So wird Operational Excellence Realität – mit Office Excellence als Fundament

Operational Excellence ist für viele Unternehmen das grosse Ziel. Für uns bei prozessraum ist sie weit mehr als das: Sie ist der strategische Rahmen, in dem wir denken, handeln und beraten. Der Weg dorthin führt jedoch nicht nur über Produktionsprozesse, sondern über einen Bereich, der oft unterschätzt wird: Office Excellence.

Denn Exzellenz entsteht nicht auf dem Papier und auch nicht durch Technologie allein. Sie wächst aus einem starken Fundament – und dieses Fundament liegt im Büro, in der Administration und im Management. Genau dort, wo täglich Entscheidungen getroffen, Informationen verarbeitet und Prozesse gesteuert werden.

Was wir unter Operational Excellence verstehen

Operational Excellence (kurz OpEx) bedeutet für uns, ein Unternehmen so aufzustellen, dass es langfristig effizient, lernfähig und wettbewerbsstark bleibt. Es geht nicht nur um Prozesse, sondern um Haltung. Nicht um punktuelle Projekte, sondern um gelebte Routinen, die das Denken und Handeln im ganzen Unternehmen prägen.

Wir verstehen OpEx als strategisches Dach, das alle Initiativen vereint, die auf Exzellenz und kontinuierliche Verbesserung einzahlen – egal, ob in der Produktion, im Service oder in der Administration. Ziel ist es, Verschwendung zu vermeiden, Qualität zu sichern und Mitarbeitende zu befähigen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Gerade in der Wissensarbeit schlummert ein enormes, oft ungenutztes Potenzial. Viele Produktionsbetriebe konzentrieren sich ausschliesslich auf die Optimierung ihrer Fertigungsprozesse und übersehen dabei, dass auch in der Administration täglich erhebliche Effizienzverluste entstehen: In Meetings, Freigaben, E-Mails oder Aufgabenlisten. Gleichzeitig glauben viele Dienstleistungsunternehmen, Prozessoptimierung betreffe nur produzierende Betriebe. Doch das ist ein Irrtum. Auch ohne physische Produkte entstehen in der Verwaltung komplexe Abläufe, Schnittstellen und Informationsflüsse – und genau hier liegt einer der grössten Hebel für nachhaltige Verbesserung.

Der Weg zu OpEx führt über Office Excellence

Office Excellence (oder auch Lean Office, Lean Administration) ist unser Leistungsversprechen an alle, die ihre administrativen Abläufe sichtbar, verständlich und wirksam gestalten möchten. Sie ist für uns der Schlüssel, um Operational Excellence im gesamten Unternehmen zu verankern.

Office Excellence bedeutet, Prozesse in der Administration mit derselben Präzision zu gestalten wie in der Produktion – mit klaren Standards, verständlicher Visualisierung und Kennzahlen, die nicht nur gemessen, sondern auch genutzt werden. Sie schafft Transparenz dort, wo Komplexität herrscht, verbindet Menschen, Methoden und digitale Tools und macht Abläufe vom Backoffice bis ins Management greifbar.

Das Besondere dabei: Wir befähigen Teams, diesen Weg selbst weiterzugehen.

Was Office Excellence konkret bedeutet

Office Excellence heisst, den Büroalltag mit den Augen eines Lean-Managers zu betrachten. Routinen werden hinterfragt, Abläufe vereinfacht und Verbesserungen zur Gewohnheit gemacht. Dabei geht es nicht nur um sichtbare Prozesse, sondern auch um das Wissen, das sie trägt. Denn nachhaltige Exzellenz entsteht immer dort, wo Strukturen und Kompetenzen Hand in Hand gehen.

Das kann heissen:

• Meetings effizienter gestalten, damit Ergebnisse statt Endlosdiskussionen entstehen
• Aufgabenflüsse visualisieren, um Engpässe früh zu erkennen
• Kennzahlen entwickeln, die wirklich etwas aussagen
• Prozesse klar definieren und Verantwortlichkeiten transparent machen
• Feedback-Schleifen einführen, um Lernen zur Routine zu machen
• Prozessoptimierung gezielt einsetzen, um Abläufe zu vereinfachen, Schnittstellen zu klären und Wertschöpfung sichtbar zu machen
• Mit einer Skill-Matrix das Know-how im Unternehmen aktiv steuern – Kompetenzen aufbauen, Lücken erkennen und Wissen langfristig sichern

So entsteht eine Organisation, die nicht nur effizient arbeitet, sondern sich laufend weiterentwickelt – mit klaren Prozessen, gestärkten Mitarbeitenden und einer gelebten Kultur der Verbesserung.

Wir kombinieren dabei bewährte Methoden aus dem Lean Management mit einem tiefen Verständnis für Wissensarbeit. Denn das, was auf dem Shopfloor als Kaizen funktioniert, braucht im Office andere Werkzeuge, eine andere Sprache und eine andere Taktung.

Office Excellence ist für uns das verbindende Konzept, mit dem kulturelle Veränderungen gelingen. Wenn Mitarbeitende erleben, dass Standards Orientierung geben, Transparenz schaffen und den Alltag erleichtern, wächst Akzeptanz – und genau diese Akzeptanz ist der eigentliche Motor von Operational Excellence. Wir nutzen den Begriff Office Excellence, um Lean-Prinzipien auf die Realität der Wissensarbeit zu übertragen. Mit dem Ziel, Menschen im Büroalltag zu befähigen, Exzellenz selbst zu leben und kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Beratung mit Wirkung – Wissen bleibt im Unternehmen

Bei prozessraum geht es nicht um klassische Beratung von oben. Wir arbeiten eng mit den Teams zusammen, analysieren, planen und begleiten – aber wir nehmen das Wissen nicht mit, sondern geben es weiter.

Unsere Kundinnen und Kunden lernen, die Werkzeuge der Prozessoptimierung selbst anzuwenden. Dadurch bleibt das Know-how im Unternehmen, und die Veränderung wird nachhaltig.

Wir verbinden über 20 Jahre Erfahrung in Prozessberatung mit modernen Methoden, digitalen Tools (kyro Software) und einem klaren Ziel: Exzellenz, die bleibt.

Warum Office Excellence so entscheidend ist: Sie bildet die Basis für Digitalisierung und Transformation

Viele Unternehmen investieren zuerst in Technologie und erst danach in Struktur. Digitalisierung wird gestartet, bevor Prozesse verstanden sind. Das Resultat ist oft eine Tool-Flut, Doppelarbeit und Informationschaos. Office Excellence setzt genau hier an. Sie schafft zuerst Ordnung, dann Effizienz und erst im dritten Schritt kommt Technologie ins Spiel. Denn digitale Lösungen entfalten ihren Nutzen nur dann, wenn die Basis stimmt.

Viele unserer Projekte beginnen, wenn Unternehmen an der Schwelle zur Digitalisierung oder Organisationsentwicklung stehen. Sie wollen effizienter werden, Prozesse vereinheitlichen oder Strukturen neu denken. Doch bevor digitalisiert wird, braucht es Klarheit. Nur wer versteht, wie Abläufe funktionieren, wo Verschwendungen entstehen und wie Verantwortung und Kompetenzen geregelt sind, kann nachhaltige Lösungen schaffen.

Fazit: Office Excellence ist kein Projekt – es ist eine Haltung

Exzellenz beginnt im Denken. Office Excellence ist für uns keine Methode, sondern ein Mindset. Es geht darum, Klarheit zu schaffen, Zusammenhänge zu verstehen und den Mut zu haben, Dinge zu vereinfachen. So wird Operational Excellence nicht zu einem fernen Ideal, sondern zu gelebter Realität – Tag für Tag.

Bist du bereit für Excellence? Lass uns bei einem Gespräch austauschen!