Effizienzsteigerung mit und ohne IT: KVP als Basis, um Unternehmen voranzubringen
In vielen Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Prozessen, die Optimierungspotenzial haben. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) spielt eine entscheidende Rolle bei der Einsparung von Zeit und der Senkung der Kosten. Interessanterweise zeigt sich, dass Informationstechnik nicht immer der Schlüssel zur Lösung ist – manchmal lassen sich auch ohne technische Anpassungen erhebliche Fortschritte erzielen. Im Folgenden beleuchten wir zwei Beispiele aus der Praxis, die verdeutlichen, wann IT benötigt wird und wann Effizienzgewinne auch ohne IT-Massnahmen möglich sind.
Beispiel 1: IT als unverzichtbarer Bestandteil der Lösung
Ein Unternehmen aus der Energiebranche stand vor der Herausforderung, dass die manuelle Verarbeitung von Zählerdaten viel Zeit und Ressourcen verschlang (hier geht es zum Blog-Artikel). Eine veraltete Regelung besagte, dass Immobilien nach dem Auszug eines Mieters 14 Tage leer stehen durften, ohne dass ein Vertragspartner im System hinterlegt werden musste. Das führte dazu, dass das System die automatisch gesendeten Zählerdaten nicht verarbeiten konnte – sie mussten stattdessen manuell eingegeben werden. Der Zeitaufwand dafür betrug jährlich etwa 2,5 Monate eines Vollzeitpensums. Dazu kommt, dass in den 14 Tagen jeweils zwar Energie verbraucht wurde in den Immobilien, verrechnet werden konnte die Leistung jedoch nicht. Neben der Zeitverschwendung kommen also auch noch Gewinneinbrüche hinzu.
Im Rahmen des KVP-Prozesses wurden mehrere kurzfristige Massnahmen geprüft, wie zum Beispiel die Anpassung der Systeme, die die Zählerdaten senden, oder die Einführung eines „Dummy“-Vertragspartners. Diese Ansätze konnten das Problem jedoch nicht nachhaltig lösen. Schliesslich stellte sich heraus, dass eine Systemanpassung notwendig war, um den Prozess vollständig zu automatisieren und die manuelle Arbeit zu eliminieren.
Dank der engen Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und der fundierten Vorarbeit durch den KVP wurde die Dringlichkeit dieser Anpassung deutlich: 460 eingesparte Stunden im Team sowie die Möglichkeit, entgangene Gewinne durch effizientere Abrechnungsprozesse wieder hereinzuholen. Die im KVP erarbeiteten Daten und Berechnungen lieferten eine solide Grundlage, um die IT-Anpassung schnell umzusetzen. Durch diese Vorarbeit hatte das Projekt höchste Priorität in der IT und konnte zeitnah realisiert werden.
Dieses Beispiel zeigt, dass IT-Lösungen, wenn sie gut durchdacht und vorbereitet sind, enorme Effizienzgewinne bringen können.
Beispiel 2: Prozesseffizienz ohne IT-Massnahmen
Informationstechnik spielt eine wichtige Rolle bei der Prozessoptimierung, ist aber längst nicht immer die einzige oder entscheidende Lösung. Im Rahmen desselben KVP-Prozesses wie bereits oben beschrieben, jedoch in einem anderen Bereich, wurden insgesamt 39 Massnahmen zur Effizienzsteigerung identifiziert. Von diesen Massnahmen benötigten nur fünf die Unterstützung der IT. Diese fünf IT-getriebenen Veränderungen machten weniger als 40% des gesamten Einsparpotenzials aus. Das bedeutet, dass in diesem KVP-Projekt der grösste Teil der Effizienzgewinne durch nicht-technische Veränderungen erzielt wurden. Also durch organisatorische und administrative Anpassungen, die das Team selbst umsetzen konnte, ohne dass IT-Unterstützung nötig war. Ein Beispiel für Prozesseffizienz ohne IT-Massnahmen besprechen wir in diesem Blog-Artikel.
Das zeigt, dass auch in einem hochdigitalisierten Umfeld viele Prozesse durch einfache Änderungen verbessert werden können. Massnahmen wie die Optimierung von Arbeitsabläufen, klarere Verantwortlichkeiten oder das Abschaffen unnötiger Zwischenschritte können ohne IT-Ressourcen erhebliche Verbesserungen bewirken. Technologische Lösungen sind zwar wichtig, die eigentliche Prozesskompetenz und der Wille zur Veränderung im Team können jedoch mindestens genauso viel bewirken.
Fazit: Informationstechnik ist ein Teil der Lösung, aber nicht die ganze Lösung
Beide Beispiele verdeutlichen, dass IT-Lösungen ein starker Hebel für Effizienzsteigerungen sein können, aber nicht immer notwendig sind. Im ersten Fall war die IT-Anpassung im System der Schlüssel, um einen zeitaufwendigen Prozess komplett zu automatisieren und das volle Einsparpotenzial zu nutzen. Im zweiten Fall zeigte sich, dass der Grossteil der Effizienzgewinne auch ohne IT-Unterstützung erzielt werden konnte.
Was beide Beispiele gemeinsam haben, ist der strukturierte KVP-Prozess. Dieser liefert die notwendigen Daten und Fakten, um fundierte Entscheidungen zu treffen – ob mit oder ohne IT-Beteiligung. Das Fazit: Der wahre Erfolgsfaktor liegt in der Kombination aus technologischem Know-how, kluger Prozessgestaltung und einer aktiven Beteiligung des gesamten Teams.
Wir von prozessraum arbeiten übrigens mit ausgewählten Partnerfirmen zusammen, um passende IT-Lösungen in Unternehmen zu implementieren.