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Lara über DMAIC

DMAIC – So optimiert der Profi Prozesse ohne sich zu verzetteln

DMAIC und Six Sigma sind mittlerweile zum goldenen Standard im Prozessmanagement aufgestiegen.

Es ist nicht so, als ob es davor keine Werkzeuge und Methoden gab die Prozesse im Fokus hatten.

Die Erfinder der Six Sigma Methode jedoch konsolidierten, strukturierten und formten existierende Werkzeuge und gossen diese in ein neues Framework.
Das Resultat, mitunter DMAIC, ist praxiserprobt und zum Standard in allen Industrien herangereift.

Wer mehr darüber erfahren möchte, sollte unsere super 5-Tage Lernserie für Anfänger ausprobieren.
Diese wird Dir die meisten Werkzeuge und Ideen mit Praxisbeispielen und Templates erklären – hier lang.

Die standardmäßige Definition für DMAIC finden wir hier, bei Wikipedia:

DMAIC (Define – Measure – Analyse – Improve – Control, lautsprachlich: di-meɪk, zu dt. Definieren – Messen – Analysieren – Verbessern – Steuern) steht für die Phasen eines Prozessmanagement-Prozesses. DMAIC ist der Kernprozess des Qualitätsmanagement-Ansatzes Six Sigma und wird eingesetzt, um Prozesse so zu gestalten, dass diese stabil ein vorgegebenes 6 Sigma-Leistungsniveau halten. DMAIC wird für die Verbesserung von bestehenden Produkten verwendet.

https://de.wikipedia.org/wiki/DMAIC

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Die Grundidee

Die Basis ist eine optimierte Anwendung aller gängigen Tools zur Optimierung von Prozessen. Diese werden aber in ein gezieltes und strukturiertes Framework eingebunden, damit der Erfolg gewissermaßen «garantiert» ist und «wiederholt» werden kann.

Dabei haben sich zu der Grundidee auch eine Reihe an Prinzipien gesellt, die wichtig sind damit das Konstrukt auch einem gewissen Qualitätsstandard entspricht.

Einige dieser Prinzipien wären zum Beispiel:

  • Kontinuierliche Verbesserung – Prozesse stetig versuchen zu optimieren und verbessern damit die Qualität steigt
  • Keine Fehler – und damit sind hier «Null» Fehler gemeint, egal ob diese das erste Mal vorkommen oder wiederholt. Das Ziel ist es zu 100 % mit den Anforderungen übereinzustimmen.
  • Lean Management – das Unternehmen so gut es geht optimal zu führen, damit Verschwendungen vermieden werden können

Diese Prinzipien oder Grundsätze sind auch in der DIN EN ISO 9004 festgehalten und Teil der Qualitätsmanagementnormen ISO 9000ff.

Jetzt zu den einzelnen Phasen, den angewendete Werkzeuge und weshalb diese eingesetzt werden.

DMAIC-Zyklus

Definiere das Problem und die optimale Lösung zur Erreichung deines Ziels

Am Anfang steht die Frage „Was ist das Problem?“

Was nicht immer so einfach zu „definieren“ ist, deshalb frage Dich am besten „Was braucht der Kunde?“.

Das ist ein guter Start und führt Dich automatisch zur Frage „wie umfangreich“ ist das Problem?

Als Nächstes suchst Du Dir die Mitarbeiter heraus, die mit Dir an diesem Problem arbeiten sollten.
Am besten sind dies Personen die sich im Thema auskennen.

Mit deren Hilfe kannst Du ein messbares Ergebnis definieren und einen Arbeitsplan erstellen.

Arbeitsplan? Dieser hält fest, wie Du das definierte Ziel in der vorgegebenen Zeit (normalerweise 90-120 Tage) umsetzen möchtest.
Das ist eine gute Zeitspanne für ein Projekt.

Eingesetzte Werkzeuge zur Definition von Zielen, Prozessen, Kundenanforderungen und Kommunikation des Projektfortschrittes:

  • Project Charter
  • SIPOC
  • Value Stream Map
  • Swimlane Map
  • Voice of Customer
  • Tree Diagram
  • Stakeholder Analyse
  • Relationship Map
  • A3

Sammle relevante Daten über das Problem und den Prozess

Du musst Dich jetzt mit der Frage beschäftigen, wie groß das zu beseitigende Problem tatsächlich ist?
Hierum geht es beim „messen & sammeln“ oder «measure».

Ziehe Dein Experten-Team zurate, und erstelle einen Plan, welche Daten gemessen werden sollen.
Behalte im Hinterkopf, dass es Daten sein müssen, die wir gut in einer Statistik erfassen können.

Hieraus entsteht dann das IST-Bild vom Problem.

Je präziser Du jetzt die Messkriterien definierst, umso relevanter sind diese, um die Kundenbedürfnisse zu verstehen und bestimmen.

Es geht ja darum, die Prozessfähigkeit zu berechnen und eine brauchbare Grundlage für den Rest des Projektes zu schaffen.

Eingesetzte Werkzeuge zur Erhebung von Daten, Sicherstellung der Datenqualität, Grundlage der Daten und Erfassung der Updates:

  • Datenerhebungsplan
  • Operationale Definitionen
  • Checkliste
  • Project Charter

Analysiere den Prozess zur Identifikation der Ursache und Wirkung zwischen Input und Output

Mittlerweile wird Dir auffallen, dass nicht jede Ursache eine «Hauptursachen» für Dein Problem ist.
Du musst also sicherstellen, dass «wirkliche» Problem gefunden zu haben.

Hast Du die Hauptursache evaluiert, heißt das gleichzeitig, dass Du auf der richtigen Spur bist und jetzt an die Datenanalyse musst.

Je detaillierter Du den Prozess abbilden kannst, umso erfolgsversprechender wirst Du diesen verbessern können.

Frage Dich:

  • Weshalb tritt dieses Problem auf?
  • Was sind die Ursachen hierfür?

Mit den Ursachen folgt gleichzeitig die Erkenntnis, dass diese bestimmte Einflussfaktoren haben.
Die wichtigsten Faktoren musst Du identifizieren.

Hast Du diese gefunden, wirst Du Ihre Beziehung zu den Einflussfaktoren eruieren und aufschreiben.

Ganz schön anstrengend so eine Analyse, oder?

Wir haben es aber fast geschafft, nur noch „IMPROVE“ und „CONTROL“.

Eingesetzte Werkzeuge zur Überprüfung von Prozessen, Darstellung von Daten, Ursachenforschung und der Verifikation der Ursachen für das Problem:

  • Value Stream Map
  • Value Added Flow Analysis
  • Run Chart, Histogram, Pareto Charts, Box Plots
  • Fishbone Diagram
  • 5 Whys
  • Root Cause Hypothesis

Implementiere Lösungen zur Eliminierung und stetigen Verbesserung der Hauptprobleme

Jetzt kannst Du anfangen Lösungen zu entwickeln und die Umsetzung einzuleiten.

Die wichtigste Frage ist „Kann überhaupt eine Lösung entwickelt werden?“.

Was? Ja, genau! Bevor wir ein riesiges Projekt lostreten und viel Geld ausgeben, musst Du Dir sicher sein, dass es für die eruierten Ursachen überhaupt eine Lösung gibt.

Macht doch Sinn, oder?

Finde Lösungen, aber vergesse nicht diese mit Deinem Expertenteam zu bewerten.
Nur dann bist Du in der Lage eine brauchbare und zielführende Lösung auszuwählen.

Wichtig ist jetzt aber die Devise: Mehr ist nicht besser, weil viele Möglichkeiten blockieren die Auswahl.
Du brauchst aber zumindest zwei „bewertete“ Alternativen, um eine Entscheidung zu treffen.

Zum Auswählen der richtigen Lösung gibt es Werkzeuge wie z.B.

  • den Entscheidungsbaum
  • den Kostenvergleich
  • die Scoring Methode oder auch Nutzwert-Analyse

Jetzt musst Du eine Lösung wählen, einen Änderungsplan erstellen und am besten mit einem kleinen Pilotprojekt starten.

Ob Du richtig gewählt hast, zeigt dann die Kontrolle („control“).

Eingesetzte Werkzeuge zur Selektion der besten Lösung, Erstellung von verschiedenen Prozesslösungen und Einführung der Lösung:

  • Brainstorming
  • Benchmarking
  • Weighted Criteria Matrix
  • Impact Effort Matrix
  • To-be Map, Value Stream Map, Swimlane Map
  • PDCA / PDSA
  • Pilot Checklist, Implementation Plan

Kontrolliere den Erfolg Deiner Massnahmen und führe Standards ein

Am Schluss des gesamten Prozesses steht die Kontrolle.

Hier werden alle Fragen im Bezug auf die eingeführten Massnahmen, Einsatz der Werkzeuge und deren Erfolg gestellt.

Zur Erinnerung, diese wurden ja in der «Improve» Phase festgelegt und kontrolliert werden diese durch die Messzahlen.

Du solltest Dir hierzu folgende Fragen stellen:

  • Haben sich die Messzahlen verbessert?
  • Ist das «Danach» effizienter als das «Davor»?
  • Spiegeln die Resultate der Testverfahren den Erfolg wieder?

Diese Phase dient aber nicht nur der Erfolgskontrolle, sondern vor allem der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse.

Was funktioniert hat, sollte standardisiert, dokumentiert und übergeben werden.

Schliesslich sprechen wir hier von einem Projekt und der Sponsor muss über einige Dinge informiert werden.

Du solltest Deinen Sponsor vor allem über diese Dinge informieren:

  • Was hat sich im Prozess geändert
  • Wie sieht die neue Prozesslandschaft aus
  • Wie kann er sicherstellen und überwachen, ob die Prozesse auch noch in drei Monaten «sauber» laufen
  • Was ist der Plan falls es zu Abweichungen kommt

Die Idee ist es zukünftige Prozessveränderungen zu vermeiden, da Veränderungen vorzeitig erkannt und behoben werden sollten.

Wurde all dies getan, bleibt nur noch übrig den Erfolg des Projekts anzuerkennen und dies so zu kommunizieren.

Eingesetzte Werkzeuge zur Sicherstellung, dass der Prozess richtig gemanagt, überprüft und dokumentiert ist:

  • Control Plan
  • Control Chart
  • Response Plan
  • Dokumentation

Am Ende ist immer der Anfang

Ist der Prozess erst einmal durch den gesamten Zyklus gelaufen sollte er optimal funktionieren.

Es ist aber alles ein Kreislauf und wer am Ende angekommen ist, fängt faktisch wieder am Anfang an.

Entweder es gibt weitere Prozesse die angepasst werden müssen oder wir befinden uns in der stetigen Kontrolle.

Falls Prozesse verändert werden, muss selbstverständlich immer der Einfluss auf allen anderen Prozessen überwacht, überprüft und analysiert werden.

Wenn Deine Prozesse also nicht so funktionieren wie Du Dir es vorstellst, solltest Du DMAIC eine Chance geben.

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