Eine Open Challenge Liste (OCL) ist ein Massnahmenkatalog, der alle Probleme und die definierten Massnahmen zur Lösung dieser Probleme auflistet. Mit Hilfe dieser Liste sind alle Verbesserungsmassnahmen einer Unternehmung auf einen Blick ersichtlich, geraten nicht in Vergessenheit und können Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Eine zentrale Ablage aller zu erledigenden Massnahmen dient auch der abteilungsübergreifenden Übersicht und hält alle Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand.
Wir haben die Open Challenge List in kyro integriert. Mit kyro kannst du ein einfaches Value Stream Mapping durchführen und Prozesse optimieren, eine Open Challenge Liste führen und bearbeiten, Tasks vergeben und deine Team-Performance optimieren.
Wir zeigen dir in diesem Blog-Post, wie du die Open Challenge Liste in kyro nutzen kannst, wie du dabei auch die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung legst und welche Features die Open Challenge Liste sonst noch beinhaltet.
Automatisierte Open Challenge List in kyro: Probleme identifizieren und Massnahmen definieren
In kyro kannst du ein Prozess dank dem einfachen Value Stream Mapping sehr einfach und schnell visualisieren. Bei einem Value Stream Mapping werden laufend Verschwendungen und Probleme identifiziert. Sobald du in kyro ein Problem notierst, gelangt dieses automatisch auf die Open Challenge Liste deiner Unternehmung. Die Probleme werden somit zentral gesammelt und können dann bearbeitet werden. Im Nachgang an das Value Stream Mapping kannst du dann für jedes Problem Massnahmen und Tasks definieren. Dazu öffnest du eine «Open Challenge» in der Übersicht und füllst alle Felder in der Eingabemaske aus. Du kannst das Problem beschreiben, die Ursachen für das Problem notieren und mögliche Massnahmen festhalten. Du wirst also automatisch durch ein «Root Cause Problem Solving» geleitet: Problembeschreibung, Ursachen-Forschung und eine Massnahmen-Definierung. Ausserdem kannst du die erwartete Wirkung, das Einsparpotential und die Verantwortlichkeit für die Massnahmen festhalten. Auch kannst du in der kyro-OCL ein PDCA-Status (Massnahme definiert, Umsetzung begonnen etc.) vergeben und manuelle Status-Updates erfassen. Mit den definierten Meilensteinen planst du die Umsetzung der Massnahmen und behältst einen Überblick über den Fortschritt der Problembehebung. Und schliesslich kannst du durch die Erfassung von «tasks» Aufgaben direkt an Mitarbeitende vergeben. Diese werden dann regelmässig daran erinnert, dass sie noch offene Aufgaben haben.
Open Challenges manuell erfassen: Ideenmanagement und Probleme aktiv angehen
Nicht jedes Problem wird erst bei einem Value Stream Mapping erkannt. Manchmal sind Probleme offensichtlich, können aber nicht direkt gelöst werden – weil vielleicht noch andere Personen beteiligt oder noch Abklärungen nötig sind. Egal ob die Probleme während Besprechungen oder in der Mittagepause zur Sprache kommen, alle Mitarbeitenden sollen diese immer direkt manuell auf der OCL-Liste aufnehmen. Zum Glück kann kyro auf jedem Gerät benutzt werden – sogar auf dem Smartphone. Ausserdem ist es möglich, Dateien und Bilder anzufügen. So könnt ihr als Team alle wichtigen Informationen an einem Ort sammeln und ablegen. Wichtig ist es, immer sofort eine verantwortliche Person zu definieren, die sich dem Problem verbindlich annimmt.
Ausserdem ist in kyro auch ein Ideenmanagement möglich. Wenn du oder dein Team spannende Ideen habt, die ihr gerade nicht weiterverfolgen könnt, so lohnt sich eine Erfassung dieser Ideen in der OCL. Diese Ideen könnt ihr dann in einem festgelegten Zeitrahmen, an einem Brainstorming-Tag oder einem Team-Event besprechen. Hat eine Idee Potential, so wird diese weiterverfolgt. Kommt ihr zum Schluss, dass die Idee nicht weiterverfolgt werden soll, könnt ihr den Status «Massnahme verworfen» vergeben und keine weiteren Schritte einleiten. So oder so fühlen sich die Mitarbeitenden ernst genommen, wenn sie aktiv Ideen beitragen können und diese nicht einfach übergangen und vergessen werden. Ein Ideenmanagement fördert die Proaktivität und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden – und das Unternehmen bekommt laufend neue Impulse. Die übersichtliche Ablage der Ideen an einem Ort hilft schiesslich auch, ähnliche oder sich ergänzende Ideen zu gruppieren und abteilungsübergreifende Teams zu bilden, wenn eine Idee mehrere Abteilungen betrifft.
Kontinuierliche Verbesserung mit der Open Challenge Liste
Die Open Challenge Liste trägt dazu bei, eine offene Fehlerkultur zu leben. Wenn eine Unternehmung Fehler als Potential sieht, dann werden Probleme nicht mehr vertuscht, sondern notiert und bearbeitet. Und damit ist die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung gelegt.
kyro hilft umso mehr dabei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Offene Punkte gehen dank den automatischen Erinnerungen nicht vergessen. Ausserdem kannst du nach dem vergebenen PDCA-Status filtern: Filtere zum Beispiel Ende Jahr nach allen Massnahmen mit dem Status 4 «Massnahme umgesetzt» und hinterfrage, ob die erwartete Wirkung der Massnahme erreicht wurde. Vielleicht kommst du auch zum Schluss, dass weitere Anpassungen nötig sind und kannst den kontinuierlichen Verbesserungsprozess einleiten. Mehr dazu im Beitrag KVP mit kyro.
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