OCL Open Challenge List www.prozessraum.ch

Workshop - auf deine Fragestellung zugeschnitten

Der Schlüssel zum Erfolg sind agile Teams. Doch was heisst das konkret?

Workshop Gewonnen – und jetzt?

Monatlich verlosen wir einen Workshop an interessierte Unternehmen, welche ihre Prozesse oder Teams agiler, schlanker, standardisierter haben wollen.

Ein Leiter einer Abwicklungseinheit bei einer renommierten Versicherungsgesellschaft hat mitgemacht und gewonnen. Er wollte den Workshop mit seinen Führungskollegen und seinem Vorgesetzten durchführen. Er wollte dadurch, dass die Führungskräfte näher zusammen rücken und sie so auch einen nachhaltigen Mehrwert vom nachmittag haben.

Sein Ziel mit dem Workshop

Auch bei diesem Kunden steht das Wort „Agil“ zentral im Raum und sie sehen ihre Herausforderungen in vielen Bereichen. Einen Elefanten, welche sie nun in kleine Stücke schneiden wollen und dabei benötigen sie Unterstützung.

  • Umgang mit Prozessveränderungen in der Führung aufgrund anstehender Digitalsierungen
  • Prozessveränderungen in Zusammenhang mit Automatisierung
  • Prozessveränderungen aufgrund agiler Arbeitsmethoden

Die Führungskräfte sind für verschiedene Teams verantwortlich. Die gleiche Teamkonstellation gibt es an anderen Standorten, welche miteinander verglichen werden. Da jedoch kein einheitliches Messsystem vorhanden ist, kann man nicht wirklich sagen, welcher Standort nun performanter ist als der andere. Hier ist man im ARD Modus statt ZDF – ahnungslos, raten und diskutieren statt Zahlen, Daten und Fakten.

Agiles Team ist auch bei diesem Kunden ein „Modewort“. Was es konkret für sie heisst, wussten sie nicht. Hier muss man dem Kunden immer die Möglichkeit geben, dies für sich selber zu definieren und ihn dabei zu unterstützen.

Herausforderung an den Workshop

An einem Nachmittag den Mitarbeitern so viel zu vermitteln, dass sie mit konkreten Aufgaben in den nächsten Arbeitstag starten, ist challenging. Doch eines vorneweg – wir haben es geschafft!

Wir haben uns überlegt, was wir den Mitarbeitern beibringen, damit sie einen Mehrwert aus diesem Tag ziehen.

RCPS – Root Cause Problem Solving

Wir haben uns dazu entschlossen, ihnen konkret zu zeigen, wie eine RCPS Session funktioniert. Dies ganz alleine im Nachhinein zu machen, ist meistens sehr schwer. Dennoch haben sie ein gutes Instrument erhalten, welches sie weiter bringt.

Probleme zu erkennen, diese mit Zahlen, Daten, Fakten zu beschreiben, auf täglicher Basis, ist schon mal per se eine Herausforderung. Manchmal sieht man nämlich auch ein grosses Problem, wo gar keines ist. Dieses Verständnis zu erhalten ist extrem wertvoll.

Vorbereitung für den Workshop

Wir haben sie gebeten, sich auf den Workshop vorzubereiten und sich zu überlegen, wo denn ihre Probleme in den folgenden Bereichen sind:

  • Prozess
  • Einstellung & Verhalten
  • Fähigkeiten & Organisation
  • Team- und Prozessperformance
  • Kunden – intern oder extern, auch Schnittstellen
5 Linsen RCPS Workshop
www.prozessraum.ch

Das ist das Ergebnis im Workshop.

Tag des Workshop

prozessraum wurde herzlich empfangen und man ist, für das sich gegenseitig kennenlernen, gemeinsam Mittagessen gegangen. Das tut dem Spirit des Workshops sehr gut und ist förderlich für eine noch bessere Zusammenarbeit.

Nach dem leckeren gemeinsamen Mittagessen wollten wir zuerst wissen, was ihre Erwartungen und Befürchtungen sind.

Erwartungen und Befürchtungen Workshop
Erwartungen und Befürchtungen Workshop
www.prozessraum.ch

Damit kann man im Workshop dann gut arbeiten und mit der Präsentation darauf verweisen.

Eine ihrer Fragestellungen war ja folgende:

  • Umgang mit Prozessveränderungen in der Führung aufgrund anstehender Digitalsierungen
  • Prozessveränderungen in Zusammenhang mit Automatisierung

Wir haben aufgezeigt, was man tun muss um die Ziele zu erreichen und zwar folgendes:

vorbereiten dann digitaliseren
vorbereiten dann digitaliseren
Workshop
www.prozessraum.ch

Und danach das wie man es machen sollte, damit man eine agile Organisation bekommt, die gewappnet ist auf die digitale Zukunft.

5 Linsen prozessraum.ch
5 Linsen Lean 5 Lenses
www.prozessraum.ch

Dafür gibt es ein Vorgehen und die entsprechenden Tools, die Anwendung finden.

prozessraum Tools
prozessraum Tools
www.prozessraum.ch

Zuerst haben wir aufgezeigt, welche Tools dazu notwendig sind, um ein agiles Team zu sein. Eines davon ist unsere RCPS Session mit konkreten Anweisungen, wie dies durchzuführen ist und welche Regelmeetings man einzuplanen hat.

RCPS
RCPS Workshop
www.prozessraum.ch

Wir haben drei Gruppen gemacht und jede Gruppe hat ein Post-It vom Flip-Chart genommen und hat im ersten Schritt versucht, das Problem anhand der oben stehenden Vorgaben zu beschreiben. Tönt einfach? Ist es aber nicht. Versuch es mal… Ohne Anleitung durch einen Moderator oder persönlicher Erfahrung in der Problembeschreibung, wird es sehr schwierig ein Problem so zu umschreiben, dass es tatsächlich ein Problem ist. Unsere Aufgabe war es, die Leute zu challengen, zu hinterfragen und wieder zu hinterfragen.

Nach rund 60 Minuten waren die Gruppen soweit, es dem Plenum zu präsentieren und beim sich gegenseitig vorlesen, was denn das Problem ist, entstand schon das nächste. Die anderen verstanden das Problem nicht. Das passiert, wenn es nicht klar genug ist, keine Zahlen, Daten und Fakten enthält und man es nicht weit genug auf den Kern herunter bringt.

Hier ein Beispiel einer Problembeschreibung

90% aller Vorgesetzten wollen alle Bewerbungen sehen. Screening/Rating der Bewerbungen findet im HR statt und diese Bewerbungen werden klassifiziert nach A/B/C. Dennoch wollen einige Bereiche alle Bewerbungen sehen, obwohl ein Screening schon vorher passiert.

Die Dossier werden mehrmals in die Hand genommen von verschiedenen Leuten. Dies bringt einen erheblichen Mehraufwand auf allen Seiten.

Von 9000 Bewerbungen werden ca. 100-150 Leute eingestellt. Im Schnitt werden 6 Leute eingeladen. Annahme: 1000 Dossier sind relevant für die Bewerbungen

9000 Bewerbungen pro Jahr x 20 Minuten Screening pro Dossier = 180’000 Minuten für Vorgesetzte

8000 Bewerbungen pro Jahr x 20 Minuten sind unnötiges Doppelscreening von den Vorgesetzten = 160’000 Minuten =    2666 h Verschwendung

Spannend war es, dass die eine Gruppe auf einmal merkte, dass das grosse Problem, das sie vorher hatten, gar kein so grosses Problem ist und man es einfach lösen kann. Viele AHA-Erlebnisse später kam man zum Schluss, dass dies eine sehr wertvolle Methode ist um für sich und das Team einzusetzen – und agil die Probleme anzugehen.

Vorgehen nach dem Workshop

Klar war allen, dass der ½ Tages Workshop nur ein Kick-off war und das man danach daran weiter arbeiten muss. Dafür gab es konkrete Handlungsanweisungen.

Kalender Workshop
Kalender Workshop RCPS
www.prozessraum.ch

Feedback

Quotes Workshop
Quotes Workshop
www.prozessraum.ch

Den Gewinner des Workshops habe ich zu einem späteren Zeitpunkt nochmals abgeholt und er hat die Handlungsanweisungen umgesetzt und eine Verantwortliche Person dafür gestellt, welche das Thema weiter treibt und wird sich überlegen, wie sie die weitere Unterstützung von uns einsetzen können.

Wie können wir unterstützen?

Einfach anrufen oder eine online Anfrage senden für eine unverbindliche Beratung.

We worked on process optimization together with prozessraum. It helped us pretty much to systematically approach the analysis of processes with the focus on what is really important and work concentrated on the root causes. Certainly we liked the friendly and professional guidance throughout the workshop so if there is another chance to work together with Prozessraum we would appreciate to work their team again. I can only recommend Lara and Alessandro to dive into process work.

David Pircher www.prozessraum.ch
David Pircher
Head Technical Development, Sigvaris
  • Alle
  • Artikel
  • Projekte
  • Tools
  • Workshop

Gratis Workshop – Finanzinstitut

Prozessautomation war das Thema des sehr erfolgreichen «Lunch & Learn» mit Alegri, FireStart & prozessraum aus dem Frühjahr.

Agilität – neuer Wein in alten Schläuchen?

Fragekarten sind ein Mittel um den interaktiven Austausch von Personen zu fördern, welche sich wenig oder gar nicht kennen.

OpEx Operational Excellence – Toolbox

Heute stellen wir die Tabelle vor, in der alle Werkzeuge notiert sind die wir verwenden, um Prozesse anzupassen. Alle bereits erschienen Artikel mit Werkzeugen sind mit einem Hyperlink versehen. Die Werkzeuge, die noch ohne Hyperlink sind, definieren unsere Roadmap der nächsten Wochen und Monate.