Lean Office: Die Vorteile von einem „schlanken“ Büro

Lean Office implementiert die Prinzipien aus der Produktion in das Büroumfeld. Die Idee stammt aus der Industrie, wo eine Effizienzsteigerung mittels „schlanker“ Produktion zu einer Verdoppelung der Produktivität geführt hat. Jedoch hat das Lean Management noch nicht vollumfänglich Einzug ins Office und die Verwaltung gehalten, obwohl es so viele Vorteile mit sich bringt.

Lean Office soll den Mitarbeitenden einen Mehrwert bieten, damit diese wiederum einen Mehrwert für die Kundschaft generieren können. Denn der Kunde oder die Kundin ist nicht bereit für Dinge zu zahlen, für welche keinen Nutzen erkennbar ist. Alles was keinen Mehrwert bietet ist somit aus dem Prozess zu streichen und wird als „überflüssig“ betrachtet.

Fakt ist: 13% der Arbeitszeit wird mit „Suchen“ verbracht. Im Schnitt kann die Effizient einer Unternehmung um 20% gesteigert werden. Ausserdem werden bis zu 23% der Arbeitszeit „verschwendet“ – weil die Abläufe nicht klar sind, weil die Zuständigkeiten nicht geregelt wurden oder weil zu lange Wartezeiten entstehen.

Durch die Implementierung des Lean Management Systems (übrigens Teil der 5 Dimensionen von OpEx) wird langfristig ein agiles Team heranwachsen, welches sich kontinuierlich weiterentwickelt und die Effizienz selbständig steigert. Dabei ist es wichtig, dass die Organisation weiss, was die Kundschaft will. Ausserdem müssen die Skills der Mitarbeitenden bekannt sein. Und die Organisation muss sich entlang der Prozesse ausrichten.

Eckpfeiler einer Lean Transformation

Die Herausforderung im Lean Prozess steckt darin, alle Prozesse zu analysieren und dort zu verschlanken wo „zu viel“ gemacht wird. Das ist im Büroumfeld gar nicht so einfach, da harte Zahlen, Daten und Fakten schwer zu schätzen sind. Danach muss der gesamte Prozess in eine kontinuierliche Verbesserungsschlaufe eingebettet werden. Dazu gehört auch die Performance der Mitarbeitenden. Die Eckpfeiler der Lean-Transformation helfen dabei, die „Verschlankung“ umzusetzen:

• Selbstorganisation – ein sauberer, aufgeräumter Arbeitsplatz
• Standards – Vorlagen und Richtlinien
• Arbeitsstruktur– Rollendefinition fürs Team
• Prozessgestaltung– Beibehaltung effizienter Prozesse und Optimierung ineffizenter Abläufe und Prozesse
• Officegestaltung – Bürokonzepte die „das Arbeiten“ unterstützen
• Kaizen – kontinuierliche Verbesserung, MA Training / Qualifikation – Befähigung der Mitarbeiter

Warum du Lean Office implementieren solltest

Wir sind grosse Fans vom Lean Office Prinzip – schlanke Abläufe, Ressourcen sparen und die Qualität erhöhen – das sind genau diejenigen Punkte, die unsere Arbeit auszeichnen. Wir haben hier die wichtigsten Vorteile vom „schlanken Office“ zusammengetragen:

• Um die Agilität einer Organisation zu erhöhen
• Für eine Steigerung der Qualität (z.B. durch weniger Fehler in der Bearbeitung)
• Um die Effizienz zu steigern
• Um Wachstum zu absorbieren (z.B. durch tiefere Durchlaufzeiten, Reduktion von Doppelspurigkeiten, Standardisierung)
• Damit mehr Kapazität für Weiterentwicklung geschafft werden kann (z.B. durch Steigerung der Produktivität)
• Für die Verbesserung der Kundenerfahrung
• Als erster Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung
• Als Grundstein für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
• Um die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu erhöhen
• Für die Verbesserung der Kommunikation
• Um klare Rollenverhältnisse zu schaffen
• Für die Entlastung der Mitarbeitenden – Störungen am Arbeitsplatz systematisch und kontinuierlich beseitigen

Lean Office geht die Defizite einer Organisation gezielt an und bringt Mehrwert, wo er gebraucht wird. Wir unterstützen unsere Kundschaft bei der Einführung von Lean Management im Büro mit langjähriger Erfahrung und Expertise.