Gelebte Prozesse für eine Verwaltungs-Organisation – ein Erfahrungsbericht

In diesem Erfahrungsbericht stellen wir das Projekt mit unserem Kunden aus der Verwaltung vor. Geschäftsschwerpunkt ist Human Resources (HR). Im 2018 hat dieser Kunde ADONIS eingeführt, eine Geschäftsprozessmanagement-Software. Die Organisation hat nach der Implementierung der Software damit begonnen, ihre Prozesse selbständig aufzunehmen und in die Software einzupflegen. Jedoch fiel den Verantwortlichen schnell auf, dass die Mitarbeitenden die eingepflegten Prozesse nicht umsetzten. In dieser Phase kamen sie dann auf prozessraum zu und wir durften das Projektteam unterstützen. Der Hauptfokus lag darauf, nicht nur gezeichnete, sondern gelebte Prozesse zu haben. Und genau da haben wir angesetzt.

Gelebte Prozesse in der Verwaltung: Das Projekt-Vorgehen

Gelebte Prozesse sind das Ziel, nur wie kommt man als Unternehmen dahin? Die Voraussetzung für die Erreichung des Ziels war, ein Team über die Schnittstellen hinaus zusammenzustellen. Nach einem Kick-Off mit allen relevanten Schnittstellen hat dieses Team dann an den Prozessen gearbeitet und die Umsetzung der Massnahmen vorangetrieben.

Wir haben zusammen mit dem Kunden die Prozesslandkarte analysiert und überarbeitet und ein Prozess-Haus erstellt. Ausserdem haben wir Prozesse zusammengeführt und dadurch die Komplexität verringert. Ganz im Sinne von Lean Management. Mit diesen Schritten haben wir die Grundlage geschaffen um die Prozesse im ADONIS abbilden zu können. Aber vor allem war das auch die Basis dafür, diese Prozesse schlussendlich lebbar zu machen.

Wir haben alle HR-Prozesse zuerst aufgenommen und analysiert. Wie zum Beispiel den Prozess „Personalgewinnung mit Ausschreibung der Stelle“, um nur einen der vielen Prozesse im Bereich Personalgewinnung zu nennen. Daneben sind auch noch unzählige Prozesse in der Personalbetreuung und dem Trennungsmanagement analysiert worden. Danach haben wir Arbeitshilfen (OnePager) für die Mitarbeitenden erstellt. Zusammen mit dem Projekt-Team haben wir dann die Prozess-Probleme beschrieben und priorisiert (siehe Priorisierungs-Matrix). Ausserdem haben wir in Workshops die Ursachen der Probleme evaluiert (siehe RCPS) und die Umsetzung der definierten Massnahmen begleitet. Zusätzlich haben wir die Mitarbeitenden geschult und ihnen beigebracht, wie sie selber Probleme beschreiben, Ursachen erforschen und Massnahmen sowohl definieren als auch umsetzen können. Damit Prozesse nicht nur in einer Software beschrieben, sondern tatsächlich im Arbeitsalltag auch gelöst werden. Und dies langfristig, auch ohne unsere Hilfe – im Hinblick auf einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Teil-Ziele des Projekts: Schritt für Schritt zum Ziel

Die folgenden Teil-Ziele wurden zusammen mit dem Kunden definiert und während des Projekts schrittweise erreicht:

• Prozesse werden bereichsübergreifend gelebt – Change Management
• Basis für einen KVP-Prozess und agile Teams schaffen
• Schaffung von klaren AKV’s (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten)
• Definierte Prozesse aufnehmen und kritisch hinterfragen – um Probleme erkennbar zu machen, Standort übergreifenden Austausch zu fördern / Best Practices zu erkennen, Standards zu definieren (OnePager), Schnittstellenprobleme zu optimieren/eliminieren
• Probleme beschreiben und Ursachen der Probleme finden
• Massnahmen zur Problem-Behebung definieren (short-, mid-, long-term) und im Massnahmenkatalog erfassen
• Probleme / Massnahmen priorisieren – Quantifizierung der Probleme anhand von Zahlen, Daten und Fakten (Einsparungspotential kann ausgewiesen werden)
• Die Umsetzung der Massnahmen wird durch die Mitarbeitenden selbst vorangetrieben
• Kritisches Hinterfragen des Bestehenden wird zum Standard bei den Mitarbeitenden

Projekt-Ergebnisse und Feedback des Kunden

Das Ziel in diesem Projekt war es, dass die Mitarbeitenden anfangen die Prozesse zu leben. Und dieses Ziel konnten wir erreichen. Alle relevanten Prozesse wurden aufgenommen, analysiert und verbessert. Und die Mitarbeitenden haben über die Schnittstellen hinweg die neuen Prozesse zum Leben erweckt.

Unser Kunde hat vor allem unsere unaufgeregte und sachliche Beratungskompetenz geschätzt. Gepaart mit dem Einfühlungsvermögen gegenüber den Mitarbeitenden und unserer Verbindlichkeit gegenüber dem Projekt konnten die Ziele „Prozesse standardisieren“, „Schnittstellen sicherstellen“ und „Human Resources Services neu ausrichten“ alle zur vollsten Zufriedenheit unseres Kunden erreicht werden.