Kapazitätsmanagement in der Dienstleistung

Ein Kapazitätsmanagement stellt sicher, dass die physischen Kapazitäten in einem Unternehmen optimal genutzt werden und diese in ausreichenden Mengen vorhanden sind, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ursprünglich stammt das Kapazitätsmanagement aus der Produktionsbranche (Abgleich von Bedarf und Angebot). Mittlerweile ist das Management der vorhandenen und benötigten Kapazitäten aber auch in der Dienstleistungsbranche angekommen. In der Dienstleistung ist die Planung von Kapazitäten (eher physische Aspekte wie Material, Maschinen, Arbeitskräfte und deren Arbeitszeit) immer auch verbunden mit der Planung von Ressourcen (eher immaterielle Aspekte wie Wissen, Fähigkeiten). In diesem Blog-Artikel beziehen wir uns vor allem auf das Management der Kapazitäten in einem Unternehmen. Wenn du dich für das Management von Ressourcen interessierst, können wir dir den Artikel zur Skill- und Coaching-Matrix empfehlen.

Kurzfristige Änderungen im Kundenauftrag, Lieferengpässe oder der Ausfall von Mitarbeitenden haben Auswirkungen auf die Kapazitäten und müssen schnellstmöglich erkannt werden. Eine Planung der Kapazitäten ermöglicht es Synergien zu nutzen, Engpässe zu identifizieren, Verschwendungen zu vermeiden und somit Kosten zu sparen.

Vorgehen bei der Planung von Kapazitäten in der Dienstleistung

1. Analyse der Anforderungen: Wie viele Kapazitäten sind nötig, um die Unternehmensziele zu erreichen? Wie viele Prozesse sind vorhanden, wie lange arbeiten die Mitarbeitenden an einem Prozessschritt (Standardzeit eruieren)? Welche anderen Kapazitäten sind nötig, um die Dienstleistung effektiv zu erbringen (Technik, Räumlichkeiten, Wissen etc.)?
2. Prognose der Nachfrage: Wie verändert sich die Nachfrage nach der Dienstleistung (über die Woche, zwischen den Saisons, durch das Jahr hindurch)? Diese Prognosen sollten auf Zahlen-Daten-Fakten basieren, also zum Beispiel auf Marktanalysen, bereits gesammelte Daten oder Trend-Reports.
3. Identifizierung von Engpässen und Spitzenzeiten: Sind Phasen bekannt, wo es zu Engpässen kommt? Woran liegt das? Gibt es Zeiten, in denen die Nachfrage besonders hoch ist? Warum?
4. Planung der nötigen Kapazitäten: Nachdem alle nötigen Informationen analysiert und gesammelt wurden, wird klar, wann wie viele Kapazitäten nötig sind. Zu diesem Zeitpunkt wird auch ersichtlich, ob weitere Mitarbeitenden eingestellt werden müssen, ob weitere Räumlichkeiten, technische Unterstützung oder Wissen (immaterielle Ressource) notwendig ist und zu welchen Zeiten/Saisons mehr Kapazitäten benötigt werden.

Kapazitäten effizient nutzen und die Performance steigern

Natürlich ist es wichtig zu wissen, wie viele Kapazitäten gebraucht werden, um die Geschäftsziele zu erreichen. Dieses Wissen bildet die Basis und hilft dabei, auf Engpässe und kurzfristige Änderungen von Kundenaufträgen reagieren zu können.

Mindestens genauso wichtig ist es jedoch, die Leistung der Mitarbeitenden zu analysieren, Verschwendungen zu minimieren und die Teamperformance zu steigern. Den ganz oft ist es so, dass die Kapazitäten und auch die Ressourcen der Mitarbeitenden nicht effizient genutzt werden.

Hier müssen folgende Fragen gestellt werden: Sind die Aufgaben-Kompetenzen-Verantwortungen geregelt? Ist das nötige Wissen vorhanden, um die Arbeit effizient verrichten zu können? Wo kommt es zu Verschwendung wegen unnötigen Wartezeiten, Meetings und Fehlern?

Neben dem Management der Kapazitäten ist es also genauso wichtig, die Prozesse an sich und die Performance der Mitarbeitenden zu optimieren. So werden oft sehr viel Kapazitäten freigelegt. Bevor du also neue Mitarbeitende einstellst, lohnt es sich, genau hinzusehen. Meistens sind nach einer Prozess- und Team-Optimierung gar keine weiteren Arbeitskräfte mehr nötig.

Gerne unterstützen wir dich beim Kapazitätsmanagement für deine Unternehmung oder deine Abteilung. Wir teilen unser Wissen und helfen dir bei der Vermeidung von Engpässen, bei der Steigerung der Produktivität und der Rentabilität und bei der Optimierung der Flexibilität.