Fähigkeiten gezielt erarbeiten mit der Skill-Matrix in kyro

Eine Skill-Matrix zeigt die vorhandenen Kompetenzen und Fähigkeiten innerhalb eines Teams auf und stellt diese übersichtlich dar. Ein Unternehmen muss wissen, welches Know-How bereits vorhanden ist und wo noch Wissenslücken bestehen. Die Skill-Matrix ist ein Tool aus dem Prozessmanagement und dient als Basis für ein agiles Team. Aus der Skill-Matrix ergibt sich dann wiederum eine Coaching-Matrix – damit ersichtlich wird, wer mit wem welche Skills erarbeiten muss.

Eine Erhebung der Fähigkeiten ist grundsätzlich immer von Vorteil, jedoch gerade bei Transformationen eine Voraussetzung. So wird deutlich, welche Mitarbeitenden noch Entwicklungs-Potential haben, für welche Aufgaben noch nicht genügend Wissen vorhanden ist und wer von den Mitarbeitenden als Coach in Frage kommt.

Wie wird eine Skill-Matrix erstellt?

Um die vorhandenen Skills zu dokumentieren, schlagen wir folgendes Vorgehen vor: Zuerst lässt man die IST-Situation durch die Mitarbeitenden ausfüllen. Die Mitarbeitenden notieren also, welche Fähigkeiten sie bereits haben. Danach sollte die Führungskraft ebenfalls die IST-Situation und somit die bestehenden Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden aus ihrer Sicht notieren, allenfalls in einem separaten Dokument. Sollten Abweichungen zwischen der Einschätzung der Mitarbeitenden und der Führungskraft bestehen, müssen diese besprochen und geklärt werden. In einem nächsten Schritt werden die gemeinsamen Entwicklungsziele (SOLL) definiert, inklusive dem erwarteten Erreichungs-Datum. Schliesslich werden Massnahmen festgehalten, die den Abstand zwischen IST und SOLL überbrücken. Und es wird auch notiert, wer verantwortlich ist, dass diese Lücken rechtzeitig geschlossen werden. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die Mitarbeitenden von Betroffenen zu Beteiligten werden.

Die Erhebung der Skill-Levels in kyro

Wir von prozessraum haben eine eigene Darstellungsform für die Skill-Matrix erarbeitet und in unser hauseigenes Team- und Prozessoptimierungstool kyro integriert. Der grösste Vorteil liegt darin, dass neben dem IST-Zustand auch die Entwicklungsziele direkt auf einen Blick ersichtlich sind. Ebenfalls kann man rasch erkennen, wie viel der Weiterentwicklung bereits abgeschlossen ist – sprich wie viel zusätzliches Know-How schon erarbeitet wurde. Die Skill-Matrix in kyro ist bereits eine Kombination aus Skill- und Coaching-Matrix. Anhand der Farbcodierungen wird klar, wen wer coachen muss, um die nötigen Fähigkeiten zu erreichen.

Die Skill-Coaching-Matrix in kyro wird vom Ablauf her wie folgt erstellt. Zuerst werden alle Mitarbeitende als User erfasst. Dann werden die Prozesse pro Team im Prozesshaus definiert, und zwar die Hauptprozesse, die Teilprozesse und dann die Aktivitäten in einem Teilprozess (Value Stream Mapping). Aus diesem Vorgehen ergibt sich dann automatisch die leere Skill-Matrix. Die Führungskraft weiss also, welche Prozesse sie in der Abteilung hat und welche Mitarbeitenden diese Prozesse ausführen müssen. Es wird somit klar ersichtlich, welche berufsspezifischen Skills nötig sind, um die Prozesse abzuwickeln. Nun kann die Teamleitung sowohl die Soft- als auch die Hard-Skills definieren, die im Team für einen effizienten Arbeitsablauf benötigt werden. Schliesslich geht die Führungskraft dann alle Prozesse und Mitarbeitenden durch und schaut, wer bereits welches Level an Fähigkeiten innehat. Dies geschieht entlang der Skills-Levels im Informationsfeld der Skill-Matrix in kyro. Und schliesslich muss die Teamleitung entscheiden, wo sie welche Mitarbeitenden hin entwickeln will. Hier ist anzumerken, dass es keinen Sinn macht, alle Mitarbeitenden zu Expert:innen in jedem Bereich auszubilden. Wie viel Wissen es pro Prozess braucht hängt stark vom Volumen der Aufträge oder der Art des Geschäftes ab.

Überblick über das Coaching behalten mit kyro

Sobald klar ist, wie viel Know How erarbeitet werden muss und wer diese Fähigkeiten besitzt, kann definiert werden, wer als Coach agieren kann und bis wann die Skills weitergegeben werden sollen. Hier kommen auch wieder die Best Practice Dokumente zum Zug, diese sind in solchen Coaching-Situationen sehr wertvoll. Die definierten Coaching-Massnahmen können dann in der OCL erfasst und regelmässig per Status-Update kontrolliert werden.

Die grauen Flächen stellen das Soll-Ziel dar. Durch die Farbgebung in rot, gelb und grün sieht man auf einen Blick, welche Mitarbeitenden in welchen Fähigkeiten noch wie viel Schulungsbedarf und welche Mitarbeitenden ihr SOLL-Ziel bereits erreicht haben. So können die einzelnen Angestellten direkt adressiert und die Entwicklung stetig überprüft werden.

Auf der linken Seite sind zusätzlich alle jobspezifischen Skills übersichtlich aufgelistet. Also alle Fähigkeiten und Prozesse, die grundsätzlich nötig sind, um die vorhandenen Aufgaben zu bewältigen. Daneben ist jeweils ein Prozentsatz zu sehen – also wie viele Skills bereits vorhanden sind, um den Arbeitsalltag zu bewältigen. Auch hier geben die Ampelfarben einen guten Überblick über den aktuellen Know-How-Stand.

Der Vorteil der Erfassung einer Skill-Matrix in kyro ist ganz klar: Es bleibt nicht bei einer gezeichneten Skill-Matrix auf dem Papier, sondern es können direkt Aktionen und Massnahmen festgehalten werden, die beim Erreichen des SOLL-Ziels helfen. Hier wird also die Übersicht direkt mit Aktionen verknüpft: Massnahmen können in der Open Challenge Liste (OCL) festgehalten und Coaches können direkt zugeteilt werden.

Dieses Vorgehen hilft dabei aktiv zu werden, die Verbesserungen voranzutreiben und eine nachhaltige Optimierung der Skills und des Know Hows im Unternehmen zu erreichen.