workshops meistern

Lara über Workshops

Workshops mit verwertbaren Ergebnissen meistern

Workshops sind ein hervorragendes Mittel um in kurzer Zeit verwertbare Ergebnisse zu erzielen.

Hier findest du ein Video, in dem wir eine Value Stream Mapping gemacht haben – Prozess Probleme sichtbar gemacht.

In diesem Artikel geben wir Dir alle nötigen Informationen an die Hand, damit dein nächster Workshop ein noch größerer Erfolg wird.

Einführung

Was ist ein Workshop

Definition: Wenn in einer kleinen Gruppe von Personen für eine kurze, intensive Zeit (2h bis 8h) ein bestimmtes Thema bearbeitet wird.

Der Workshop Charakter entsteht durch diese Parameter:

  1. eine Gruppe außerhalb ihrer regulären Tätigkeit sich länger Zeit für die spezielle Lösung einer Aufgabe nimmt und daran zusammenarbeitet,
  2. die Ergebnisse über den Workshop hinaus wirken,
  3. die Leitung von einer Moderation übernommen wird (möglich von außen),
  4. gegebenenfalls Spezialisten mitarbeiten. (Quelle: Wikipedia)

Die verschiedenen Arten eines Workshops

Generell kennt man vier Formen eines Workshops.  Das muss aber nicht heißen, dass Du nicht einen speziellen Workshop gestalten kannst der hier nicht erwähnt ist.

Eine einfache Regel: Je klarer das Ziel ist, umso erfolgreicher kann man einen Workshop durchführen.

  1. Problemlösungs-Workshop: Ein Problem wird definiert und das zu erreichende Ziel festgelegt. Durch eine Analyse und Bewertung wird ein Maßnahmenkatalog festlegt.
  2. Konfliktlösungs-Workshop: Durch eine Diagnose von “Positiv und Negativ” die jeweiligen Wünsche und Angebote erkennen und anschließend durch eine Verhandlung zu einem Massnahmenkatalog kommen.
  3. Konzeptions-Workshop: Die Rahmenbedingungen abstecken und innerhalb des WS klären was konzipiert werden soll. Außerhalb des WS findet dann die Konzeption statt.
  4. Entscheidungs-Workshop: Nur ein Modell kann am Ende übrig sein und von dieser Prämisse aus wird jedes Modell vorgestellt und nach Beurteilungskriterien bewertet. Von den Top 3 wird dann eine Entscheidung gefällt.

Workshops erfolgreich vorbereiten – die hohe Kunst der Planung

Ein erfolgreicher Workshop steht und fällt mit der Vorbereitung. Die Frage, ob sich ein Workshop für das Thema eignet, sollte mittlerweile geklärt sein. Jetzt geht es darum den Event so zu definieren, dass das vordefinierte Ziel erreicht werden kann.

Die nächsten Zeilen sollen einen Impuls geben was alles in einer Planung bedacht werden muss. Alles von der Art der Moderation über das Equipment bis hin zur Lokation werden jetzt besprochen.

Moderation

Das spezielle an einem Workshop ist, dass ein Moderator die Führung übernimmt.

Er ist der “Dirigent” der Veranstaltung. Seine Aufgabe liegt darin die Veranstaltung zu lenken, damit Sie direkt auf das Ziel zusteuert und nicht unterwegs vom Weg abkommt.

In diesem Artikel ist der “Moderator” gleichzeitig der Leiter des Workshops und wird als Synonym verwendet.

Der Moderator beginnt mit der Einleitung und stimmt die Gruppe auf den Tag ein. Hier muss das erste Mal das gewählte Ziel angesprochen werden.

Er lenkt die Diskussionen mischt sich aber nicht ein. Das heißt, bestenfalls hat er keine Meinung zum Thema und gibt diese auch nicht Preis.

Sein Mehrwert liegt darin die Teilnehmer dazu zu bewegen ihren Input zu liefern und alles auf den Sprichwörtlichen “Tisch” zu legen.

Es macht sehr viel Sinn für diese überaus verantwortungsvolle Aufgaben eine externe geschulte Person zu organisieren. Immerhin kann man sagen, dass der Erfolg in sehr großen Teilen von dieser Person abhängt.

Dem Moderator sollten nach Möglichkeit auch ein oder zwei Helfer am Workshop unterstützen.

Diese Personen unterstützen den Moderator dabei Fragen zu beantworten, während der Gruppenaufgaben als Ansprechperson zur Verfügung zu stehen oder Materialien zu organisieren.

Nicht zuletzt muss jemand auch Fotos machen für die Nachbearbeitung des Workshops. Das ist eine zentrale Aufgabe des Workshops und wird später näher erklärt.

Andere Dinge – Equipment, Material und Veranstaltungsort

Was das Equipment angeht, gibt es Moderationskoffer zu kaufen, die alles enthalten was gebraucht wird. Von Textmarkern über Stecknadeln bis hin zum Tesafilm ist dort alles vorhanden und erleichtert somit den Tag.

Hier noch eine Liste von Dingen die man parat haben sollte:

  • Flipchart
  • Pinnwände
  • PPT Präsentation
  • Beamer
  • Laptop

Die meisten Veranstaltungsorte für Workshops haben diese Dinge vor Ort. Es ist aber die Aufgabe des Workshopleiters sicherzustellen, dass alle nötigen Materialien und das Equipment da sind.

Wer extern ist und als Moderator / Workshopleiter eingekauft wurde, sollte mit dem Veranstalter Kontakt aufnehmen und sich über diese Dinge austauschen.

Es gibt nichts schlimmeres, als zum Workshop zu erscheinen und es gibt keinen Beamer. Leider hat man die Präsentation nur in digitaler Form dabei.

Das wird ein sehr interessanter Tag werden, versprochen.

Weitere Unterlagen zur Vorbereitung

Falls es spezielle Poster gibt, die es braucht um den Workshop zu moderieren, muss man diese vorher erstellen. Das gleiche gilt für Checklisten oder Aufgaben für Gruppenarbeiten.

Ein Beispiel das einem viele Kopfschmerzen spart: Ein Poster mit den “Spielregeln” macht überaus viel Sinn und sollte so platziert werden, dass jeder Teilnehmer diese sehen kann. Was für Spielregeln?

  • Keine Handys
  • Keine E-Mails während des Workshops
  • Judgment-free Zone
  • Jeder darf aussprechen
  • Jede Meinung zählt gleich viel

Eine Liste mit Sätzen, die Du im Workshop nicht hören möchtest, ist auch in sehr interessanter Twist, den viele so nicht nutzen.

Schreibe auf ein Poster die “Top 10 Sätze”, die der Kreativität im Weg stehen, wie z.B.:

  • “Das machen wir schon immer so…”
  • “Das klappt hier nie…”
  • “Wer soll das bezahlen…”
  • “In der Praxis funktioniert das nie”
  • … und so weiter.

Checklisten helfen nicht den Überblick zu verlieren. Daher kann und sollte man eine haben, wenn man des Öfteren Workshops organisiert oder leitet.

Auf dieser stehen dann auch Dinge wie:

  • Sind alle Teilnehmer eingeladen
  • Wurde die nötigen Räume reserviert
  • Getränke und Snacks
  • Beamer und Laptop
  • Agenda

Ablauf eines Workshops planen

Das größte Geheimnis eines erfolgreichen Workshops liegt in der Planung. Wie so viele Dinge im Leben erleichtert die richtige Planung die Durchführung des Workshops enorm.

Die Agenda sollte am Ziel ausgerichtet sein und genügend Platz und Raum für kreative Prozesse lassen.

Nicht zu vergessen ist es, dass je länger der Tag geht, umso weniger Energie vorhanden ist. Es ist die Aufgabe des Moderators diese Täler zu überbrücken und für “Schwung” zu sorgen.

Da Du es hier mit Menschen zu tun hast solltest Du auch die nötigen Bio-Pausen einberechnen.

Hier ein Vorschlag für eine Agenda mit kurzer Erklärung:

  1. Begrüßung – 5 Minuten
  2. Einführung – 10 Minuten
    1. Teilnehmer
    2. Spielregeln
    3. Erwartungsabfrage
  3. Thematik und Zielfestlegung – 15 Minuten
  4. Agenda und Pausen – 3 Minuten

Begrüßung

Die Begrüßung der Teilnehmer und Einstimmung auf den Event. Sich selbst Vorstellen und was die Aufgabe des Moderators ist.

Einführung

Das Thema des Tages erklären und die zu erreichende Ziele definieren.

Es macht durchaus Sinn das Thema “Workshop” kurz aufzunehmen und allen anwesenden zu erklären, wie diese Werkzeuge heute genutzt werden.

Hierzu dienen auch die nächsten Schritte.

            Teilnehmer

Jeder Teilnehmer soll sich kurz vorstellen und gerne seine Erwartungen an den Workshop erwähnen. Falls speziell etwas vorbereitet wurde, wie z.B. seine Herausforderungen in Bezug auf die Thematik, ist hier der richtige Platz dafür.

Haben die Teilnehmer bereits Herausforderungen erwähnt, nicht vergessen diese hier irgendwo zu notieren.

            Spielregeln

Die Spielregeln sind ein sehr wichtiger Teil eines jeden Workshops, auch wenn sich das lustig anhört.

Steht der “Code of Conduct” oder die “Benimmregeln” nicht von vorneherein fest, kann es zu sehr hitzigen Diskussionen kommen.
Dies sollte so gut wie möglich vermieden werden, da wir eine “Safe Zone” für alle Meinungen und Kommentare schaffen wollen.

Deshalb am besten ein Poster an der Wand und von Zeit zu Zeit darauf hinweisen falls nötig.

Das erspart einem viele Kopfschmerzen im Verlauf des Tages und fokussiert die Diskussion auf die Sache und nicht Personen.

spielregeln www.prozessraum.ch

            Erwartungsabfrage

Wurde bei der Einführung bereits darüber gesprochen, fällt dieser Punkt weg. Ansonsten ist jetzt der richtige Zeitpunkt darüber zu sprechen.

Mit dieser Frage bekommst du einen tollen Feedback Loop am Ende des Workshops.

Nach einem langen und produktiven Tag können die gerade gemachten Erfahrungen mit einbezogen werden, wenn gefragt wird, ob die Erwartungen getroffen wurden.

Kein Muss aber ein sehr großes Kann.

Thematik und Ziel festlegen

Der Moderator informiert die Anwesenden über das Ziel und stimmt alle auf dieses ein.

Extra Punkte gibt es für den Moderator, der bereits ein wenig durchschimmern lässt, wie man dieses Ziel erreichen möchte und mit welchen Mitteln.

Das nimmt den Teilnehmern die Angst vor dem Fremden und steuert zugleich falsche Erwartungen aus.

Agenda und Pausen

Damit richtig produktiv gearbeitet werden kann, muss vorher für jeden klar sein, was heute geleistet werden muss.

Die Agenda fokussiert auf das Ziel und zeigt jedem den Spielplan auf mit dem dieses erreicht werden muss.

Es ist wichtig den time-boxed Ansatz zu fahren und Zeitangaben zu machen wie lange welche Aktivitäten brauchen werden.

Um unnötige Störungen zu vermeiden, ist das der richtige Zeitpunkt über die Arten von Pausen zu sprechen und wie diese eingeläutet werden.

Den Workshop führen, leiten und moderieren

Jetzt verlassen wir die Theorie und stürzen uns in die Praxis. Wenn du wissen willst, wie wir einen VSM (Prozessworkshop) durchführe, dann lese hier weiter.

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