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Lean Office schafft agile Teams

Wie du durch das Zusammenspiel der Lean Tools agile, motivierte und effiziente Teams schaffst

Wir unterstützen unsere Kunden bei der Einführung von Lean Management im Büro. Dadurch schaffen wir agile, effiziente und motivierte Teams.

Was bedeutet Agilität?

Agilität bedeutet, sich flexibel auf Veränderungen einzustellen und auf diese schnell zu reagieren – beispielsweise mit täglicher Behebung von Prozess Problemen, die Effizienz stetig hochhalten. Ein wichtiges Element ist die Selbstorganisation und Eigenverantwortlichkeit der Teammitglieder. Ein weiteres zentrales Element ist die Fehlerkultur. Diese muss gelebt werden können. All dies braucht eine gute Führungskraft – einen Leader und keinen Boss.

Motivierte Mitarbeiter zu haben, ist der Motor jeder Unternehmung. Sie sehen die Herausforderungen und sind bereit, diese auch selbstständig anzugehen. Die Führungskraft wird neu noch mehr gefordert, da sie nun auch die Rolle des Coaches und des Trainers übernimmt.

Das habe ich in einem Beitrag gelesen, in welchem es um agile Teams geht und das man die Finger davon lassen sollte: «Mitarbeiter könnten motiviert werden – und vielleicht Ihr Unternehmen verlassen. Motivierte Mitarbeiter sind anstrengend. Sie haben Spaß an der Arbeit und deshalb fordern sie auch so einiges. Sie möchten entlang ihrer eigenen Motive und Stärken eingesetzt werden. Es macht ihnen keinen Spaß, wie Affen im Zoo neues Verhalten zu trainieren, wenn ihnen das gar nicht sinnvoll erscheint. Überhaupt besteht die Gefahr, dass sie die Sinnfrage stellen. Wenn Sie diese nicht beantworten können, dann haben Sie ein Problem. In einem demotivierenden Umfeld hat Agilität keinen Platz. Falls Sie dennoch auf die Idee kommen, daran arbeiten zu wollen: Bevor Sie an agile Maßnahmen denken, erinnern Sie sich daran, warum ihre Mitarbeiter gern bei Ihnen arbeiten oder finden Sie es heraus. (quelle: Informatik aktuell)

Ich traute meinen Augen nicht, als ich das las. Willst du tatsächlich unmotivierte Mitarbeiter, die keinen Spass an der Arbeit haben? Somit unproduktiv sind und keine Sonderleistungen ins Auge fassen? Persönlich hoffe ich sehr, dass dies ein Einzelfall ist. Ich will Spass haben an der Arbeit, die ich mache und motiviert (fast) jeden Tag zur Arbeit gehen. Wie sieht es bei dir aus?

Wenn du dem Beitrag zustimmst, dann ist Lean Office und agile Teams definitiv nichts für dich.

Wenn du dem Beitrag zustimmst, dann ist Lean Office definitiv nichts für dich

Was ist Lean Office oder Lean Management

Es ist der Versuch die Lean Prinzipien aus der Manufaktur in das Büroumfeld zu duplizieren. Die Idee entstand vor allem dadurch, weil in den letzten 20 Jahren eine massive Effizienzsteigerung in den Industrieländern bei Prozessen zu einer Verdoppelung der Produktivität geführt hat. Weshalb das Ganze noch nicht vollumfänglich Einzug in den Verwaltungen gehalten hat, ist nicht nachvollziehbar.

Durch die Implementierung des Lean Management Systems – in der prozessraum OpEx Box enthalten – wird ein agiles Team heranwachsen, das sich jährlich kontinuierlich weiter entwickelt und die Effizienz selbstständig steigert.

Was ist der Grundgedanke von Lean Office?

Der Grundgedanke liegt darin, einen Fokus auf die Identifikation und der Ausführung von den richtigen administrativen Aufgaben mit den dazugehörigen richtigen Prozessen zu legen. Dabei wird Wert darauf gelegt eine kontinuierliche Verbesserung dieser Aufgabe anzustreben.

Wichtig ist auch die Ausrichtung auf den Kunden, denn wir müssen verstehen, was der Kunde von uns will. Die Skills der Mitarbeiter müssen bekannt sein und auf die Prozesse ausgerichtet und die Organisation muss entlang der Prozesse ausgerichtet sein. Es bedeutet, dass man die Organisationen ganzheitlich anschauen muss und nicht nur eindimensional.

Wonach wird im Lean Office gesucht?

Lean Office sollte dem Mitarbeiter einen Mehrwert bieten. Dies um wiederum einen Mehrwert dem Kunden liefern kann. Denn der Kunde ist nicht bereit für Dinge zu zahlen, für welche er keinen Nutzen sieht. Alles was keinen Mehrwert bietet, ist somit aus dem Prozess zu streichen und wird als „überflüssig“ betrachtet.

Wie können wir unterstützen?

Einfach anrufen oder eine online Anfrage senden für eine unverbindliche Beratung.

We worked on process optimization together with prozessraum. It helped us pretty much to systematically approach the analysis of processes with the focus on what is really important and work concentrated on the root causes. Certainly we liked the friendly and professional guidance throughout the workshop so if there is another chance to work together with Prozessraum we would appreciate to work their team again. I can only recommend Lara and Alessandro to dive into process work.

David Pircher www.prozessraum.ch
David Pircher
Head Technical Development, Sigvaris

Gehen wir gemeinsam einen Schritt weiter ins Büro. Schaffen Kapazität für die Weiterentwicklung Richtung Digitalisierung.

Eckpfeiler einer Lean Transformation

Die Herausforderung im Lean Prozess steckt darin, alle Prozesse zu analysieren und dort zu verschlanken wo „zu viel“ gemacht wird. Danach muss der gesamte Prozess in eine kontinuierliche Verbesserungsschlaufe eingebettet werden. Auch die Mitarbeiter /Team sind selbstverständlich davon betroffen und es gilt es, deren Performance zu analysieren und auch zu steigern.

  • Selbstorganisation – ein sauberer, aufgeräumter Arbeitsplatz
  • Standards – Vorlagen und Richtlinien
  • Arbeitsstruktur– Rollendefinition fürs Team
  • Prozessgestaltung– Beibehaltung effizienter Prozesse
  • Officegestaltung – Bürokonzepte die „das Arbeiten“ unterstützen
  • Kaizen – kontinuierliche VerbesserungMA Training / Qualifikation – Befähigung der Mitarbeiter

Die „LEAN PRINZIPIEN“ sind bereits gut etabliert und spielen eine wichtige Rolle in der Umsatzgenerierung und Eliminierung von „WASTE / VERSCHWENDUNG“ in den Industrieunternehmen.

Harte Zahlen, Daten und Fakten sind im operativen Büroumfeld schwer zu schätzen, da unter Lean alles zu einer „Verschwendung“ zählt, was unterm Strich keinen Mehrwert für den Endverbraucher schafft. Trotz alledem zeigt die Erfahrung und Experten pflichten dem bei, dass man bis zu 80 % Verbesserungen geschaffen werden könnten. Dies, in dem man die Abläufe verbessert, die Mitarbeiter im kontinuierlichen Verbesserungsprozess begleitet und die Problemlösungs-Kompetenz stärkt. Dadurch schafft man agile Teams, die sich selber weiterentwickeln können. Durch die Verbesserung der Abläufe und deren Standardisierung schafft man zusätzlich noch den Grundstein für die Digitalisierung und Automatisierung.

Warum du Lean Office implementieren solltest

  • Agilität einer Organisation erhöhen – kontinuierliche Verbesserung nach Lean Management-Prinzipien an jedem Arbeitsplatz und allen Teams verankern
  • Erhöhung der Qualität (z.B. durch weniger Fehler in der Bearbeitung)Effizienz steigern um Wachstum zu absorbieren (z.B. durch tiefere Durchlaufzeiten, Reduktion von Doppelspurigkeiten, Standardisierung)
  • Kapazität für Weiterentwicklung schaffen (z.B. durch Steigerung der Produktivität)Verbesserung der Kundenerfahrung
  • Digitalisierung und AutomatisierungKultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen
  • Eigenverantwortung der Mitarbeiter erhöhenVerbesserung der Kommunikation
  • Schaffung von klaren RollenverhältnissenMitarbeiter entlasten – Störungen und Hemmnisse am Arbeitsplatz systematisch und kontinuierlich beseitigen
  • Um mit Erfolg in die digitale Welt zu gehenZahlen, Daten, Fakten

Unsere Kunden sind oft verwundert über diese Zahlen, Daten und Fakten:

  • 13% der Arbeitszeit verbringen wir mit „Suchen“
  • Im Schnitt können 20 % Effizienzsteigerung generiert werden
  • Durchschnittlich werden 23 % der Arbeitszeit verschwendet, das sind 70 Tage pro Mitarbeiter pro Jahr*
  • Ausgaben sparen, ohne an der Qualität zu schrauben

Lean Office geht diese Defizite an und bringt Mehrwert, wo er gebraucht wird.

Tools für die agilen Teams

Durch die Implementierung eines zentralen Tools – dem Whiteboard – leben die Teams einen agilen Alltag. Prozess Probleme werden aufgebracht in den weiteren Schritten beschrieben und durch die Mitarbeiter selber eliminiert. Sofern es grössere Themen sind, werden diese eine Stufe weiter hochgespielt. Am Whiteboard Meeting werden die Stati abgefragt und die Probleme gehen so nicht vergessen. Der Kreislauf von der Problemfindung zur Lösung ist sehr schnell durchlaufen.

Willst du mehr über das Whiteboard erfahren?

Mit Shopfloor-Tools zum agilen Team

Bist du auf der Suche nach einem schlanken Management für deine Ablauf Prozesse? Wir haben langjährige Erfahrung beim Aufbau von agilen Teams und der Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserung-Prozesses.

Systematisch unterstützen wir dich von der Analyse des Arbeitsplatzes, auf der Suche nach Optimierungspotenzialen, über die Ursachen Forschung bis hin zur Massnahmenbehebung. Immer dich und dein Team im Mittelpunkt der Veränderung zum agilen Team.

Im Rahmen von Training und Coaching geben wir unser Wissen weiter, so dass deinen Teams die Weiterentwicklung nachhaltig gelingt.

Mit unserem kombinierten und ganzheitlichen Ansatz haben wir es geschafft, über die letzten Jahre Mitarbeiter und Unternehmen gleichermassen erfolgreich und nachhaltig zu hinterlassen. Nachhaltig im Sinne von – sich selber kontinuierlich weiterentwickeln zu können.

Du willst dich vertieft informieren oder das Vorgehen lernen?

Unsere Lernserien sind dafür bestens geeignet

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