Das Value Stream Mapping (VSM/Wertstromanalyse) ist eine Methode, um den Zustand eines Prozesses zu analysieren. In allen Arbeitsprozessen stecken wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Schritte oder auch Verschwendung (Waste, MUDA). Diese gilt es mittels Value Stream Mapping sichtbar zu machen, damit sie in einem weiteren Schritt minimiert oder sogar eliminiert werden können. Das Resultat eines Value Stream Mappings ist immer eine Optimierung der Performance und eine Steigerung der Effizienz. Das geht nun ganz easy mittels Value Stream Mapping in kyro.

In kyro kann ein Prozess visualisiert und zeitgleich die Lead Time, Cycle Time und das Saving Potential berechnet werden. Ausserdem liefert kyro automatisch professionelle Auswertungen und Grafiken, simuliert Swim Lanes und verfügt über einen integrierten Prozess für RCPS (Root Cause Problem Solving, Root Cause Analysis, A3). Schliesslich können die Massnahmen direkt in einer Open Challenge Liste eingetragen werden, welche wiederum auf dem PDCA-Zyklus basiert – somit ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess sicher gestellt und der Prozess wird nachhaltig optimiert.

Ablauf einer vereinfachten Wertstromanalyse in kyro

Die intuitive Handhabung von kyro macht es möglich, dass alle Mitarbeitenden das Tool rasch verstehen und keine lange Einarbeitungszeit nötig ist, um in kyro Prozesse zu erfassen. Wir haben den Ablauf der Visualisierung eines Prozesses in kyro Schritt für Schritt für dich festgehalten:

1. Notiere alle Tätigkeiten und Schnittstellen zu einem bestimmten Prozess auf den gelben (digitalen) Post-it’s inkl. der Zuständigkeit und der benötigten Zeit für den Arbeitsschritt
2. Erfasse das Teams / die Rollen mit dem grünen Post-it auf der linken Seite der VSM
3. Ordne die Post-it’s in der richtigen Reihenfolge auf der digitalen Pinnwand an
4. Erfasse das verarbeitete Volumen, der aufgewendeten Zeit / Wartezeit / Stock (basierend auf bestehenden Reports, manuellen Messungen oder Schätzungen), mit Hilfe des blauen Post-it’s
5. Halte bei den Tätigkeiten fest, ob es sich um eine „Value ading activity (VA)“ handelt und Mehrwert bietet. Wenn ja, wie viel der aufgewendeten Zeit ist „value ading“?
6. Die Zeit, die nicht „value ading“ ist, wird automatisch als „non value ading“ erfasst. Tätigkeiten ohne Mehrwert sind zum Beispiel Verschwendungen wie Wartezeit infolge einer Abklärung, Postversand intern, ausstehender Entscheid etc.
7. Die Probleme mit einem rosa Post-it beschriften und ausformulieren. Diese gelangen dank der hinterlegten Verknüpfung direkt auf die OCL-Liste (Open Challenge List)
8. Anmerkungen wie Reklamationen, unerklärliche Aussteuerungen etc. welche im Prozess regelmässig auftreten notieren und entsprechend zuordnen (violettes Post-it)

Nachdem der der Prozess visualisiert wurde, müssen die nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten hinterfragt und soweit wie möglich reduziert werden. Dabei ist ein Hauptaugenmerk auf diejenigen Tätigkeiten zu richten, welche auch noch Auslöser für ein Problem (Unzufriedenheit beim Kunden, Qualitätsverlust etc.) sind.

Fazit zur vereinfachten Wertstromanalyse

Mit dem easy VSM in kyro können alle Mitarbeitenden eines Unternehmens ihre Prozesse ganz einfach und in derselben Art und Weise visualisieren. Die Arbeit im Tool macht bestehende Probleme sichtbar. Und es hilft dabei, die Team- und Prozess Performance im Unternehmen nachhaltig zu verbessern. kyro ist somit ein Arbeitsinstrument für die ganze Firma – denn wenn du Operational Excellence leben willst, musst du alle Mitarbeitenden ins Boot holen.

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Begriffserklärung:

Cycle time: Durchschnittliche Arbeitszeit vom Anfang bis zum Ende eines Prozesses
Lead time: Bearbeitungszeit / Zeit die vergeht vom Start eines Prozesses bis zum Ende
Savings Potential: Einsparpotential eines Prozesses