie lange sie dafür braucht und welche Aufgaben wertschöpfen sind und welche nicht. Es geht dabei nicht um die Person selbst, sondern um ihre Aufgaben.

• Verständnis für die Tätigkeiten der Mitarbeitenden und deren Arbeitsumfeld
• Ermitteln von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten und deren Ursachen
• Verständnis für die bestehenden Probleme im Unternehmen
• Sammlung von Zahlen-Daten-Fakten (Beweisen) für die Problembeschreibung, der Ursachenfindung oder bei der Erarbeitung von Massnahmen in der Prozessoptimierung
• Ausgangslage für die Berechnung und Optimierung der Kapazitäten in einem Unternehmen
• Verständnis für die Organisationskultur und -struktur in einem Unternehmen
• Bewertung des Führungsstils, der Hierarchien, der Zusammenarbeit und der Fehlerkultur in einem Unternehmen (anonym)
• Einschätzung des Umfelds, der Arbeitsbedingungen und der Aktivitäten in einem Unternehmen und die Auswirkungen dieser Punkte auf die Mitarbeitenden

Wie wird eine DILO durchgeführt?

Die Grundregel lautet, eine DILO pro vollen Arbeitstag für jede Person in einem Team durchzuführen. Dies, um einen guten Überblick über einen Arbeitstag und die Tätigkeiten der Person / des Teams zu erhalten. Wenn man mit beobachtenden Personen arbeitet, geht man ausserdem davon aus, dass die Mitarbeitenden am Anfang einer DILO-Analyse etwas aufgeregt sind. Dann arbeiten sie schneller oder effizienter arbeiten und sich etwas anders verhalten sich allenfalls anders, als wenn sie unbeobachtet wären. Das legt sich dann meist während des Tages und die Analyse wird genauer.

Manchmal sind auch mehrere Tage der (selbständigen) Beobachtung nötig, um ein aussagekräftiges Bild der Arbeitstätigkeiten zu bekommen. Allenfalls macht auch eine WILO-Analyse (Week in the life of) Sinn: Diese Form der Analyse berücksichtigt die Arbeitstätigkeiten einer Woche.

Bei der (selbständigen) Beobachtung werden keine Zeiten gestoppt oder Bewegungsmuster festgehalten, sondern notiert, wo Wartezeiten entstehen, wieso man bei einer Tätigkeit nicht weitergekommen ist, wann (und warum) Aufgaben nicht ausgeführt werden konnten etc. Das Team muss vor einer DILO-Analyse umfassend über die Methode und deren Ziel informiert werden – vor allem, wenn eine Person zur Beobachtung gestellt wird.

Es ist sehr wichtig, einen möglichst beispielhaften Arbeitstag zu beobachten. Bei einem Kundenbetreuer sollten eine gewisse Anzahl an Telefonen und/oder physischen Kundengesprächen durchgeführt werden. Bei einer Abteilungsleiterin sollten auch immer Führungsaufgaben oder strategische Arbeiten beobachtet werden. Dennoch ist eine DILO nie repräsentativ. Die Beobachtungen können durch Interviews, Reports und Daten aus Zeiterfassungen etc. ergänzt werden. Oder wie bereits erwähnt durch Aktivitätenprotokolle und Sit ins.

Hast du Fragen zu der DILO-Analyse? Wir stehen dir gerne zur Verfügung, wenn du die Arbeitsabläufe in deinem Team optimieren möchtest.