KVP implementieren: Die 6 wichtigsten Schritte
Die kontinuierliche Verbesserung ist heutzutage ein wichtiger Aspekt in der Führung eines Unternehmens. Wenn sich ein Unternehmen kontinuierlich verbessert, dann steigt die Qualität, die Effizienz und die Performance. Gerade in der Dienstleistungsbranche ist es enorm wichtig, dass die Kundschaft zufrieden ist und die Prozesse reibungslos laufen. Fehler müssen möglichst früh behoben werden und dürfen kein zweites Mal passieren. Wir zeigen dir deshalb in diesem Blog-Artikel auf, wie du als Führungskraft erfolgreich einen KVP implementieren kannst.
Warum braucht es einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess?
Das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung ist einfach: Es wird eine nachhaltige Verbesserung in kleinen Schritten angestrebt (Kaizen). Dazu gehört auch, das Mindset der Mitarbeitenden zu verändern. Fehler sollen als Chance angesehen werden und alle Mitarbeitenden tragen ihren Teil zur Verbesserung bei. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) hat also zum Ziel, bestehende Abläufe und Strukturen schrittweise zu Optimieren. KVP steht somit im Gegensatz zu grossen, einmaligen Veränderungs-Projekten und Transformationen. Mit einem KVP wird eine Kultur des Lernens und der Weiterentwicklung gefördert und ausserdem das Risiko einer Fehlentwicklung minimiert.
Die Vorteile eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Die Vorteile eines KVP’s sind klar:
- Effizientere Prozesse: Durch stetige Anpassungen und Optimierungen in kleinen Schritten lassen sich Arbeitsabläufe beschleunigen und Ressourcen besser nutzen
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter erleben eine positive Arbeitskultur, in der ihre Vorschläge und Ideen wertgeschätzt werden
- Bessere Qualität in der Dienstleistung: Ein KVP erhöht die Qualität der Verwaltungsprozesse
- Kundenzufriedenheit: Die höhere Qualität führt schliesslich zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit
Doch wie lässt sich ein solcher Prozess in der Dienstleistungsbranche erfolgreich einführen?
KVP implementieren – die wichtigsten Schritte
Wir verraten dir die wichtigsten Schritte, die du bei der Implementierung eines KVP beachten musst.
1. Einsatz und Unterstützung durch die Führungsebene
Die oberste Führungsebene muss den kontinuierlichen Verbesserungsprozess als Priorität definieren und die notwendigen Ressourcen bereitstellen. Die Verbesserung in kleinen Schritten wird von den Mitarbeitenden gelebt, die Führungspersonen müssen aber die Wichtigkeit des Themas erkennen und das Vorgehen aktiv unterstützen. Das bedeutet einerseits, dass die Führungsebene die Ziele des KVP kommuniziert, Ressourcen für die Weiterbildung und Schulung der Mitarbeitenden bereitstellt und die Mitarbeitenden motiviert, aus Fehlern zu lernen und diesbezüglich eine Vorbildfunktion einnimmt.
2. Mitarbeitende von Anfang an in die kontinuierliche Verbesserung einbinden
Die Mitarbeitenden einer Unternehmung wissen genau, wie ihre Arbeitsabläufe funktionieren und wo die Fehler in einem Prozess liegen. Dieses Wissen ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht Verbesserungspotenzial zu erkennen und umzusetzen. Die Mitarbeitenden müssen deshalb von Anfang an in die kontinuierliche Verbesserung eingebunden werden. Dabei helfen können zum Beispiel regelmässige Meetings (zum Beispiel tägliche Whiteboard-Meetings), in denen die Mitarbeitenden Verbesserungsvorschläge einbringen können.
3. Eine offene Fehlerkultur etablieren
Im Unternehmen eine offene Fehlerkultur zu etablieren, bildet die Basis für einen KVP. Dazu gehört, dass Fehler als Chance angesehen werden. Die Mitarbeitenden einer Unternehmung müssen wissen, dass Fehler immer der erste Schritt zur Verbesserung sind und sie diese immer offen und ehrlich kommunizieren können, ohne dass dies negative Konsequenzen hat.
4. Aktuelle Prozesse optimieren und Best Practices erstellen
Um sicherzustellen, dass sich ein Prozess stetig verbessert, muss zuerst einmal die aktuelle Ausgangslage visualisiert werden. Um herauszufinden, wo die Schwachstellen (Verschwendungen) und Fehler im Prozess liegen, ist eine Prozess-Analyse notwendig. Wir von prozessraum greifen dabei auf Wertstromanalysen (Value Stream Mappings, VSM) zurück. Das geht mittlerweile auch ganz einfach digital, mit dem Optimierungs-Tool kyro. Sobald die Fehler und Verschwendungen klar sind, können die Ursachen ermittelt und Massnahmen erarbeitet werden. Sobald die Prozessoptimierung abgeschlossen ist, fängt die kontinuierliche Verbesserung aber erst richtig an: Ein Prozess muss stetig überprüft und immer weiter verbessert werden. Als Basis dient dabei ein Best Practice Dokument.
5. Massnahmen Schritt für Schritt umsetzen
Ein häufiger Fehler bei der Implementierung eines KVP ist der Versuch, alles auf einmal optimieren zu wollen. Es ist jedoch zu empfehlen, die Massnahmen Schritt für Schritt umzusetzen. Wir empfehlen, die Massnahmen hinsichtlich deren Wirksamkeit zu priorisieren. Starte mit denjenigen Massnahmen, die schnelle Ergebnisse zeigen und einen grossen Effekt auf die Mitarbeitenden haben. Das motiviert und überzeigt die Mitarbeitenden, dranzubleiben und die Verbesserung in kleinen Schritten mitzutragen. Wenn wir Probleme lösen und Massnahmen umsetzen, gehen wir nach dem PDCA-Zyklus vor: Plan-Do-Check-Act.
6. Überprüfung der Massnahmen und deren Wirkung
Ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses prüfen wir immer, ob die umgesetzten Massnahmen den gewünschten Effekt erzielt / das Problem gelöst haben. Wenn nicht, wird der PDCA-Zyklus erneut gestartet. Auch ist es wichtig, erfolgreiche Massnahmen regelmässig auf deren Wirksamkeit hin zu überprüfen – zum Beispiel einmal im Jahr. Unternehmen, Kunden und die Umwelt verändern sich schnell: Massnamen, die vor einem Jahr gut gewirkt haben, könnten bereits wieder veraltet sein. Wir empfehlen, die Wirksamkeit der Massnahmen immer mit Kennzahlen (KPI’s) zu überprüfen.
Die Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses hat also nichts mit der Einführung eines Tools zu tun. Es handelt sich dabei nicht um eine bestimmte Technik oder ein Gerüst, dass man über ein Unternehmen stülpen könnte. Es geht viel mehr darum, eine offene Lern- und Fehlerkultur zu etablieren, die Mitarbeitenden zu motivieren und das Mindset in einer Unternehmung langfristig zu verändern.
Wir helfen dir dabei, den KVP in deinem Unternehmen zu implementieren.