4 Faktoren, die den Unterschied machen – Katrins Learnings aus einem Jahr prozessraum

Vor einem Jahr hat Katrin Bitterle als Senior Beraterin bei der prozessraum AG angefangen. Schon zwei Tage vor ihrem offiziellen Start hat Katrin bereits im ersten Projekt mitgewirkt – ein dynamischer Einstieg, der seither nicht an Tempo verloren hat. Von der Einführung von KVP über die Standardisierung und Optimierung von Prozessen bis hin zur Entwicklung von Tools und Hilfsmitteln, um Prozesswissen für Teams greifbar zu machen: Die Aufgaben von Katrin bei prozessraum sind so vielfältig wie die Branchen und Teams, mit denen wir tagtäglich arbeiten. Wir teilen Katrins Learnings auf dem ersten Jahr bei der prozessraum AG:

Mein erstes Jahr bei prozessraum ist nur so verflogen und ich durfte in interessanten Projekten arbeiten und spannende Unternehmen kennenlernen. Und obwohl jedes Projekt individuell ist, gab es einige zentrale Erkenntnisse, die sich durch alle Themen und Herausforderungen gezogen haben:

1. Der Erfolg des Projekts steht und fällt mit der Führung

Das Commitment und die Haltung der Führungskräfte sind ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts. Ich hatte das Glück, mit inspirierenden Führungspersönlichkeiten zu arbeiten, die nicht nur Entscheidungen treffen, sondern auch selbst mit anpacken:

• Sie gehen voran, geben klar die Richtung vor und sind Vorbilder
• Sie schaffen Freiräume für ihr Team, priorisieren und zeigen, dass Verbesserungen Zeit und Raum brauchen
• Und ja, sie führen auch mal die unangenehmen Gespräche, die es braucht und nehmen sich die Zeit, Hindernisse aus dem Weg zu räumen

Das Ergebnis? Teams, die schon nach kurzer Zeit echte Fortschritte sehen: mehr Kapazitäten, bessere Abläufe und spürbare Erfolge – für das Team und das Unternehmen.

Wie bei unserem Kunden aus der Energiebranche. Durch das klare Commitment der Führung konnten bereits nach kurzer Zeit massive Verbesserungen erzielt werden. Von mehr Effizienz in den Prozessen bis hin zu einer signifikanten Entlastung der Teams.

2. Die besten Ergebnisse erzielt man, wenn alle an einem Strang ziehen

Die Führungskraft kann ein Projekt aber nicht alleine zum Erfolg führen: Es braucht den Einsatz und das Commitment von allen Team-Mitgliedern.

Was ich immer wieder beobachtet habe: Mitarbeitende unterschätzen oft ihr eigenes Potenzial. Dabei sind sie es, die die Prozesse am besten kennen. Sie erleben tagtäglich die Herausforderungen und haben häufig schon Ideen für Verbesserungen.

Unsere Aufgabe bei prozessraum ist es, diese Ideen aufzugreifen, mit der richtigen Methodik zu kombinieren und gemeinsam mit den Teams umzusetzen. Wenn alle Beteiligten – Führungskräfte und Mitarbeitende – in dieselbe Richtung arbeiten, entstehen nachhaltige Lösungen.

Ein weiteres Beispiel aus der Energiebranche zeigt, wie erfolgreich dieses Zusammenspiel sein kann.

3. Keep it simple: Einfache Lösungen sind oft die besten

In den meisten Fällen braucht es für die Verbesserung der aktuellen Situation kein Spezialwissen. Im Gegenteil: Das würde die Sache nur unnötig verkomplizieren.

Wir setzen auf einfache Lösungen, die von jedem Team-Mitglied umgesetzt werden können. Dazu gehört eine strukturierte Problemlösung, inklusive Ursachenfindung. Und der richtige Fokus: Erfolgreiche Teams freuen sich über Herausforderungen und Probleme, denn diese geben ihnen Futter, Abläufe und Systeme zu verbessern. Statt sich immer wieder über dasselbe Problem zu ärgern, gehen sie diese in regelmässigen KVP-Workshops gemeinsam an. Gerade auch in stressigen und herausfordernden Zeiten behalten sie diese bei – denn jede Herausforderung hat eine Grundursache, die gelöst werden kann.

4. Kommunikation ist der Schlüssel zu funktionierenden Schnittstellen

Viele Probleme, die ich gesehen habe, sind über Schnittstellen hinweg entstanden. Statt mit dem Finger auf das Nachbarteam zu zeigen, haben wir uns die Abläufe in aller Ruhe ohne Bewertung angeschaut. Und sind dabei immer wieder auf eines der beiden folgenden Probleme gestossen: Prozesse waren nicht sauber definiert und / oder die Kommunikation war nicht eindeutig.  In beiden Fällen ist es wichtig, ein Verständnis für den gesamten Prozess zu schaffen – und Probleme offen anzusprechen.

Ein Fall ist mir dabei besonders im Gedächtnis geblieben: Ein kundennahes Team hat Aufträge an das Support-Team im System mit einem Datum erfasst, damit diese priorisiert abgearbeitet werden können. Allerdings musste das Support-Team immer wieder darauf hingewiesen werden, dass Aufträge mit einem älteren Datum doch bitte endlich bearbeitet werden sollen. Bis dank ausführlicher Kommunikation herauskam: Das Support-Team hat eine andere Listen-Darstellung und sieht das Datum gar nicht. Eine Unklarheit im Prozess, die lange zu Unmut auf beiden Seiten geführt hat und nun einfach und schnell gelöst werden konnte.

Fazit: Weniger ist mehr – doch Veränderungen müssen von allen Beteiligten getragen werden

Mein erstes Jahr bei prozessraum war geprägt von vielen spannenden Herausforderungen und vor allem offenen und lernbereiten Menschen, die ich in den verschiedensten Branchen begleiten durfte. Ich konnte viel meiner Erfahrung einbringen und durfte gleichzeitig jede Menge neue Eindrücke sammeln und Lösungswege kennenlernen. Die Führung muss mit gutem Beispiel vorangehen, Kommunikation und Zusammenarbeit ist die Basis, und “weniger ist mehr” sind die Learnings, die ich aus dem Jahr mitnehme.

Ich bin gespannt, welche Herausforderungen mich in meinem 2. Jahr erwarten und freue mich darauf, mein Wissen mit vielen neuen, interessierten Mitarbeitenden und Führungskräften zu teilen und somit nachhaltige Erfolge zu schaffen.