Effizientere Prozesse durch KVP: Wie ein Team die Erfassung von unnötigen Kommentaren abschaffte
In vielen Unternehmen schleichen sich im Laufe der Zeit Routinen ein, die aus früheren Prozessen stammen und oft nicht mehr hinterfragt werden. Ein gutes Beispiel hierfür ist ein Unternehmen aus der Energiebranche, welches wir schon seit einiger Zeit bei der Prozessoptimierung begleiten dürfen. Die Mitarbeitenden des Energie-Unternehmens erfassten (unnötige) Kommentaren in zwei verschiedenen Systemen. Es handelte sich dabei um Überbleibsel aus einem alten System. Bei diesem war es notwendig, einen Kommentar zu hinterlegen, um einen Arbeitsschritt abzuschliessen. Diese Anforderung wurde ungefragt in das neue System übernommen, obwohl sie längst überflüssig war. Wir zeigen in diesem Blog-Post auf, warum dieser unnötige Arbeitsschritt ungefragt übernommen wurde. Und wir zeigen dir, wie wir diese Verschwendung entdeckt und eliminiert haben: Unser Vorgehen für effizientere Prozesse durch kontinuierliche Verbesserung (KVP).
Die Ausgangslage: Ein unnötiger Prozess bleibt bestehen
Das Team war schon lange genervt von der doppelten Erfassung der Kommentare. Die Mitarbeiter hatten zwar erkannt, dass dieser Schritt unnötig war und nur zusätzliche Arbeit verursachte. Dennoch blieb die Praxis bestehen. Es war eine dieser „machen wir halt so“ Vorgaben, die nie hinterfragt wurden. Manchmal bleibt der Fokus auf den täglichen Aufgaben und das Hinterfragen von Prozessen rückt in den Hintergrund. In diesem Fall wurde das deutlich: Trotz des Frusts im Team und dem Bewusstsein, dass Zeit verschwendet wird, hatte niemand eine Änderung angestossen. Die Gründe dafür waren vielfältig: Die Mitarbeitenden wussten nicht, wer die Entscheidungskompetenz hat, um die Aufgabe abzuschaffen. Die Zeitkapazitäten reichten nicht aus, um die Veränderung anzugehen. Man fühlte sich nicht verantwortlich.
Die Lösung: Abschaffung der Kommentarfunktion
Wenn wir von prozessraum jedoch involviert sind, dann übergehen wir auch solche scheinbar kleinen Verschwendungen nicht. Wir stellen in Frage, wir suchen gemeinsam mit den Mitarbeitenden nach den Ursachen für ein Problem. Und wir erarbeiten Massnahmen. In diesem Fall war das ganz einfach: Die Kommentare wurden per sofort einfach nicht mehr erfasst. Bevor diese Entscheidung getroffen wurde, wurde sichergestellt, dass das Fehlen der Kommentare keine negativen Auswirkungen auf die Arbeit oder den Informationsfluss haben würde. Gleichzeitig wurde vereinbart, dass vier Wochen nach der Umstellung überprüft wird, ob es Beschwerden oder Rückfragen gibt.
Das Team war überrascht: Keine Beschwerden, keine Rückfragen – stattdessen ein effizienterer Ablauf und eine merkliche Zeitersparnis. Ein typischer Fall eines sogenannten „Quick-Wins“, der sofort positive Effekte brachte und Lust auf weitere Veränderungen machte. Übrigens: Mit diesem «Quick Win» konnten insgesamt 50 Arbeitstage eingespart werden! Pro Fall dauerte das alte Vorgehen im Schnitt 4 Minuten. Bei 6’060 Fällen sind das 404 Stunden, was 50.5 Arbeitstagen entspricht.
Warum gerade jetzt? Der strukturelle KVP als Erfolgsfaktor
Der Grund, warum dieser längst überfällige Schritt erst kürzlich umgesetzt wurde, liegt im Fokus auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Das Unternehmen legt seit einiger Zeit vermehrt Wert darauf, Prozesse systematisch zu verbessern. Damit rückt die kontinuierliche Verbesserung auch für das Team in den Vordergrund, während vorher der Alltag den Raum für solche Optimierungen versperrte.
Besonders entscheidend: Zwei Schlüsselfiguren – der Abteilungsleiter und ein Change Agent – zogen gemeinsam an einem Strang und trieben die kontinuierlichen Verbesserungen aktiv voran. Die Bedeutung von Zahlenmaterial spielte ebenfalls eine Rolle: Innerhalb unseres Projektes wurden endlich konkrete Daten erfasst, die verdeutlichten, wie viel Zeit durch die doppelte Kommentarfunktion tatsächlich verloren ging. Die Fakten haben den Massnahmen ein Gewicht verliehen. Plötzlich sieht man schwarz auf weiss, wie viel Zeitersparnis diese Art von Problemlösung mit sich bringt. Das motiviert.
Führung und Empowerment: Der Schlüssel zum Erfolg
Was hier besonders heraussticht, ist die Rolle der Führungskraft und des Abteilungsleiters. Sie stellten sicher, dass der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) systematisch vorangetrieben wird: Drei Stunden pro Woche werden für KVP reserviert, und die Fortschritte wöchentlich im Team-Meeting besprochen. Die Verantwortung für die Umsetzung liegt nicht allein bei den Führungskräften – das Team selbst ist in die Pflicht genommen, die zugeteilten Aufgaben eigenverantwortlich zu erledigen.
Dieses Empowerment des Teams ist ein zentraler Faktor bei der nachhaltigen Verbesserung und dem Streben nach Operational Excellence. In diesem Fall hat das Team in Abwesenheit der Führungskraft entschieden, dass die doppelte Erfassung der Kommentare abgeschafft werden soll. Als „Prozess-Experten“ hatten sie die nötige Entscheidungsmacht erhalten und setzten dies zügig um. Dieser Schritt machte deutlich: Das Team hat mehr Handlungsspielraum und Entscheidungsgewalt, als es zuvor dachte. Solche Erfolgserlebnisse – in diesem Fall die Beseitigung eines überflüssigen Schritts – heben die Stimmung und motivieren zu weiteren Verbesserungen.
Fazit: Kleine Schritte, grosse Wirkung dank kontinuierlicher Verbesserung
Der Fall der abgeschafften Doppel-Kommentare zeigt deutlich, dass selbst kleine Anpassungen einen grossen Unterschied machen können. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit erhalten, Prozesse zu hinterfragen und zu ändern. Die systematische Verankerung von KVP, der Rückhalt durch die Führung und das Empowerment des Teams sind entscheidende Faktoren für erfolgreiche Veränderungen. Quick-Wins wie der oben beschriebene, sorgen dafür, dass der Wunsch nach weiteren Optimierungen im Team wächst – und das ist der Motor für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Die Moral der Geschichte? Veränderungen müssen nicht immer gross und komplex sein – manchmal reicht es, kleine, längst überfällige Anpassungen vorzunehmen, welche schliesslich die tägliche Arbeit erheblich erleichtern. Für effizientere Prozesse durch KVP!