Effizienz durch dezentrale Entscheidungen: 460 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart mit dem Subsidiaritätsprinzip
In vielen Unternehmen gibt es Prozesse und Regelungen, die seit Jahren bestehen, obwohl sie längst nicht mehr sinnvoll sind. Sie werden im Arbeitsalltag kaum hinterfragt und verursachen dadurch unnötigen Aufwand und Kosten. Ein Beispiel dafür war die 14-Tage-Kulanzregelung eines Energieunternehmens. Sie erlaubte, dass eine Wohnung zwischen zwei Vermietungen 14 Tage lang ohne verantwortlichen Vertragspartner blieb. Die Folge waren zeitaufwendige manuelle Prozesse und nicht verrechenbare Leistungen. Wir zeigen in diesem Blogbeitrag, wie das Unternehmen diese Regelung im Rahmen eines KVP-Projekts abschaffte, dadurch 460 Arbeitsstunden pro Jahr einsparte und welche Rolle das Subsidiaritätsprinzip dabei spielte.
Ausgangslage: Ein alter Prozess blockiert das System
Zwischen dem Auszug eines alten Mieters und dem Einzug eines neuen Mieters durfte also eine Immobilie über einen Zeitraum von 14 Tagen unbesetzt bleiben – so die alte Regelung. Daraus resultierten folgende Probleme:
- Manuelle Dateneingabe: Da in dieser Zeit kein Vertragspartner vorhanden war, wurden die automatisch vom Zähler gesendeten Verbrauchsdaten nicht verarbeitet. Das System des Energieunternehmens konnte die Daten keinem Vertragspartner zuordnen, weshalb sie von den Mitarbeitern händisch erfasst werden mussten. Der Zeitaufwand dafür belief sich auf rund 2,5 Monate eines Vollzeitmitarbeiters pro Jahr – ein enormer Aufwand für einen überflüssigen Prozess.
- Versteckte Kosten: Während der 14 Tage konnten für das Energie-Unternehmen Kosten entstehen, die nicht weiterverrechnet wurden. Etwa, wenn in der leerstehenden Immobilie Reinigungs- oder Malerarbeiten durchgeführt und entsprechend Energie verbraucht wurde. Das führte zu entgangenen Gewinnen, da diese Leistungen nicht abgerechnet werden konnten.
Die Lösung: Abschaffung der 14-Tage-Kulanz
Obwohl das Problem schon lange bekannt war, wurde es nie konsequent angegangen. Im Rahmen eines KVP-Projekts änderte sich das. Gemeinsam mit dem Abteilungsleiter und einem Change Agent wurde die kontinuierliche Verbesserung im Arbeitsalltag verankert. Probleme wurden systematisch analysiert, mit Zahlen, Daten und Fakten belegt und konkrete Verbesserungsmassnahmen abgeleitet.
Dadurch wurde erstmals das tatsächliche Ausmass sichtbar: Die manuelle Verarbeitung verursachte einen Aufwand von rund 460 Arbeitsstunden pro Jahr. Hinzu kamen Leistungen, die während der 14-tägigen Kulanzfrist nicht verrechnet werden konnten. Auf dieser Grundlage wurde entschieden, die Kulanzregelung abzuschaffen und das System entsprechend anzupassen.
Subsidiaritätsprinzip: Entscheidungen da treffen, wo sie anfallen
Die Entscheidung, die Kulanz abzuschaffen und die daraus resultierenden Änderung vorzunehmen, wurde auf Teamebene getroffen – im Einklang mit dem Subsidiaritätsprinzip. Dieses besagt, dass Entscheidungen dort getroffen werden sollten, wo die nötige Kompetenz und Information vorhanden ist.
Die Grundidee des Subsidiaritäts- oder auch Delegationsprinzips ist einfach: Entscheidungen sollen auf der niedrigstmöglichen Ebene getroffen werden. Also dort, wo die Auswirkungen der Entscheidung am unmittelbarsten spürbar sind und wo die Fachkenntnis vorhanden ist. In diesem Fall war das Team, das die technischen und kaufmännischen Daten verwaltet, bestens positioniert, um die 14-Tage-Kulanz zu hinterfragen und abzuschaffen. Es gab keine Notwendigkeit, diese Entscheidung an höhere Stellen zu delegieren und dort zusätzliche Ressourcen zu binden.
Fazit: Dezentralisierte Entscheidungen und KVP steigern die Effizienz
Die Abschaffung der 14-Tage-Kulanz zeigt, wie wirkungsvoll das Subsidiaritätsprinzip in Verbindung mit einem strukturierten KVP sein kann. Das Problem wurde dort analysiert und die Lösung dort vorangetrieben, wo das notwendige Wissen vorhanden war. Konkrete Zahlen und Fakten machten den Handlungsbedarf sichtbar und ermöglichten eine fundierte Entscheidung.
Das Ergebnis: Ein überholter Prozess konnte vollständig eliminiert und rund 460 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart werden. Gleichzeitig zeigt das Beispiel, wie wichtig es ist, bestehende Regelungen immer wieder zu hinterfragen und Mitarbeitende zu befähigen, Verbesserungen im eigenen Arbeitsumfeld aktiv voranzutreiben.