Makigami, VSM, Wertstromanalyse und MIFA im Vergleich: Was gehört wohin?

Wer sich mit Lean Management, Prozessoptimierung und kontinuierlicher Verbesserung beschäftigt, stolpert früher oder später über vier zentrale Begriffe: Makigami, VSM (Value Stream Mapping), Wertstromanalyse und MIFA (Materialflussanalyse). Alle vier Methoden haben ein gemeinsames Ziel: Prozesse sichtbar machen, verbessern und Verschwendung eliminieren. Doch wann nutzt man welche Methode? Und worin unterscheiden sie sich? In diesem Blogpost gehen wir diesen Fragen nach – mit klarem Fokus auf Makigami. Denn obwohl Makigami viele Gemeinsamkeiten mit VSM und Co. hat, verdient es eine eigene Bühne.

Was ist Makigami?

Makigami ist eine Methode zur Prozessanalyse, die vor allem im administrativen Umfeld zum Einsatz kommt – also in Büros, in der Entwicklung, im Dienstleistungsbereich oder überall dort, wo Informationen fliessen, aber kein Material transportiert wird.

Das Besondere: Makigami kombiniert zwei Welten. Einerseits orientiert es sich an der Logik des Value Stream Mapping, also am Fluss von Aktivitäten, Informationen und Zeiten. Andererseits nutzt es eine Swimlane-Darstellung – also eine Visualisierung, bei der unterschiedliche Rollen oder Abteilungen in horizontalen Bahnen dargestellt werden. Das kennt man etwa aus BPMN oder klassischen Swimlane-Diagrammen.

Kurz gesagt: Makigami zeigt, wer was wann wie lange tut – und macht so Ineffizienzen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten sichtbar.

Makigami vs. VSM: Wo liegen die Unterschiede?

Auf den ersten Blick scheinen Makigami und VSM sehr ähnlich. Beide analysieren Prozesse entlang eines Flusses, messen Zeiten, zeigen Wertschöpfung und Verschwendung. Doch der Einsatzkontext macht den Unterschied.

Aspekt	Makigami	VSM (Value Stream Mapping)
Einsatzbereich	Administration, Entwicklung, Dienstleistungen	Produktion, Logistik, industrielle Prozesse
Darstellung	Swimlanes nach Rollen / Funktionen	Symbole für Prozesse, Material- und Informationsflüsse
Fokus	Informationsfluss, Rollen, Schnittstellen	Materialfluss, Durchlaufzeiten, Kundennutzen
Zielsetzung	Transparenz in komplexen, nicht-materiellen Abläufen	Reduktion von Durchlaufzeiten, Verbesserung des Flusses
Nutzung	KVP, Prozessworkshops, Lean Administration	Lean-Projekte, Produktionsoptimierung

Während VSM vor allem den Materialfluss betrachtet – also was physisch durch eine Produktion läuft –, analysiert Makigami Informationsflüsse. Deshalb ist Makigami ideal für die Lean Administration. Es bietet eine strukturierte Möglichkeit, auch dort Prozesse sichtbar zu machen, wo kein Produkt entsteht – sondern eine Entscheidung, ein Dokument oder ein Service.

Und was ist mit MIFA?

Die Materialflussanalyse (MIFA) ist wiederum ein anderer Fall. Sie stammt aus der Welt der Logistik und Produktionsplanung. Ihr Fokus liegt weniger auf dem Fluss von Arbeitsschritten oder Informationen – sondern ganz konkret auf dem Weg von Materialien: Woher kommen sie? Wohin gehen sie? Wie lang sind Transportwege? Wie oft wird umgelagert?

Aspekt	VSM	MIFA
Ursprung	Lean / Toyota	Produktions- und Logistikplanung
Fokus	Kundennutzen, Prozesszeiten	Materialwege, Layoutoptimierung
Visualisierung	Standardisierte Symbole	Frei, oft layoutbasiert
Anwendung	Strategisch: KVP, Lean, Prozessverbesserung	Operativ: Layout- und Materialflussplanung
Tiefe	Prozessblick, oft übergreifend	Technisch, layoutbezogen

MIFA und VSM überschneiden sich im Produktionskontext, haben aber unterschiedliche Ziele: VSM will den Prozess als Ganzes verschlanken. MIFA will die Effizienz im Materialfluss und Layout steigern.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede auf einen Blick

Alle vier Methoden dienen der Visualisierung und Verbesserung von Prozessen. Doch sie tun das auf unterschiedliche Weise, je nachdem, was man betrachtet:

• Makigami schaut auf Informationsflüsse in administrativen Prozessen
• VSM betrachtet den Wertstrom in Produktionsprozessen
• MIFA analysiert Materialflüsse im Produktionslayout
• Wertstromanalyse ist der deutsche Begriff für VSM – wird aber oft auch als Oberbegriff für sowohl VSM als auch Makigami verwendet

Wann verwendet man was?

Die Wahl der Methode hängt vom Kontext ab:

• In der Produktion? VSM oder MIFA: VSM, wenn es um den Fluss der Arbeit geht. MIFA, wenn es um Wege, Transporte und Layout geht.

• In der Administration? Makigami: Ideal, wenn man wissen will: Wer macht was? Warum dauert das so lange? Wo stockt es?

Warum Makigami so wertvoll ist

Die Methode schafft dort Transparenz, wo klassische Lean-Tools oft scheitern: In der Verwaltung. Im Büro gibt es keine Maschinen, keine Lager und keine physischen Produkte – dafür viele Meetings, Freigaben, Rückfragen, Medienbrüche und Zuständigkeiten.

Makigami bringt Ordnung in dieses Chaos. Es zeigt auf:

• Wie viele Rollen an einem Prozess beteiligt sind
• Welche Aktivitäten wertschöpfend sind
• Wo Wartezeiten entstehen
• Welche Systeme, Formulare oder E-Mails eine Rolle spielen
• Und: Wo Kommunikation versandet

Gerade bei komplexen Prozessen mit vielen Beteiligten – wie z. B. in der Produktentwicklung, in HR-Prozessen oder bei Genehmigungen – ist Makigami ein Gamechanger.

Makigami ist die Methode der Wahl in der Lean Administration

Makigami ist nicht einfach ein VSM mit Rollen. Und es ist auch kein BPMN-Ersatz. Es ist ein eigenständiges Werkzeug, das Elemente von VSM und Swimlanes klug kombiniert. Seine Stärke liegt dort, wo viele andere Methoden an ihre Grenzen stossen: In der Analyse von Informationsflüssen, Zuständigkeiten und Schnittstellen im administrativen Bereich.

Wenn du also Prozesse in der Produktion verbessern willst – nimm VSM oder MIFA.
Wenn du aber verstehen willst, warum im Büro alles so lange dauert – dann ist Makigami die Methode deiner Wahl.