Makigami: Prozessverbesserung in der Administration (im Vergleich mit VSM)

Wenn es um Prozessanalyse geht, denken viele sofort an Wertstromanalyse oder VSM (Value Stream Mapping). Doch wer im Büro, in der Entwicklung oder im Dienstleistungsbereich arbeitet, merkt schnell: Diese klassischen Lean-Werkzeuge stossen hier an ihre Grenzen. Makigami bietet genau dafür eine Alternative – oder besser gesagt: eine Ergänzung. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie sich Makigami und VSM unterscheiden, wann welche Methode passt – und warum Makigami in der Lean Administration das Werkzeug der Wahl ist.

Was ist Makigami?

Makigami ist ein Analyse-Tool, das vor allem in administrativen und informationsgetriebenen Prozessen eingesetzt wird. Es wurde entwickelt, um dort Transparenz zu schaffen, wo physischer Materialfluss keine Rolle spielt – also z. B. in HR-Prozessen, im Rechnungswesen, in der Entwicklung oder im Kundenservice.

Das Besondere: Makigami kombiniert zwei Denkweisen.

1. Die Flussorientierung aus dem VSM: Der Prozess wird vom Start- zum Endpunkt betrachtet, inklusive Zeiten, Wartephasen und Aktivitäten.
2. Die Visualisierung aus Swimlane-Diagrammen: Beteiligte Rollen, Abteilungen oder Funktionen werden horizontal dargestellt – so sieht man auf einen Blick, wer wann was tut.

Makigami macht sichtbar, was sonst im Büroalltag verborgen bleibt. Es zeigt:

• Wer beteiligt ist
• Welche IT-Systeme oder Dokumente verwendet werden
• Wo es Wartezeiten oder Rückfragen gibt
• Und wo Prozesse ins Stocken geraten

Was unterscheidet Makigami von der Wertstromanalyse?

Beide Methoden verfolgen dasselbe Ziel: Prozesse sichtbar machen, verschlanken und verbessern. Doch der Weg dorthin ist unterschiedlich – je nachdem, ob man es mit administrativen Abläufen oder physischen Produktionsprozessen zu tun hat.

Makigami kommt vor allem in der Administration, der Entwicklung und im Dienstleistungsbereich zum Einsatz. Hier stehen der Informationsfluss, die Zuständigkeiten und die Kommunikation zwischen verschiedenen Rollen im Vordergrund. Die Darstellung erfolgt über sogenannte Swimlanes, also horizontale Bahnen, die die Aktivitäten der einzelnen Beteiligten abbilden. Typische Herausforderungen, die mit Makigami sichtbar werden, sind Medienbrüche, unnötige Rückfragen und lange Wartezeiten. Das Ziel ist es, Abläufe zu entwirren, Rollen zu klären und die Informationsweitergabe zu verbessern.

Die Wertstromanalyse (VSM) hingegen ist im produktionsnahen Umfeld zu Hause – in der Fertigung, der Logistik oder in industriellen Prozessen. Sie nutzt standardisierte Symbole, um Prozesse, Materialflüsse und Bestände darzustellen. Im Zentrum stehen dabei Taktzeiten, der Materialfluss und der Kundennutzen. Mit VSM lassen sich Engpässe, hohe Lagerbestände und Verschwendungen wie Überproduktion identifizieren. Ziel ist es, die Durchlaufzeit zu verkürzen, Prozesse zu synchronisieren und den gesamten Wertstrom effizienter zu gestalten.

Während sich VSM mit Fragen wie „Wie können wir Durchlaufzeiten in der Fertigung verkürzen?“ beschäftigt, fragt Makigami: „Warum dauert eine Genehmigung im Einkauf fünf Tage – obwohl nur eine Stunde effektiv gearbeitet wird?“

Wie läuft Makigami im Vergleich zu VSM ab?

Der Ablauf ist ähnlich strukturiert – aber mit anderem Fokus.

1. Ziel und Scope definieren

• Makigami: Analyse eines administrativen Prozesses – z. B. das Onboarding neuer Mitarbeitender. Wichtig ist die klare Definition von Start- und Endpunkt sowie aller Beteiligten.
• VSM: Auswahl eines Produkts oder einer Produktfamilie in der Produktion. Ziel ist es, den Material- und Informationsfluss vom Kundenauftrag bis zur Auslieferung zu analysieren.

2. Ist-Zustand aufnehmen

• Makigami: Der Prozess wird in einem Swimlane-Diagramm abgebildet. Jede Zeile stellt eine Rolle oder Abteilung dar. In die Felder werden Aktivitäten, verwendete Systeme, Dokumente, Zeiten und Wartephasen eingetragen.
• VSM: Der Ist-Wertstrom wird mit standardisierten Symbolen dargestellt – inklusive Cycle Times, Lead Times, Lagerbeständen und Prozesskennzahlen.

3. Analyse

• Makigami: Suche nach Medienbrüchen, unklaren Zuständigkeiten, Doppelarbeiten, Rückfragen, Wartezeiten.
• VSM: Suche nach Beständen, Engpässen, nicht getakteten Prozessen, Verschwendungen nach TIMWOOD’S

4. Soll-Zustand gestalten

• Makigami: Rollen klären, Aktivitäten verschlanken, digitale Lösungen einführen, unnötige Schritte eliminieren.
• VSM: Prozess vereinfachen, Taktzeiten verbessern, Bestände reduzieren, Lean-Prinzipien wie Pull-Systeme integrieren.

5. Massnahmen ableiten

• Beide Methoden führen zu einem konkreten Massnahmenplan – mit klaren Verantwortlichkeiten und Zeitplan.

Was ist mit MIFA? Und wann nutze ich welche Methode?

Die Materialflussanalyse (MIFA) ist eine Methode aus der Logistikplanung. Sie betrachtet keine Aktivitäten oder Rollen, sondern fokussiert auf Materialwege im physischen Raum: Wo liegen Materialien? Wie lang sind Transportstrecken? Wie oft wird umgelagert?

• Makigami = Informationsfluss
• VSM = Material- und Informationsfluss im Prozess
• MIFA = Materialfluss im Layout / Raum

Die Antwort ist einfach – und lässt sich in einem Merksatz zusammenfassen: „In der Produktion: VSM oder MIFA. In der Administration: Makigami.“

Wenn du einen Fertigungsprozess analysieren willst, greifst du zu VSM oder MIFA.
Wenn du verstehen willst, warum ein Antrag, eine Rechnung oder ein Reporting so lange braucht, ist Makigami das Werkzeug der Wahl.

Makigami ist mehr als eine «VSM fürs Büro»

Makigami ist ein eigenständiges Analysewerkzeug, das die Logik des Lean Thinking auf die Welt der Informationen, Rollen und Schnittstellen überträgt. Es macht sichtbar, was oft unsichtbar bleibt: ineffiziente Abläufe, unnötige Wartezeiten, unklare Zuständigkeiten. In der Lean Administration ist Makigami deshalb unverzichtbar. Und es ergänzt die klassische Wertstromanalyse perfekt – nicht als Ersatz, sondern als logische Weiterentwicklung für nicht-produktive Bereiche.