LARA lunch learn

Lara über ProzessautomationLunch & Learn: Prozessautomation

Alegri, FireStart & prozessraum haben gemeinsam den ersten Vortrag in der Reihe «Lunch & Learn» mit riesen Erfolg gehalten.

Die Idee hinter diesem Konzept ist es, Entscheidungsträger bei einem guten Essen, über die aktuellsten Themen und Möglichkeiten Rund um Automation, Digitalisierung und Prozessoptimierung zu informieren.

Das Thema war «Prozessautomation» und ist im Moment ja in jedem Mund und wird viel diskutiert.

Dieser Event wurde genutzt, um den eingeladenen Gästen aus der Finanz- und Versicherungsbranche, anhand von drei Impulsvorträgen folgende Dinge näher zu bringen:

  • Prozessautomation – welche Vorteile darf man erwarten
  • Produktpräsentation FireStart
  • Beispielumsetzung eines HR-Prozesses vom Experten

Die angeregte Diskussion und der Austausch der Gäste mit den Referenten zeigte eindeutig, dass das Interesse nicht größer sein könnte und in der Praxis noch vieles unklar ist bei diesen Themen.

Deshalb möchte ich gern auf die Themeninhalte der Präsentation eingehen und die gestellten Fragen diskutieren.

So kann jeder sehen und eruieren, ob er womöglich die gleichen Ansatzpunkte gesucht hätte oder etwas ganz anders verstanden hätte.

Video Event Highlights

Unser kleines Video vom Event:

Prozessautomation – welche Vorteile darf man erwarten

Lara war für diesen Teil zuständig und hat über die Basis für eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung gesprochen.

Ohne Zweifel ist dies immer die Analyse und die wichtigen Fragen an dieser Stelle wären:

  • Auf welche Anforderungen kommt es an,
  • wie stellt man die richtigen Fragen,
  • welche Tools kann man verwenden und
  • wie wähle ich die richtigen Prozesse aus?

Diese und weitere Fragen wurden anhand von diesem Schaubild rege diskutiert und besprochen. Ein jeder anwesende hat seine Erfahrungen mit Prozessdigitalisierung gemacht und wollte sehr viel Wissen.

lunchandlearn_trichter

Die meisten Fragen kamen in Bezug auf Change Mangement und wie Mitarbeiter als auch Führungskräfte in einen solchen Wandel geführt werden können. Mehr dazu in der FAQ Sektion im Anschluss an diesen Artikel.

Produktpräsentation FireStart

Laras Impulsvortrag hatte Hunger auf mehr gemacht und es war nur zu passend, dass Firestart mit Ihrem Produkt aufzeigen konnten, wie ein Tool in der Praxis den Handshake zwischen Analyse und Design am besten schafft.

Robert Hutter der CEO von Firestart hat Im Rahmen seines Vortrags gezeigt, auf welche Punkte im Prozessdesign Rücksicht genommen werden muss.

robert hutter

Er Ist auf die Frage eingegangen, wie Prozessgranularität in unterschiedlichen Abstraktionsstufen unterteilt ist und wie ein fachlicher Prozess effizient modelliert sein sollte.

Zuletzt führte er vor wie das LifeCycle Management effizient in der Praxis implementiert wird.

Für alle die Firestart nicht kennen und dies hier aber super interessant finden eine kurze Einführung.

In einer immer komplexer werdenden Welt, die über Social Media über Multi-Channel Marketing oder Lean-, Compliance- und Kundenbeziehungsmanagement geht, muss ein Unternehmen so einiges beherrschen um erfolgreich zu sein.

FireStart schliesst hier eine Lücke für jedes Unternehmen mit der Business Process Management Suite. Tägliche Arbeitsabläufe werden effizienter und strukturierter gestalten mit einer einzigartigen Kombination aus Prozess- und Workflowmanagement.

Viele Unternehmen setzen die Suit bereits ein, weil die USP von Benutzerfreundlichkeit, Praxistauglichkeit und Innovationen kaum zu schlagen sind auf dem Markt.

Mit diesem Endorsement ging es in die letzte Runde und den Leckerbissen den Gästen an einem praktischen Beispiel aufzuzeigen wie einfach das ganze in Firestart in der Realität abzubilden ist.

Beispielumsetzung eines HR-Prozesses vom Experten

Roger Bühler, Managing Consultant von Alegri, war zur Stelle als es im letzten Impulsvortrag darum ging, die nötigen Schritte aufzuzeigen, um einen modellierten Fachprozess zu einem lauffähigen Workflow zu transferieren.

Roger Bühler

Den anwesenden wurde alle Aspekte im Spektrum aufgezeigt, wie Datenmanagement, Systemschnittstellen, Benutzermasken und Systemautomatisierung.

Der erwähnte HR Prozesses des Onboardings von neuen Kunden wurde rege diskutiert und in einigen Iterationen von Roger durchgespielt. Das war äusserst wichtig, da aufgezeigt werden sollte, wie einfach dies für die Mitarbeiter ist auch ohne Kenntnisse von Coding oder Programmierung.

Fragen der Gäste

Prozessautomation

 

  • Wie geht der Profi mit Mitarbeiter um, die nicht mitziehen wollen?

Das passiert immer dann, wenn der Mitarbeiter nicht mit auf den Change genommen wird. Die offensichtliche Lösung ist es, alle im Prozess involvierten Stakeholder an den selben Tisch zu bringen. So kann jeder seinen Input liefern, sieht aus welcher Ecke die anderen kommen und gemeinsam wird an der Lösung gearbeitet.

  • Weshalb wird der Prozess nochmals analysiert bevor dieser Digitalisiert wird?

Wenn wir einen Prozess nehmen, der nicht wirklich sauber läuft und kleine Fehler hat und digitalisieren diesen. Haben wir einfach einen digitalen Prozess der einfach auf einer noch grösseren Ebene nicht richtig läuft. Daher wird zuerst der gesamte Prozess angeschaut und alle unnötigen Schritte aus diesem entfernt. Auch hier helfen wieder die Mitarbeiter, die genau wissen, wo ein Prozess verbessert werden sollte und wo die Flaschenhälse sind.

  • Was sind Argumente für Mitarbeiter um ihnen die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen?

Diese Ängste entstehen vor allem durch die Medien und die Angst seinen Job zu verlieren. Digitalisierung ist nicht gleich Rationalisierung. Es geht mehr darum, den Mitarbeitern repetitive Tätigkeiten abzunehmen die eine Maschine besser, schneller und mit weniger Fehler machen kann z.B. Excel Informationen übertragen. Somit bekommt der Mitarbeiter wieder mehr Zeit sich mit den Dingen zu beschäftigen die strategischer und zielführender sind. Es ist aber eine Realität, dass wer mit diesem Change nicht mitzieht und selbst weiterhin in die Maschine eingeben möchte über die nächsten 5 Jahre wahrscheinlich durch eine Maschine ersetzt wird.

 

FireStart Produktvorführung

 

  • Sind BPM und Robotics nicht das Gleiche?

BPM beschäftigt sich mit der Analyse eines Prozesses von A bis Z. Robotics hingegen würde sich um die Digitalisierung der Prozessschritte D, E oder Y kümmern. Dementsprechend ist Robotics nur ein Teil von Business Process Management.

  • Wo sollte RPA eingesetzt werden und wann macht das Sinn?

Überall dort wo eine repetitive, stetig gleiche und mit hohem Volumen ausgeführte Tätigkeit stattfindet sollte man über RPA nachdenken. Eine Maschine macht diese Tätigkeiten schneller, besser ohne Fehler und braucht weder Schlaf noch Ferien. Vorgesetzt der Prozess ist ganz klar definiert und die einzelnen Schritte des Mitarbeiters können durch eine Maschine gemacht werden.

  • Wie sieht es mit der Integration von FireStart aus?

FireStart integriert mit allen gängigen Herstellern.

  • Wie berechnet Ihr die Kosten eines Prozesses?

Den meisten ist dieser Fakt nicht bewusst, dass jeder Prozess eigentlich monetär berechnet werden kann. Sagen wir Ihr Abteilungsleiter muss für jeden Auftrag 10 Minuten investieren um sein OK zu geben und macht dies ca. 6 mal am Tag. Das ist 1h seines Tages und kostet Sie ca. 100 Euro. Unsere Lösung kann nach voriger Eingabe, alle involvierten Kosten von den einzelnen Prozessschritten aufzeigen. Somit wird es einfacher zu sehen, ob es sich lohnt diesen Prozess zu verändern, kürzen, umzubauen etc. Brächte eine Veränderung einen Gewinn von 1000 Euro pro Monat, aber das Projekt kostet 30’000 Euro macht die ganze Übung vielleicht wenig Sinn.

 

HR-Prozess Vorführung

 

  • Wie kann Microsoft benutz werden zur Automatisierung?

Microsoft ist vollständig mit allen Lösungen wie z.B. Dynamics365 integrierbar. Gerne kann Alegri und FireStart pro Case aufzeigen wo das Sinn macht und wie eine Umsetzung aussehen könnte.

  • Wie wird sichergestellt, dass nicht fünf Leute gleichzeitig an einem Dokument arbeiten?

Wir können innerhalb der Software die Dokumente abbilden und einzelne Sektionen nur zugänglich machen für berechtigte Personen. Das heisst auch, dass fünf verschiedene Abteilungen gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten können, da Sie nur ihren relevanten Teil ausfüllen können.

Sie Wissen zudem ganz genau bei wem noch welcher Teil offen ist. Das ist die Magie von einem Workflow Tool wie FireStart.

  • Bei welchen Kunden wurde eine solche Lösung bereits eingesetzt?

Wir zählen zu unseren Kunden: Swarovski, Austrian Air, Wien Energie um nur einige aufzuzählen. Für eine ausführliche Liste surfen Sie bitte auf: https://www.firestart.com/de/kunden/

Die Unternehmen stellen sich vor

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FireStart ist Enterprise Softwarehersteller für BPM Suites.

Das gleichnamige Produkt FireStart bietet eine vollständige Softwarelösung für fachliches Prozessmanagement, intelligente Workflowautomatisierung und tiefgreifende Prozessanalyse.

FireStart begleitet mittelständische und große Unternehmen wie Swarovski, SGS, Wirecard oder Flughafen Zürich bei der Umsetzung Ihrer Prozessdigitalisierungsprojekte und besitzt mehr als 10 Jahre Projekterfahrung bei der Planung und erfolgreichen Implementierung einer unternehmensweiten BPM Strategie.

 

alegri

Alegri ist ein führendes IT-Beratungsunternehmen im Bereich aller Microsoft & SAP Produkte und SAP-Prozessberatung, branchenunabhängig, national wie international.

Alegri beherrscht das Zusammenspiel der Applikationen und kann so die Geschäftsprozesse unserer Klienten plattformübergreifend optimieren: Strategische Planung,

Entwicklung, Einführung und Installation, Betrieb, Training, mit Fokus Dual Plattform Strategie Microsoft & SAP, Cloud-Strategie, unterstützt durch ein komplettes

Managed Services-Konzept unter Einbindung von Nearshore-Kapazitäten.

 

 

prozessraum AG unterstützt Unternehmen in der Organisationsentwicklung mit einem menschlichen, effizienten und gemeinschaftlichen Ansatz.

Wir sind spezialisiert auf die Steigerung der Unternehmenseffizienz durch die Anwendung einer ganzheitlichen Toolbox.

Wir verstehen sowohl Robotics Process Automation (RPA), die Digitalisierung von Workflows, als auch die organisatorischen Anforderungen an die Prozessentwicklung.

Mit uns erwirbt man keine einzelnen Tools, sondern einen ganzheitlichen Service, mit dem wir von Beginn mit den handelnden Personen gemeinsam innovative Lösungen erarbeiten.

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