Wie man Fehler behebt und Ressourcen spart
Wenn in einem Unternehmen Fehler passieren, kostet das Geld. Weil die Behebung des Fehlers Zeit benötigt oder weil ein finanzieller Schaden entsteht. Das ist ärgerlich und muss möglichst verhindert werden. Aber Fehler passieren unweigerlich, weder Menschen noch Maschinen sind unfehlbar. Noch ärgerlicher ist es jedoch, wenn ein Fehler zwei Mal oder sogar noch häufiger passiert. Das muss nicht sein. Fehler sollten nie ignoriert werden, denn von allein gehen sie nicht weg und verschlimmern den Schaden noch.
Wir verraten dir, wie man Fehler am besten vermeidet und eine möglichst offene Fehlerkultur lebt. So gehören Fehler und Probleme zwar nicht der Vergangenheit an, jedoch passieren sie kaum ein zweites Mal und werden nachhaltig aus dem Weg geräumt. Diese Art der Fehlerkultur spart Ressourcen im grossen Stil und verbessert ein Unternehmen stetig. So schont man nicht nur die Ressourcen, sondern steigert die Qualität eines Produktes oder eines Services.
Fünf Vorgehensweisen um Fehler zu beheben und Ressourcen zu sparen
Die Möglichkeiten um Fehler zu beheben und Ressourcen zu sparen sind vielfältig. Wir haben sie in fünf Vorgehensweisen zusammengefasst:
1. Fehler von Anfang an vermeiden
Am besten ist es natürlich, wenn Fehler erst gar nicht entstehen. Dabei helfen die Methoden Poka Yoke und FMEA (Failure Mode and Effects Analysis). Bei Poka Yoka werden Fehler verhindert, in dem man sie erst gar nicht möglich macht (Waschmaschine startet erst, wenn Türe geschlossen ist). Bei FMEA wird eine Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse durchgeführt, um mögliche Fehlerquellen bereits in der Entwurfsphase zu analysieren und deren Risiken zu bewerten. Beide Methoden werden vor allem in der Entstehungsphase eines neuen Produkts oder Prozesses eingesetzt.
2. Fehler suchen und Verschwendung eliminieren
Es lohnt sich, bestehende Prozesse zu analysieren, auch wenn sie grundsätzlich gut laufen. Zum Beispiel mittels Value Stream Mapping (VSM), mit Hilfe von SIPOC oder eines Process Walks / Sit ins. Wenn man einen Prozess genau analysiert, werden Fehler und Verschwendungen plötzlich sichtbar. Es gibt 8 Verschwendungsarten und es lohnt sich, genau hinzusehen. Wenn zum Beispiel viele Mitarbeitende ihr Potential nicht nutzen, stellt das eine immense Verschwendung dar, die auf den ersten Blick gar nicht erkennbar ist. Hier kann eine Skill Matrix nützlich sein. Oder es fällt auf, dass Mitarbeitende nicht effizient arbeiten, zu viele Meetings etc. anfallen – dann hilft zum Beispiel eine OPE (Overall Process Efficiency) weiter. Bei einem Prozess entstehen immer wieder Wartezeiten? Schon ein paar Minuten summieren sich schnell zu mehreren Stunden im Jahr.
3. Fehler nachhaltig beheben, indem man deren Ursachen herausfindet
Warum entstehen Wartezeiten? Wer ist zuständig für ein Produkt? Sind die nötigen Kompetenzen und Berechtigungen vorhanden, um eine Aufgabe auszuführen? Manchmal reicht es nicht, nur einmal zu Fragen – sondern es sind 5 Mal «Warum?» nötig, um die Ursache für ein Problem zu finden. Es gibt diverse Methoden, um die Ursachen für ein Problem herauszufinden: 5Why, 6W, RCPS, Fishbone-Diagram, 12 Schritte zur Problemlösung. Sie alle verbindet, dass man nicht aufhört zu suchen, bis man die Ursache für ein Problem gefunden hat. Erst wenn die Ursache behoben ist, ist das Problem gelöst. Vorher beseitigt man nur die Symptome und das Problem kehrt immer wieder zurück. Was eine enorme und unnötige Verschwendung bedeutet. Übrigens: Sobald die Ursache für ein Problem klar ist, sind die richtigen Massnahmen meist sehr schnell gefunden. Es lohnt sich also sehr, Zeit in die Ursachenfindung zu investieren.
4. Eine offene Fehlerkultur leben und Fehler als Chance sehen
Wenn ein Unternehmen Fehler als Chance zur Verbesserung ansieht, werden sie nicht mehr unter den Teppich gekehrt, sondern aktiv angegangen und nachhaltig gelöst. Nur, wie kann man eine gute Fehlerkultur leben? Zum Beispiel mit der Einführung eines Whiteboard Meetings. Probleme werden im Meeting regelmässig besprochen und thematisiert. Und anstatt lange darüber zu reden, wer für den Fehler verantwortlich ist, kann man direkt nach der Ursache suchen und Massnahmen definieren. Ausserdem ist es hilfreich, eine Open Challenge Liste (OCL) zu führen und Probleme konsequent aufzunehmen. So werden Probleme und Fehler nicht mehr stigmatisiert, sondern gehören zum Arbeitsalltag dazu. Wen man als Teamleiter oder Abteilungsleiterin mit gutem Beispiel vorangeht, reagieren die Mitarbeitenden schnell und trauen sich, Fehler zuzugeben und anzugehen.
5. Stetige Verbesserung anstreben (KVP)
Es muss nicht immer ein ganzer Prozess umgekrempelt werden. Manchmal haben kleine Veränderungen eine grosse Wirkung. Und sie senden ein wichtiges Signal an die Mitarbeitenden. Verbesserung in kleinen Schritten (KVP) ist oft sehr viel sinnvoller und nachhaltiger als die ganz grossen und teuren Veränderungen. Je mehr die oben genannten Punkte angewendet werden, desto schneller wird die neue Arbeitshaltung zum Standard.
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