Prozessoptimierung in der Finanzbranche: Über 25 % Effizienzsteigerung in fünf Teilprojekten

In diesem Erfahrungsbericht handelt es sich um einen Kunden aus der Finanzbranche. Wir durften vor einiger Zeit bereits ein Projekt im Bereich Trade & Export Finance der Unternehmung optimieren (mehr dazu in diesem Erfahrungsbericht) und das Projekt sehr erfolgreich abschliessen. In den letzten Monaten haben wir die Prozessoptimierung für diesen Kunden noch auf weitere Unterbereiche ausgeweitet. Und konnten dabei im Schnitt über 25% Effizienzsteigerungs-Potential verzeichnen. In diesem Blog-Artikel zeigen wir dir auf, wie wir bei dieser Effizienzsteigerung vorgegangen sind und geben Einsicht in die Zahlen der Teilprojekte.

Kurz zusammengefasst: In fünf Teilprojekten eines Finanzinstituts wurden Prozesse analysiert, visualisiert und optimiert. Durch die Digitalisierung optimierter Abläufe, die Reduktion unnötiger Kontrollen und die Beseitigung von Medienbrüchen konnten mehr als 1’500 Stunden eingespart und durchschnittliche Effizienzsteigerungen von über 25 Prozent erzielt werden.

Prozessoptimierung – wie wir vorgehen, um die Effizienz der Prozesse zu steigern

Wir starten bei unseren Projekten mit einem Kick Off und holen die Erwartungen und Bedenken unserer Kundschaft ab. Danach nehmen wir den IST-Prozess auf und visualisieren diesen in einem Value Stream Mapping. Bei der Analyse der Prozesse halten wir einerseits alle Probleme fest (Verschwendungen) und erfassen andererseits die Prozesszeiten pro Aktivität (diese können wiederum in wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten unterteilt werden). Danach werden individuelle Massnahmen erarbeitet, wie wir die nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten und die Probleme eliminieren oder minimieren können. Dann werden die erarbeiteten Massnahmen umgesetzt und die Probleme Schritt für Schritt behoben. So dass wir uns schliesslich dem SOLL-Prozess annähern. Dazu gehört auch, die umgesetzten Massnahmen stetig hinsichtlich deren Erfolg zu überprüfen und gegebenenfalls nochmals anzupassen – ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung.

Im Falle dieses Kunden lag der Fokus auf der Digitalisierung der Prozesse. Bei einer Digitalisierung muss besonders darauf geachtet werden, dass nur optimierte Prozesse digitalisiert werden. Die Prozessoptimierung muss der erste Schritt sein auf dem Weg zur Digitalisierung, ansonsten vervielfachen sich die Probleme nur, sobald der Prozess digital ist. Ausserdem haben wir auch die nicht digitalisierbaren Prozessschritte optimiert, so dass der Prozess ganzheitlich einwandfrei funktioniert. Da jeder Teilprozess eigene Herausforderungen und Probleme mit sich bringt, passen wir unser Vorgehen jeweils individuell auf die Bedürfnisse des Kunden an.

Gerne zeigen wir dir, mit welchen Massnahmen wir die Effizienzsteigerung in den einzelnen Teilprojekten erreicht haben und wie viele Einsparpotential wir jeweils erarbeiten konnten. Wir haben die Teilprojekte nummeriert, damit man keine Rückschlüsse auf das Finanzinstitut ziehen kann.

Die vier grössten Hebel der Prozessoptimierung

Obwohl die fünf Teilprojekte unterschiedliche Prozesse und Herausforderungen umfassten, zeigten sich bei der Analyse immer wieder dieselben Ursachen für Ineffizienzen. Die grössten Effizienzsteigerungen wurden durch vier wiederkehrende Verbesserungshebel erzielt:

• Digitalisierung papierbasierter Abläufe und Dokumente
• Reduktion unnötiger Freigaben und Kontrollen
• Vermeidung von Doppelspurigkeit und Mehrfachbearbeitungen
• Klare Aufgaben-, Rollen- und Verantwortungsverteilung

Diese Muster finden sich nicht nur in der Finanzbranche. Sie treten in vielen Unternehmen und Fachbereichen auf und bieten häufig das grösste Potenzial für nachhaltige Verbesserungen. Wer diese Ursachen systematisch identifiziert und beseitigt, schafft die Grundlage für effizientere Prozesse, kürzere Durchlaufzeiten und eine höhere Qualität.

Die Ergebnisse der einzelnen Teilprojekte

Jeder Prozess bringt eigene Herausforderungen, Rahmenbedingungen und Verbesserungspotenziale mit sich. Dennoch zeigte sich in allen fünf Teilprojekten ein ähnliches Bild: Ein grosser Teil der Verschwendung entstand durch Medienbrüche, unnötige Kontrollen, Doppelspurigkeit oder unklare Verantwortlichkeiten.

Die folgende Übersicht zeigt, welche Probleme in den einzelnen Prozessen identifiziert wurden, welche Massnahmen umgesetzt wurden und welche Effizienzsteigerungen dadurch erzielt werden konnten. Die Teilprojekte wurden anonymisiert und nummeriert, sodass keine Rückschlüsse auf das Finanzinstitut möglich sind.

Effizienzsteigerungs-Potential im Teilprojekt Nr. 1

Im Teilprojekt 1 konnten wir 477 Stunden einsparen und somit ein Effizienzsteigerungspotential von 36% erarbeiten. Wir haben in diesem Prozess 28 Probleme gefunden, die Ressourcen verschwenden. Das grösste Problem war die Ablage von physischen Dokumenten in Schränken und im Archiv. Dieses haben wir gelöst, indem wir einen elektronischen Prozess designt haben, welcher eine komplett digitale Ablage möglich machte. Ausserdem haben wir eine elektronische Abrechnung eingeführt und OnePager (Best Practice Dokumente) erstellt. Schliesslich haben wir die 4-Augen-Kontrolle optimiert: Sie wird ganz gezielt nur noch dort durchgeführt, wo sie notwendig ist.

• IST // 55 Tage, 13 h, 54 Minuten = 80’034 Minuten = 1’334 Stunden
• SOLL // 35 Tage, 16 h, 36 Minuten = 51’396 Minuten = 857 Stunden
• 28 Probleme
• Einsparpotential
  • 36%
  • 477 Stunden

Prozessoptimierung für das Teilprojekt Nr. 2

Im Teilprojekt 2 konnten wir eine Einsparung von 350 Stunden erarbeiten. Wir haben 19 Probleme gefunden und gelöst, dadurch war eine Effizienzsteigerungspotential von 23% möglich. Der Hauptfokus lag auf den physischen Dokumenten. Im neuen Prozess werden diese am Anfang eingescannt und dann durch den gesamten Prozess ausschliesslich digital bearbeitet und abgelegt.

• IST // 62 Tage 8 h, 53 Minuten = 89’813 Minuten = 1’497 Stunden
• SOLL // 47 Tage, 19 h, 8 Minuten = 68’828 Minuten = 1’147 Stunden
• 19 Probleme
• Einsparpotential
  • 23%
  • 350 Stunden

Effizienzsteigerung im Teilprojekt Nr. 3

Im Teilprojekt 3 konnten wir 96 Stunden einsparen und haben dadurch ein Einsparungspotential von 27% erreicht. Es handelt sich bei dem Prozess um einen weniger umfangreichen Prozess, dennoch haben wir 7 Probleme gefunden und eliminiert. Das grösste Problem waren auch hier die physischen Dokumente. Wir haben dieses Problem wie im Teilprojekt 2 behandelt: Die Dokumente werden direkt am Anfang des Prozesses eingescannt und dann digital bearbeitet und abgelegt.

• IST // 14 Tage, 17 h, 20 Minuten = 21’200 Minuten = 353 Stunden
• SOLL // 10 Tage, 16 h, 40 Minuten = 15’400 Minuten = 257 Stunden
• 7 Probleme
• Einsparpotential
  • 27%
  • 96 Stunden

Optimierung des Prozesses Nr. 4

Im Teilprozess Nr. 4 konnten wir eine Einsparung von 511 Stunden erreichen. Wir haben in diesem Teilprojekt 26 Probleme gefunden und gelöst. Und dadurch ein Effizienzsteigerungspotential von 15% erhalten. Die grösste Herausforderung war, dass das 2. Visum zu niedrig angesetzt war und dadurch zu viele 4-Augen-Kontrollen nötig wurden. Wir konnten die Visum-Limite erhöhen und so sehr viel Zeit einsparen.

• IST // 144 Tage, 17 h, 21 Minuten = 208’401 Minuten = 3’473 Stunden
• SOLL // 123 Tage, 10 h, 11 Minuten = 177’720 Minuten = 2’962 Stunden
• 26 Probleme
• Einsparpotential
  • 15%
  • 511 Stunden

Steigerung der Effizienz im Teilprojekt Nr. 5

125 Stunden haben wir im Teilprojekt 5 eingespart. Dadurch wurde eine Einsparpotential von 38% erreicht! Wir haben beim IST-Prozess 346 Stunden verzeichnet, beim SOLL-Prozess nur noch 221 Minuten. Die Effizienzsteigerung wird durch die Eliminierung oder Minimierung von 23 Problemen erreicht. Der Schwerpunkt war die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Kundenberater:innen und dem Backoffice. Einerseits, in dem wir eine klare Regelung der Ablage von physischen Dokumenten erarbeitet haben. Andererseits wurden Aufgaben neu verteilt und somit Doppelspurigkeit eliminiert. Wir stellen das Projekt in einem der nächsten Erfahrungsberichte noch etwas genauer vor.

• IST // 20’760 Minuten = 346 Stunden
• SOLL // 13’260 Minuten = 221 Stunden
• 23 Probleme
• Einsparpotential
  • 38%
  • 125 Stunden

Effizienzsteigerung entsteht durch das systematische Beseitigen von Verschwendung

Die Ergebnisse dieses Projekts zeigen deutlich: Hohe Effizienzsteigerungen entstehen selten durch einzelne grosse Massnahmen. Viel häufiger sind es zahlreiche kleinere Probleme, Medienbrüche und unnötige Arbeitsschritte, die sich über die Zeit zu erheblichen Aufwänden summieren.

In den fünf analysierten Teilprojekten konnten durch die strukturierte Analyse der Prozesse insgesamt mehr als 1’500 Stunden eingespart werden. Die grössten Hebel lagen dabei in der Digitalisierung von Dokumenten, der Reduktion unnötiger Kontrollen, der Vermeidung von Doppelspurigkeit und der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen.

Entscheidend war jedoch nicht die Digitalisierung selbst. Die grösste Wirkung entstand dadurch, dass die Prozesse zunächst verstanden, visualisiert und optimiert wurden. Erst anschliessend wurden digitale Lösungen gezielt eingesetzt. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer erfolgreichen Transformation und der blossen Digitalisierung bestehender Probleme.

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