Workshop; Helvetia; VSM; Value Stream Mapping; Prozessoptimierung; Coaching; www.prozessraum.ch

Online statt face-to-face - eine ganz andere Herausforderung

Workshop - auf deine Fragestellung zugeschnitten

Workshop Gewonnen – und jetzt?

Monatlich verlosen wir einen Workshop an Unternehmen, welche ihre Prozesse und Teams agiler, schlanker, standardisierter und effizienter gestalten wollen. Dabei lernen die Teilnehmer uns und unser Vorgehen, unsere Methode und Tools unverbindlich kennen.

Diesen Monat standen wir vor einer besonderen Herausforderung. Wir hielten den 4 stündigen Workshop komplett online ab – dem Covid-19 geschuldet.

Eine Managerin im Bereich der Unternehmensentwicklung hat am Wettbewerb mitgemacht und gewonnen. Das Unternehmen ist eine renommierte und grosse Versicherung mit Hauptsitz in Basel. Wir haben uns über diese Anmeldung sehr gefreut.

Ziel des Workshops

Die Unternehmung hat sich zum Ziel gesetzt, sich für die Zukunft effizienter aufzustellen und suchen nach Methoden, einem Vorgehen und Tools.

Mit unserem halbtägigen Workshop sollte folgendes aufgezeigt werden. Wie man:

  • vom Packpapier zu managementtauglichen Output kommt
  • E2E Prozesse effizienter gestaltet
  • Prozesse messbar macht
  • Prozesse nachweislich optimieren und standardisieren kann
  • Prozessprobleme zu erkennen und beheben zu können
  • ein massgeschneidertes Vorgehen für die Zielerreichung des eigenen Unternehmens erstellen kann
  • Digitalisierung- und Automatisierungspotential erkennen und quantifizieren zu kann
  • Mitarbeiter auf die kommenden Veränderungen vorbereiten sollte

Am online Workshop nahmen neun Leute von der Versicherung, von unterschiedlichen Bereichen, teil. Die Teilnehmer haben verschiedene Rollen im Unternehmen und kennen sich untereinander nur zum Teil. Das Wissen über Prozess Optimierung und deren Wichtigkeit ist im Unternehmen verankert, doch sie sind noch nicht dort, wo sein sein wollen.

Um unser Vorgehen im Bezug zur Prozess Analyse live zu testen, haben wir im Vorfeld den Prozess „Schadenmeldung“ ausgesucht.

Die Auswahl freute vor allem Lara Ferrari von prozessraum, denn sie hat über 6 Jahren im Schaden der Winterthur Versicherung gearbeitet und hat somit auch viel Erfahrung in der Bearbeitung von Schadenfällen und wie man dies effizient machen kann.

Doch grundsätzlich braucht man keine Erfahrung des Prozesses, denn so ist es einfacher, Fragen zu stellen, warum der Prozess gemacht wird wie er gemacht wird und durch diese – manchmal als mühsam empfundenen Fragen – versteht man die Probleme des Prozesses.

Herausforderung des Workshops

Die grosse Herausforderung war, dass der vierstündige Workshop online stattzufinden hat. Menschen, welche sich noch nie persönlich getroffen haben, treffen sich in einem virtuellen Raum un dann geht es mit der Vorstellungsrunde los. Da hat man noch die Gesichter vor sich, doch sobald man mit der Präsentation startet, sieht man die Gesichter nicht mehr.

Die Herausforderung dabei ist, dass man die Emotionen der Menschen nicht sieht. Man kann nicht darauf reagieren, spüren wenn man zu viel redet, wenn man die Leute langweilt. Man hat keinen Blickkontakt und man sieht nicht, ob man auf dem optimalen Pfad ist.

Wichtig in einem solchen Setting ist, dass man die Personen noch aktiver anspricht und ihnen Fragen stellt, sie mit einbezieht, damit man nicht in einen Monolog verfällt und einfach nur hofft, dass es endlich vorbei ist.

Dieses noch bewusster auf die Teilnehmer eingehen, sie noch aktiver miteinbeziehen, wenn man online ist, das ist zwingend notwendig, damit am Ende des Workshops alle mit einem guten Gefühl den Call verlassen.

Vorbereitung für den Workshop

Uns war es wichtig, dass wir nicht zu viel Zeit mit präsentieren verbringen, sondern sehr schnell in die Prozess Analyse mit unserem Tool VSM gehen konnten.

Dieser Mix ist uns gut gelungen.

Ablauf

Nach der Vorstellungsrunde wollten wir wissen, was die Erwartungen und Befürchtungen der Teilnehmer, an den heutigen Workshop, sind. Normalerweise benötigen wir dafür die Post-it’s. Heute haben wir einfach die Chat Funktion von Teams genutzt und das ging hervorragend.

Workshop; Helvetia; VSM; Value Stream Mapping; Prozessoptimierung; Coaching; www.prozessraum.ch

Quotes:

Erwartung: Einblick in Tools, Vorgehen, Methoden & gute Diskussionen
Befürchtungen: keine

Erwartungen: Messbarkeit

Einsicht in die Methodik und das Toolkit von prozessraum zur Analyse & Optimierung von Prozessen

Neue Ideen und Inputs zur Prozessaufnahme

Erwartung: Neue Inputs, wie wir uns methodisch weiterentwickeln können

Einsicht in das Tool und neue Inputs

wie definiert ihr end-to-end & wie erfolgt die Darstellung

Ich würde gerne sehen, worin sich Ihre Unternehmung von anderen in dem Bereich unterscheidet und wo wir noch Potential haben

Ideen sammeln, um Prozess einfach quantifizierbar zu machen (Stichwort Zahlen, Daten, Fakten)

Beispiel erarbeiten, Schwierigkeiten und Lösungen aufzeigen

Unser Vorgehen

Workshop; Helvetia; VSM; Value Stream Mapping; Prozessoptimierung; Coaching; www.prozessraum.ch

 

Workshop; Helvetia; VSM; Value Stream Mapping; Prozessoptimierung; Coaching; www.prozessraum.ch

 

Um die Team und auch die Prozess Performance nachhaltig zu verändern, benötigt man ein integriertes System. Es ist wichtig, dass man alles berücksichtigt, doch kann und sollte man Fokuspunkte setzen, denn nicht jeder Bereich hat am gleichen Ort Optimierungsbedarf.

Das eine ist es die klassischen Prozesse zu verbessern, doch um wirklich effizienter zu werden, müssen noch viele andere Aspekte angeschaut werden. Diese gehen jedoch oft vergessen oder zu wenig beachtet. Vor allem wird oft auch den Mitarbeitern, welche die Prozesse ausüben, zu wenig Beachtung geschenkt. Es werden Prozesse aufgenommen und analysiert, doch am Tisch sitzen nicht die Personen, welche diese umsetzen müssen. Wie soll da eine Umsetzung stattfinden?

Prozesse aufnehmen, analysieren und Probleme erkennen

Wenn man online arbeitet ist es wichtig, das richtige Tool zu haben. Wir haben extra eines entwickelt. Kein kompliziertes Tool mit vielen Zeichen sondern ein digitales Brown-Paper mit Post-it’s. Denn bis letztes Jahr haben wir noch genau so Prozesse aufgenommen. Heute haben wir ein online Tool, welches für face-to-face Workshops und auch online optimal geeignet ist. Sehr einfach in der Handhabung, klar verständlich, man hat die Zahlen im Blick und kann an den Problemen arbeiten – alles automatisiert.

VSM; Value Stream Mapping; Operational Excellence; Tool Box; www.prozessraum.ch
VSM; Value Stream Mapping; Operational Excellence; Tool Box; www.prozessraum.ch

Gemeinsam haben wir den Schaden Meldungspozess aufgenommen und die Probleme, welche darin vorkommen, aufgenommen. Wir konnten in der Zeit einige identifizieren, welche wir dann in einem gemeinsamen Beispiel durch den RCPS Prozess (Root Cause Problem Solving) geführt haben. Dieser ist auch gleich im Tool integriert und unterstützt so die strukturierte Problembehebung.

VSM; Value Stream Mapping; Operational Excellence; Tool Box; Issue List; www.prozessraum.ch
VSM; Value Stream Mapping; Operational Excellence; Tool Box; Issue List; www.prozessraum.ch

RCPS

Probleme zu beschreiben, eine saubere Ursachenforschung zu machen und daraus dann die geeigneten Massnahmen abzuleiten, um das Problem zu lösen, ist die Königsdisplin und will gut gelernt sein. Sonst kratzt man nur an der Oberfläche und die Gefahr besteht, dass man die falschen Massnahmen umsetzt und danach noch mehr Probleme hat als vorher.

RCPS; Workshop; Root Cause Problem Solving; prozessraum OpEx Box; Operational Excellence; www.prozessraum.ch
RCPS; Workshop; Root Cause Problem Solving; prozessraum OpEx Box; Operational Excellence; www.prozessraum.ch

Beispiel einer Problembeschreibung

90% aller Vorgesetzten wollen alle Bewerbungen sehen. Screening/Rating der Bewerbungen findet im HR statt und diese Bewerbungen werden klassifiziert nach A/B/C. Dennoch wollen einige Bereiche alle Bewerbungen sehen, obwohl ein Screening schon vorher passiert.

Die Dossier werden mehrmals in die Hand genommen von verschiedenen Leuten. Dies bringt einen erheblichen Mehraufwand auf allen Seiten.

Von 9000 Bewerbungen werden ca. 100-150 Leute eingestellt. Im Schnitt werden 6 Leute eingeladen. Annahme: 1000 Dossier sind relevant für die Bewerbungen

9000 Bewerbungen pro Jahr x 20 Minuten Screening pro Dossier = 180’000 Minuten für Vorgesetzte

8000 Bewerbungen pro Jahr x 20 Minuten sind unnötiges Doppelscreening von den Vorgesetzten = 160’000 Minuten =    2666 h Verschwendung

Wenn man Probleme so beschreibt, dann sieht man, wie gewichtig gewisse sind und ob es sich lohnt diese anzugehen – vielleicht auch mit einer Digitalisierung oder Automatisierung.

Abschluss

Uns hat es Spass gemacht, wir waren gefordert und haben zufriedene Teilnehmer hinterlassen. Wir sind stolz darauf und freuen uns auf das was kommt.

Quotes:

  1. Sehr spannender Einblick. VSM Tool gefällt mir sehr gut, denke aber, dass es relativ ist aufwendig um alle Daten zu pflegen. Ist dafür sehr strukturiert.
  2. Die Erwartungen würden erfüllt. VSM Tool gefällt sehr gut vor allem, dass es online und digital ist. Sehr spannender morgen.
  3. VSM Tool sehr lobenswert da alles online ist und somit dem herkömmlichen Brown Paper überlegen ist. Gefällt, dass einzelne Prozesse somit messbar sind und mit KPI’s gearbeitet werden kann.
  4. Schliesst sich den anderen Rückmeldungen an. VSM Tool sehr lobenswert. Gefällt der Gedanke, die Prozessaufnahme damit machen zu können
  5. Dito. Coole Sache!
  6. Interessant, sehr gut gefallen mit dem digitalen Ansatz, dass Massnahmen getrackt werden können. Struktur vorhanden.
  7. dito. Gefällt das mit VSM Tool die Messbarkeit der einzelnen Prozesse gegeben ist und sieht Potenzial für die einzelnen Prozessschritte dahinter.
  8. schliesst sich den anderen Rückmeldungen an.
  9. Gute Präsentation, strukturiert und gut vorbereitet. Andere Vorgehensweise bekannt gemacht.

Vielen lieben Dank für das sehr positive Feedback, für die zahlreiche Teilnahme und das Interesse an diesem Thema. Wir haben uns sehr darüber gefreut, dass so viele mitmachen wollten, sich die Zeit genommen haben und uns das vertrauen geschenkt haben.

DANKE!

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