Effizienz durch dezentrale Entscheidungen: 460 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart mit dem Subsidiaritäts-Prinzip

In vielen Unternehmen gibt es Prozesse, die seit Jahren nicht hinterfragt werden, obwohl sie ineffizient und überflüssig sind. Oft handelt es sich dabei um veraltete Regelungen, die sich irgendwann überholt haben, aber nicht abgeschafft wurden und so den Arbeitsalltag unnötig belasten. Ein solches Beispiel war die 14-Tage-Kulanz-Regelung eines Energieunternehmens. Diese besagte, dass eine Wohnung zwischen zwei Vermietungen 14 Tage lang leer stehen darf, ohne dass in dieser Zeit ein Vertragspartner verantwortlich ist. Das führte zu zeitaufwendigen manuellen Prozessen und entgangenen Gewinnen. Wir zeigen in diesem Blog-Artikel, wie wir in diesem Fall vorgegangen sind und was das Subsidiaritäts-Prinzip für eine Rolle spielte.

Ausgangslage: Ein alter Prozess blockiert das System

Zwischen dem Auszug eines alten Mieters und dem Einzug eines neuen Mieters durfte also eine Immobilie über einen Zeitraum von 14 Tagen unbesetzt bleiben – so die alte Regelung. Daraus resultierten folgende Probleme:

1. Manuelle Dateneingabe: Da in dieser Zeit kein Vertragspartner vorhanden war, wurden die automatisch vom Zähler gesendeten Verbrauchsdaten nicht verarbeitet. Das System des Energieunternehmens konnte die Daten keinem Vertragspartner zuordnen, weshalb sie von den Mitarbeitern händisch erfasst werden mussten. Der Zeitaufwand dafür belief sich auf rund 2,5 Monate eines Vollzeitmitarbeiters pro Jahr – ein enormer Aufwand für einen überflüssigen Prozess.
2. Versteckte Kosten: Während der 14 Tage konnten für das Energie-Unternehmen Kosten entstehen, die nicht weiterverrechnet wurden. Etwa, wenn in der leerstehenden Immobilie Reinigungs- oder Malerarbeiten durchgeführt und entsprechend Energie verbraucht wurde. Das führte zu entgangenen Gewinnen, da diese Leistungen nicht abgerechnet werden konnten.

Die Lösung: Abschaffung der 14-Tage-Kulanz

Obwohl das Problem schon lange bekannt war, wurde es nie konsequent angegangen. Bis jetzt. Im Rahmen eines KVP-Projekts, in dem wir zusammen mit dem Unternehmen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementieren, wurde die 14-Tage-Kulanz nun abgeschafft. Die kontinuierliche Verbesserung als Gedankengut hat sich im Unternehmen mittlerweile etabliert, auch dank dem Abteilungseiter des betroffenen Teams und einem Change Agent. Der Fokus im Unternehmen hat sich verschoben – bis anhin ging die Optimierung von Prozessen im Arbeitsalltag unter, jetzt wird die kontinuierliche Verbesserung aktiv vorangetrieben. Probleme werden angegangen und nicht mehr ignoriert.

Ein weiterer Grund für die Abschaffung der Kulanz ist, dass erstmals konkretes Zahlenmaterial zur Verfügung steht, die das Ausmass des Problems aufzeigt: Der manuelle Zeitaufwand von 460 Stunden pro Jahr (entspricht 2,5 Monaten eines Vollzeitmitarbeitenden) sowie die entgangenen Gewinne machen den Handlungsbedarf deutlich. Die Abschaffung der Kulanz bedeutet nicht nur das Ende der manuellen Datenerfassung, sondern auch eine Anpassung im System – der Prozess entfällt dadurch vollständig.

Subsidiaritäts-Prinzip: Entscheidungen da treffen, wo sie anfallen

Die Entscheidung, die Kulanz abzuschaffen und die daraus resultierenden Änderung vorzunehmen, wurde auf Teamebene getroffen – im Einklang mit dem Subsidiaritäts-Prinzip. Dieses besagt, dass Entscheidungen dort getroffen werden sollten, wo die nötige Kompetenz und Information vorhanden ist.

Die Grundidee des Subsidiaritäts- oder auch Delegations-Prinzips ist einfach: Entscheidungen sollen auf der niedrigstmöglichen Ebene getroffen werden. Also dort, wo die Auswirkungen der Entscheidung am unmittelbarsten spürbar sind und wo die Fachkenntnis vorhanden ist. In diesem Fall war das Team, das die technischen und kaufmännischen Daten verwaltet, bestens positioniert, um die 14-Tage-Kulanz zu hinterfragen und abzuschaffen. Es gab keine Notwendigkeit, diese Entscheidung an höhere Stellen zu delegieren und dort zusätzliche Ressourcen zu binden.

Fazit: Dezentralisierte Entscheidungen und KVP steigern Effizienz

Die Abschaffung der 14-Tage-Kulanz zeigt, wie effektiv das Subsidiaritäts-Prinzip in Kombination mit einem strukturierten KVP-Prozess sein kann. Indem Entscheidungen dort getroffen werden, wo die Fachkompetenz vorhanden ist, können unnötige Prozessschritte schneller eliminiert werden. Daraus resultieren nicht nur Einsparungen und Effizienzgewinne im Team, die positiven Effekte wirken auch auf das gesamte Unternehmen.

Letztendlich zeigt dieser Fall, dass die Kombination aus dezentralen Entscheidungsprozessen und einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess dazu führt, dass nicht nur das Team, sondern das gesamte Unternehmen von optimierten Abläufen profitiert. Solche Erfolgsgeschichten motivieren, weiterhin ineffiziente Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern – und zwar dort, wo die Kompetenz und Information bereits vorhanden sind.