Mit einem individuellen Ansatz zur massgeschneiderten Prozessoptimierung

Wir durften einen der führenden Anbieter im Bereich Pensionskassen-Verwaltung in einem Projekt begleiten. Wir haben bereits einen Erfahrungsbericht von diesem Projekt veröffentlicht, und zwar zum Thema Standardisierung des Jahresendprozesses. In diesem Beitrag möchten wir nun aufzeigen, dass es bei der Optimierung von Prozessen kein «One Size Fits All» gibt. Wir von prozessraum arbeiten immer mit einem individuellen Ansatz, um Prozesse zu optimieren. Wie das geht? Wir zeigen dir in diesem Beitrag an einem konkreten Beispiel auf, wie wir die massgeschneiderte Prozessoptimierung angehen.

Ausgangslage: Zwei Prozesse, ein Ziel – aber unterschiedliche Herausforderungen

Die Pensionskassen-Verwaltung stand vor der Aufgabe, zwei ihrer Prozesse zu standardisieren. Obwohl das Ziel – klare, effiziente Abläufe – dasselbe war, unterschieden sich die Ausgangssituationen erheblich:

• Prozess 1: Innerhalb der Teams gab es viele unterschiedliche Vorgehensweisen. Es gab keine Standards, nur individuelle Herangehensweisen, die „irgendwie“ funktionierten
• Prozess 2: Der Prozess funktionierte bereits gut, allerdings nur für einen Kunden. Für andere Kunden gab es Probleme, insbesondere an den Schnittstellen

Das Ziel: Standardisierung – aber individuell angepasst

Die Lösung erforderte zwei unterschiedliche Ansätze:

• Prozess 1: Fokus auf Prozessharmonisierung und Vereinfachung. Ziel war es, aus den vielen verschiedenen Vorgehensweisen einen gemeinsamen Standard zu schaffen
• Prozess 2: Fokus auf den Roll-Out eines bereits funktionierenden Prozesses, verbunden mit der Bereinigung der Schnittstellenprobleme

Die Wege zum Ziel: Zwei individuelle Vorgehensweisen

Um die vielen unterschiedlichen Vorgehensweisen bei Prozess 1 zu harmonisieren, wählten wir einen systematischen Ansatz. Im Fokus standen die Harmonisierung und der Aufbau eines einheitlichen Standards:

• Ist-Analyse: Alle Teams zeichneten ihre aktuellen Prozesse auf, inklusive Abweichungen. Observationen halfen dabei, die Ist-Situation zu validieren und versteckte Probleme zu identifizieren
• Design-Kriterien: Um die verschiedenen Herangehensweisen zu vereinen, definierten wir klare Design-Kriterien, beispielsweise eine maximale Durchlaufzeit und die Anforderung, dass Kunden jederzeit Kontakt zu einem Mitarbeitenden aufnehmen können
• Soll-Prozess: Basierend auf diesen Kriterien entwickelten wir einen einheitlichen Soll-Prozess, der in einer ersten Fassung ohne IT-Anpassungen gestaltet wurde
• Problem-Bereinigung: Identifizierte Probleme lösten wir schrittweise, um den Soll-Prozess zu erreichen
• Testphase: Der neue Prozess testeten wir zunächst für einen Kunden, danach haben wir das Feedback analysiert und Anpassungen vorgenommen
• Roll-Out: Nach der Testphase führten wir den Prozess für weitere Kunden ein
• Nachhaltigkeit: Regelmässige Meetings sorgen dafür, dass Verbesserungen kontinuierlich umgesetzt werden und die Standards langfristig bestehen

Der Ansatz für Prozess 2 war zielgerichteter, da ein funktionierender Prozess als Ausgangspunkt diente. Hier lag der Fokus auf dem Ausbau eines bestehenden Erfolgsmodells für andere Kunden und die Lösung von Schnittstellenproblemen:

• Teilprozess-Analyse: Mit den beiden Hauptteams nahmen wir 31 Teilprozesse detailliert auf, weitere beteiligte Teams steuerten Input bei
• Schnittstellen-Probleme: Identifikation von Unklarheiten bei Schnittstellen, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten
• Gesamtübersicht: Aus den aufgenommenen Teilprozessen erstellten wir eine Gesamtübersicht, um den gesamten Ablauf und die Abhängigkeiten zwischen den Teams transparent zu machen
• OnePager: Experten erstellten OnePager (Best Practice Dokument) für den neuen Soll-Prozess. Diese standardisierten Dokumente wurden von den Teamleitern überprüft und genehmigt
• Kommunikation und Roll-Out: Der Gesamtprozess wurde kommuniziert und eingeführt. Regelmässige Meetings und ein Post-Mortem-Meeting nach Abschluss sorgen dafür, dass die Standards weiter optimiert und nachhaltig verankert werden

Massgeschneiderte Prozessoptimierung: Individuelle Lösungen statt «One Size Fits All»

Die Beispiele aus der Pensionskassen-Verwaltung zeigen deutlich, dass Prozessoptimierung sehr spezifisch ist und keinem Raster folgt. Jedes Unternehmen, jedes Team und jeder Prozess bringt individuelle Anforderungen mit sich.

Uns zeichnen unsere Flexibilität, Effizienz und Nachhaltigkeit aus. Wir bieten individuelle Lösungen für Unternehmensprobleme, betrachten ein Unternehmen ganzheitlich und erarbeiten eine massgeschneiderte Prozessoptimierung für unserer Kundschaft.

Denn Prozessoptimierung bedeutet nicht, Standards aufzuzwingen, sondern gemeinsam die beste Lösung zu finden. Bist du interessiert an einer massgeschneiderten Prozessoptimierung? Buche einen Call und erfahre mehr über unser Vorgehen.