Lara über die 5 linsen

Lara über die "5 Linsen"

Die 5 Linsen für die ganzheitliche Betrachtung von Unternehmen/Teams

Die 5 Linsen sind ein grosser Teil der Lean Six Sigma Philosophie und werden unter anderem bei Operational Excellence (OpEx) mit angewendet.

Dieser Artikel soll Dir näher bringen was diese sind und wie diese mit Lean Six Sigma, OpEx, DMAIC und Prozessoptimierung zusammenpassen.

Auf unserer Homepage erklären wir Operational Excellence als „die Kunst Mitarbeiter und Wissensträger in den Prozess der Veränderung zu integrieren.

Es wird als das allumfassende Optimierungsprogramm für das Unternehmen, welches alle Prozesse auf Kundenbedürfnisse, Qualität und Effizienz ausrichtet, definiert.

Bei Operational Excellence Programmen geht es um die Verbesserung von Problemursachen und das abgestimmte Zusammenspiel von:

Quelle

Wir müssen sicherstellen, dass nicht nur die oberflächlichen Probleme adressiert werden, sondern auch die Ursachen. Hierfür nimmt man die Kombination aus DMAIC und den „5 Linsen“.

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Lara über Prozesse

Was ist also Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma ist eine Kombination aus den zwei Modelansätzen LEAN (von Toyota = Lean Manufacturing) und SIX SIGMA (Motorola & GE).

Insgesamt dient die Lean Six Sigma Methodologie der Verbesserung der Performance durch die Vereinfachung von Prozessen und der Steigerung der Prozessverlässlichkeit.

das ist lean manufacturing

Lean ist ein strukturierter Ansatz mit dem Fokus Prozesse zu vereinfachen, indem es alle Aufgaben die dem Kunden keinen Mehrwert liefern, eliminiert.

Dieses Model wurde von Toyota erfunden und kennt 8 Verschwendungen (engl. Waste) solcher Aufgaben:

  • Defects: Fehler die dazu führen das dem Kunden seine Anforderungen nicht erfüllt werden
  • Overproduction: Mehr produzieren als momentan nötig ist
  • Waiting: Warten auf den vorgelagerten Prozessschritt
  • Non-Utilized Talents: Talente in der Unternehmung nicht erkennen und fördern
  • Transportation: Unnötiges Bewegen von Produkten oder Dienstleistungen
  • Inventory: Das Lagern von Teilen, Stücken, Dokumentationen bevor diese von der Anforderung gebraucht werden
  • Motion: Unnötige Bewegungen von Mitarbeitern
  • Extra Processing: Jede Aktivität die nicht nötig ist um ein funktionierendes Produkt oder eine Dienstleistung zu erstellen

das ist six sigma

Six Sigma ist ein strukturierter Ansatz mit dem Fokus auf Verbesserung der Prozessverlässlichkeit, um die Fehler in den Produkten oder Dienstleistungen zu eliminieren.

Es beruht auf der Motorola Philosophie, dass ein Kunde seine Fehlertoleranz vorgibt (Sigma), und die Produktion innerhalb dieser Vorgaben fallen muss (Variation)

Technisch gesehen ist jeder Prozess Six Sigma, wenn er weniger als 3.4 Fehler pro 1 Millionen Produkten produziert.

 

die rundprinzipien von lean six sigma

Lean Six Sigma hat einen klaren Fokus auf dem Kunden, dem Messen der Performance und dem identifizieren der Wertschöpfungskette.

Um diese Methodologie in einem Unternehmen erfolgreich einzuführen, wird der DMAIC Ansatz gewählt. Mehr über DMAIC in diesem

 

die 5 linsen kurz erklärt

Wie der Name bereits sagt gibt es 5 verschiedene Linsen. Diese können einzeln bearbeitet oder wie in einem Baukasten verwendet werden.

Die 5 Linsen sind:

kundenfokus

Mit dieser Linse analysieren wir die Kundenbedürfnisse und helfen diese messbar zu machen. So können die vereinbarten Service Level Agreements  (SLA’s) eingehalten werden.

Gleichzeitig stellen wir sicher, dass bei Notwendigkeit ein kontinuierlicher Dialog mit dem Kunden stattfinden kann und wir uns auf das konzentrieren, was der Kunde tatsächlich als Dienstleistung möchte.

prozessmanagement

Diese Linse dient dazu, die Kern-Prozesse detailliert zu betrachten und die acht Arten von Verschwendung möglichst zu eliminieren.

organisation und fähigkeiten

Stelle Dir folgende Fragen um diese Linse besser zu verstehen:

  • Ist die Organisation effizient entlang des Prozesses aufgestellt?
  • Hast du die richtigen Mitarbeiter am Prozess eingesetzt?
  • Haben die Mitarbeiter die richtigen Fähigkeiten die Prozesse auszuführen?

leistungsmanagement

Ein wichtiges Instrument für einen nachhaltig guten Prozess ist dessen Messung: wie viel produziere ich von was, in welcher Qualität?

Produktion kann eine Dienstleistung (z. B. ein Report), aber auch ein physisches Resultat wie z. B. ein Schokoriegel sein.

teams und mitarbeiter

Für bleibenden Erfolg braucht es eine Kultur von der „richtigen“ Einstellung, Mindset und Kompetenzen.

Eine solche Organisation versucht ständig seine Mitarbeiter einzubinden, auszubilden und zu befähigen.

Erreicht wird dies durch ein klares Wertesystem, Leitende Prinzipien, ausgebildete Führungsriege, Coaching und kontinuierliche Weiterbildung aller Beteiligten.

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Die 5 Linsen zur Analyse anhand von Hypothesen

Oftmals wissen wir nicht wirklich wo die Probleme liegen oder an welchem Ort der Fokus gesetzt werden soll.

Um die Mitarbeiter und Führungskräfte von der Notwendigkeit eines Changes zu überzeugen, haben wir verschiedene  Hypothesen aufgestellt, um diese mit den verschiedenen Tools aus den 5 Linsen zu bestätigen oder zu wiederlegen.

Zu jeder der 5 Linsen können Hypothesen aufgestellt werden, wie zum Beispiel der optimale Prozess aussieht.

Wurde die „Null“ – Hypothese definiert ein Status Quo wie z.B. «Es gibt keine Schnittstellenprobleme mit internen Kunden», geht man an die Arbeit und versucht Anhand von Analysen herauszufinden, ob dies wirklich stimmt.

Anbei eine Tabelle mit Hypothesen zu den Linsen, die helfen können besser zu verstehen, welche Bereiche näher angeschaut werden sollten.

Die Werkzeuge, wie diese Hypothesen ausgeleuchtet und analysiert werden, kommen im nächsten Kapitel.

Linse Hypothesen
Kundenfokus
  • Keine Schnittstellenprobleme mit internen Kunden
  • Abgrenzungen sind klar und werden gelebt
Prozessmanagement
  • Organisation ist intern optimal aufgestellt (keine Schnittstellenprobleme)
  • Es werden die richtigen Applikationen genutzt
  • Die Prozesse werden in allen Bereichen gelebt
  • Qualität der Auftragseingänge/-Ausgänge ist hoch
  • KPI‘s sind zur Steuerung vorhanden
  • Kapazitätsmanagement ist implementiert und wird gelebt
  • Prozesssteuerung ist vorhanden
Organisation und Fähigkeiten
  • Alle MA haben gleiche Prozesskenntnisse
  • Alle MA arbeiten gleich effizient
  • Alle MA halten sich an die vorgegebenen Prozesse
Leistungsmanagement
  • Mitarbeiter sind zufrieden
  • Mitarbeiter kennen ihre Aufgaben/Kompetenzen und Verantwortungen
  • Mitarbeiter sind motiviert
Teams und Mitarbeiter
  • Führungskräfte sind offen für Neues
  • Es wird durch Vorbild geführt
  • Optimale Kommunikation
  • Eskalationswege werden eingehalten

 

 

mit welchen werkzeugen werden die 5 linsen bearbeitet

Zur holistischen Betrachtung/Analyse einer Organisation werden verschiedene Tools angewendet.

Das Schaubild unten zeigt welche „Linse“ mit welchen Werkzeugen arbeitet (nicht abschliessend).

 

Linse Tools
Kundenfokus
  • Value Stream Mapping (VSM) (kein Akronym sondern Name vom Erfinder)
Prozessmanagement
  • Analyse mittels VSM und Messungen nach ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) anstatt ARD (ahnungslos, raten und diskutieren)
Organisation und Fähigkeiten
  • Analyse Skill Matrix und Erarbeitung der Coaching Matrix
Leistungsmanagement
  • Persönliche Beobachtungen
  • Analyse
  • Collagenworkshop
Teams und Mitarbeiter
  • Persönliche Beobachtungen
  • Interviews
  • Persönliche Einbundung der
  • Mitarbeiter im Change

Projekt-Vorgehen – Ganzheitliche Organisationsentwicklung

Das folgende Schaubild stellt dar, wie die Methodologie von Lean Six Sigma gemeinsam mit DMAIC eingesetzt werden kann.

Die obere Prozesskette stellt dabei DMAIC dar.

Die 5 Linsen sind die horizontalen in der Tabelle dargestellt. Der „KUNDE“ ist immer gesamthaft über alle vier anderen Linsen zu betrachten.

5 Linsen und DMAIC als Projektschaubild
5 Linsen und DMAIC als Projektschaubild

was sind die vorteile einer lean transformation?

Eine Lean Transformation geht weit über Kosten-Senkungs-Maßnahmen hinaus.

Deren Vorteile, können einer Organisation aber nur helfen, wenn diese dort gelebt werden. Eine Nichtanwendung der Linsen bringt offensichtliche Probleme mit sich.

Diese Probleme nehmen wir kurz auf und erklären die Vorteile der eingesetzten Linsen.

optimierung der prozesse

Bei Nichtbeachtung haben wir theoretisch effiziente Prozesse, die aber nicht gelebt werden.

Die Vorteile einer Optimierung der Prozesse sind:

  • Verbesserung der Prozesseffizienz
  • Vereinfachung und Standardisierung von Prozessen
  • Qualitätssteigerung

einstellung und verhalten

Bei Nichtbeachtung haben wir Mitarbeiter, welche die Transformation nicht unterstützen.

Der Vorteile bei Einstellung und Verhalten sind:

  • Führungskräfte als Vorbilder für die Veränderung
  • Einbinden der Mitarbeiter in die Weiterentwicklung der Prozesse
  • Offene Kommunikation und Feedback

teammanagement

Bei Nichtbeachtung haben wir keine Steuerungsmöglichkeiten zur Entwicklung benötigter Fähigkeiten.

Die Vorteile beim Teammanagement sind:

  • Tägliche Teammeetings zur Besprechung und Planung der Arbeit auf Basis von aktuellen Kennzahlen
  • Förderung der kontinuierlichen Verbesserung im Team
  • Optimierte Steuerung der Kapazitäts- und Volumenverteilung

 

aufbau von fähigkeiten und organisation

Bei Nichtbeachtung haben wir keinen Wissenstransfer und der Aufbau von Fähigkeiten findet nicht statt. Das Resultat wäre Silodenken und die Gefährdung der Nachfolge z.B. bei Kündigung.

Die Vorteile beim Fähigkeitenaufbau sind:

  • Verbesserung des Wissensaustausches im Team
  • Entwicklung der Fähigkeiten jedes Mitarbeiters
  • Standardisierung von Best Practices

hauptziele der ganzheitlichen betrachtung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Lean Six Sigma, sehr viele Vorteile mit sich bringt und im Alltag überall eingesetzt wird.

Bei prozessraum fassen wir den Vorteil des Ansatzes mit diesen Kernelementen zusammen:

Wandel des operativen Geschäftssystems durch:

  • Konsequente Ausrichtung auf den Kunden
  • Reduktion von Verschwendung (Kostensenkungen)
  • Optimale Einbindung und Entwicklung der Mitarbeiter durch das „Train-the-Trainer“- Prinzip

Tools und Methoden werden in fünf Dimensionen angewendet:

  • Kunden
  • Prozesse
  • Team- und Performance Management
  • Organisation und Fähigkeiten
  • Einstellung und Verhalten

Für uns im prozessraum steht das Hauptziel der ganzheitlichen Weiterentwicklung im Fokus unseres Schaffens, wodurch wir folgende Benefits erreichen:

  • Erhöhung der Qualität (z.B. durch weniger Fehler in der Bearbeitung)
  • Effizienz steigern um Wachstum zu absorbieren (z.B. durch tiefere Durchlaufzeiten, Reduktion von Doppelspurigkeiten)
  • Kapazität für Weiterentwicklung schaffen (z.B. durch Steigerung der Produktivität)
  • Führung und Leadership auf allen Ebenen steigern (z.B. durch Workshops)
  • Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen (z.B. Bonus für Optimierung von Prozessen)
  • Eigenverantwortung der Mitarbeiter erhöhen (z.B. Mehr Entscheidungsfreiheit)
  • Verbesserung der Kommunikation (z.B. Shopfloor Meetings, Kanban)
  • Schaffung von klaren Rollenverhältnissen (z.B. Transparenz vermitteln)

Hiermit sollte klar sein, dass wenn es um eine ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse innerhalb einer Firma geht, es keinen Weg um die Analyse der Prozesse herumgibt.

Dabei ist der Lean Six Sigma Ansatz bestimmt ein grosser Erfolgsgarant, wenn dieser beherrscht, verstanden und konsequent in der ganzen Organisation gelebt wird.

Da dieser Artikel überwiegend die Theorie widerspiegelt, werden wir im nächsten Artikel, den Fokus auf die praktische Umsetzung legen.

Dabei werden wir gezielt auf die Tools und das Vorgehen eingehen, damit offensichtlicher wird, wie das Ganze seinen «Zauber» verbreitet.

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