4 Tipps für die nachhaltige Verbesserung deiner Prozesse

4 Tipps für die nachhaltige Verbesserung deiner Prozesse

Gehen wir Mal davon aus, dass du deine Prozesse bereits optimiert hast: Glückwunsch – das ist eine tolle Leistung und du bist bereits einen grossen Schritt weiter auf dem Weg der Operational Excellence. Du dachtest, der Weg sei hier schon zu Ende? Sorry, da müssen wir dich leider enttäuschen – genau hier trennt sich nämlich die Spreu vom Weizen. Hier kommt die nachhaltige Verbesserung deiner Prozesse ins Spiel.

In sehr vielen Unternehmen ist es mittlerweile angekommen, wie wichtig die Optimierung von Prozessen ist. Das Verschwendungen eliminiert und Fehler behoben werden müssen, damit die Performance steigt. Wenn du die Prozesse richtig optimiert hast, dann bist du auch den Ursachen für die Probleme und Verschwendungen auf den Grund gegangen. Das bedeutet, die Fehler passieren kein zweites Mal und der Prozess ist deiner Meinung nach perfekt. Das stimmt natürlich, dein Prozess ist in diesem Augenblick lupenrein. Aber wir arbeiten ja nicht in einer Blase. Die Welt verändert sich ständig. Neue Mitarbeitende werden eingestellt, Know How kommt und geht, Lieferanten wechseln, die Wirtschaft entwickelt sich weiter und deine Kundschaft hat immer wieder neue Anforderungen und Wünsche.

Unsere Tipps, wie du Prozesse nachhaltig optimieren kannst

Du siehst also, ein Prozess ist niemals fertig optimiert. Wir sind der Meinung, dass man standardisierte Prozesse regelmässig, am besten sogar täglich, überprüfen muss. Die gute Nachricht: Wenn du Prozesse bereits einmal optimiert hast, dann kannst du sie ganz einfach anpassen. Und in diesem Blog-Post verraten wir dir, wie das geht.

Tipp 1: Best Practice Dokument erstellen

Du hast deinen Prozess also optimiert und standardisiert – dann halte doch diesen Standardprozess auf einem Best Practice Dokument (BPD) fest. Der grösste Teil der Arbeit liegt schon hinter dir, du musst den Prozess nur noch dokumentieren. Das BPD dient dann als Basis für die kontinuierliche Verbesserung und stellt die Qualität im Unternehmen sicher.

Tipp 2: Trefft euch täglich zum Whiteboard-Meeting

Bei einem täglichen Whiteboard-Meeting geht es darum, offene Punkte und kleinere Probleme anzusprechen: «Seid ihr gestern vom Standardprozess abgewichen? Wenn ja, warum?». Diese Whiteboard-Meetings sollen mit 15 Minuten kurzgehalten werden, sie sind aber sehr effektiv und tragen dazu bei, dass ihr als Team schnell auf Veränderungen und Probleme reagieren könnt. Nichts dient der Nachhaltigkeit eines Prozesses so sehr, wie wenn Fehler gar nicht erst richtig greifen können.

Tipp 3: Führe Sit-ins durch

Bei einem Sit-in geht es darum festzustellen, ob die Mitarbeitenden sich an den standardisierten Prozess halten oder nicht. Man setzt sich also dazu, wenn jemand direkt am Prozess arbeitet und beobachtet. Bei einem Sit-in dient ein Best Practice als Basis – nur so kann festgestellt werden, wo vom Standardprozess abgewichen wird. Wenn keine Abweichungen vorkommen, dann ist alles in Ordnung. Wenn es jedoch zu Abweichungen kommt, müssen diese überprüft werden. Wieso wird der Prozess anders bearbeitet? Ist die Änderung besser als der festgelegte Standard oder führt sie zu Verschwendung und Fehlern? Je nachdem kann der Prozess dann angepasst werden oder aber man erinnert die Mitarbeitenden daran, dass sie sich an den Standardprozess halten müssen.

Tipp 4: Arbeite mit kyro

Es kann ganz schön schwierig sein, den Überblick über alle Prozesse, offenen Punkte und durchgeführte Massnahmen zu behalten. Hier kann dir unsere OpEx-Software kyro helfen. In kyro sind alle offenen Punkte erfasst und mit einem Erledigungsdatum und den verantwortlichen Personen versehen. So gehen die offenen Punkte sicher nicht unter. Auch kannst du alle abgeschlossenen Massnahmen mit einem Status versehen: So kannst du in regelmässigen Abständen nach den abgeschlossenen Massnahmen filtern und diese einer erneuten Prüfung unterziehen. Wurde die gewünschte Wirkung erreicht, ist alles in Ordnung. Falls nicht, kannst du ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses erneut anfangen, die bestehenden Fehler zu beschreiben und schliesslich die Ursachen und passenden Massnahmen zu finden.

 

Ein optimierter und standardisierter Prozess ist eine gute Grundlage für eine sich stetig steigernde Performance. Doch nur die nachhaltige Verbesserung stellt sicher, dass der Prozess kontinuierlich performt und die Qualität konstant bleibt. Gerne beraten wir dich auf deinem individuellen Weg zur Operational Excellence.

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