Effiziente Meetings dank dem Whiteboard
Meetings sind wichtig, um das Unternehmen kontinuierlich vorwärts zu bringen, um Massnahmen abzuleiten und Entscheidungen zu treffen. Meetings sind aber nur sinnvoll, wenn sie notwendig sind und effizient durchgeführt werden (siehe dazu auch die Meeting-Kaskade). Ein Whiteboard ist eine beschreibbare Tafel, welche für die Kommunikation unter den Mitarbeitenden eingesetzt wird. Entweder wird eine physische Tafel im Büro aufgehängt, oder man greift auch eine elektronische Lösung zurück. Es ist somit ein günstiges und einfaches Tool, welches schnell aktualisiert ist und einen guten Überblick schafft.
Es gibt unzählige Begriffe rund um das Whiteboard-Meeting: Huddle-Board, Kanban, Kaizen Board, Scrum, Shopfloor Management etc. – alle haben unterschiedliche Funktionen, sie alle haben jedoch einen gemeinsamen Nenner. Bei den genannten Methoden geht es immer um eine effiziente Meeting-Methode, bei welchen die Mitarbeitenden mit einbezogen und die Aufgaben/Probleme/Huddles für alle sichtbar dargestellt und visualisiert werden.
Ausserdem finden Whiteboard Meetings sehr regelmässig statt, werden laufen aktualisiert und zeigen in kürzester Zeit die täglichen oder wöchentlichen Herausforderungen auf.
Mit dem Whiteboard Meeting wird die Effizienz bei der Teamarbeit erhöht und es können wertvolle Ressourcen gespart werden. Im Endeffekt wird das Team durch die regelmässigen Whiteboard Meetings agil und kann schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren.
Anwendungsbereiche eines Whiteboards
- Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
- Steigerung der Agilität
- Umsetzung von Lean-Management-Massnahmen
- Darstellung der Skill-Matrix und der erarbeiteten Massnahmen
- Transparente Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden
- Förderung und Verbesserung der Zusammenarbeit
- Lösung von vorhandenen Problemen
- Engagement und Verantwortungsgefühl der Mitarbeitenden steigern
- Bewältigung von schwierigen Volumensituationen
- Unterstützung bei der Einführung neuer Prozesse
- Darstellung von Problemen
Herausforderungen des Whiteboard-Meetings
Das wichtigste Element für effiziente und erfolgreiche Whiteboard-Meetings sind die Mitarbeitenden. Diese müssen auf die Veränderungen vorbereitet und ins Boot geholt werden. Die Mitarbeitenden müssen verstehen, wie wichtig die täglichen, kurzen Meetings sind. Ausserdem muss das Board stets aktuell gehalten werden.
Wir können dir dabei helfen, die Meeting-Struktur in deinem Unternehmen zu überdenken und zeigen dir auf, welche Meetings nötig sind und welche nur Ressourcen verschwenden. Ausserdem können wir die Mitarbeitenden coachen und zusammen mit dir die geeignetste und effizienteste Meeting-Methode erarbeiten.