Operational Excellence erreichen: Von kurzfristigen Veränderungen im Team bis hin zu grösseren Projekten

Die prozessraum AG analysiert dein Unternehmen mit einem holistischen Ansatz. Wir betrachten Unternehmen (oder auch Abteilungen/Teams) ganzheitlich und empfehlen geeignete Massnahmen für eine optimale Performance-Steigerung. Manchmal sind nur kleine Änderungen auf Team-Ebene nötig, um die Performance nachhaltig zu steigern und Operational Excellence zu erreichen. Je nach Art um Umfang der Probleme sind aber auch langfristige Änderungen angezeigt, welche wir in einem grösseren Projekt planen und umsetzen. Wir beraten unsere Kundschaft individuell und haben keine vorgefertigten Massnahmen-Kataloge. Deshalb können wir flexibel auf die Bedürfnisse in einem Unternehmen eingehen. Wir zeigen in diesem Blog-Post auf, wie wir bei einer Beratung vorgehen und wann wir unser Netzwerk hinzuziehen, um eine optimale Betreuung zu gewährleisten.

Prozesse analysieren, Probleme definieren, Massnahmen erarbeiten

In einer ersten Phase auf dem Weg zur Operational Excellence und einer gesteigerten Performance analysieren wir Prozesse und identifizieren bestehende Probleme in deinem Unternehmen (oder auch in einem Team oder einer Abteilung). Nach der Prozess-Analyse und der Identifizierung der Probleme ist es wichtig, den Ursachen für die Probleme auf den Grund zu gehen. Wieso entstehen die Probleme? Welche Ursachen liegen diesen Problemen zu Grunde? Mit welchen Massnahmen können die Probleme von Grund aufgelöst werden? Die Erkenntnisse aus der Ursachen-Analyse sind enorm wichtig. Erst wenn die Ursachen für ein Problem bekannt sind, können wir passende Massnahmen erarbeiten. Und schon in dieser ersten Phase zur Operational Excellence ist es von zentraler Bedeutung, die Mitarbeitenden miteinzubeziehen. Wenn die Mitarbeitenden selbst die Prozesse analysieren, die Probleme definieren, auf Ursachensuche gehen und die Massnahmen definieren, sind sie auch bereit, die Massnahmen schliesslich umzusetzen. Nur so werden die nachfolgenden Veränderungen legitim und nachvollziehbar für die Mitarbeitenden.

Massnahmen umsetzen und Entscheidung fällen: Veränderung auf Team-Ebene oder grösseres Veränderungs-Projekt nötig?

In der zweiten Phase auf dem Weg zur Operational Excellence geht es um die Minimierung oder Eliminierung der bestehenden Probleme. Sprich, es geht an die Umsetzung der Massnahmen. Teilweise sind die erarbeiteten Massnahmen direkt auf Team-Ebene umsetzbar. Dies ist der Fall, wenn die Massnahmen zum Beispiel nur die organisatorische Team-Ebene betreffen, oder wenn es sich um kleinere System- und Prozess-Anpassungen handelt.

Beispiele für Probleme, die auf Team-Ebene lösbar sind

Ein kundennahes Team erfasst Kommentare zu Kundenkontakten in zwei Systemen, ein altes Vorgehen aus der Vergangenheit, das bislang nicht hinterfragt wurde. Massnahme: Die Daten werden nur noch in einem System erfasst, alle Mitarbeitenden werden entsprechend informiert und wo nötig, in das System eingeführt
Möglichkeit einer Massen-Mutation der Daten im System ist nur einigen Mitarbeitenden bekannt, andere mutieren jeden Datensatz einzeln und benötigen daher massiv mehr Zeit. Massnahme: Es werden interne Coaches definiert, welche alle Mitarbeitenden auf denselben Wissensstand bringen, so dass alle Mitarbeitenden die Massen-Mutation verstehen und anwenden können
Es herrscht eine suboptimale Top-Down und Bottom-Up Kommunikation im Team. Massnahme: Whiteboard-Meeting einführen. So wird ein täglicher Austausch auf Augenhöhe möglich
Team wird nicht mit Kennzahlen geführt, es fehlen Steuerungskennzahlen oder KPI’s. Kurzfristige Massnahmen: Erarbeitung von Steuerungskennzahlen und diese auf dem Whiteboard visualisieren. Längerfristige Massnahme: Dashboard erarbeiten und in einem Tool (z.B. Tableau) ausweisen. Dafür braucht es aber Auszüge aus verschiedenen Systemen, welche in Excel aufbereitet werden müssen, damit sie ausgewiesen werden können

Wir von prozessraum begleiten dann die Umsetzung der Massnahmen und stellen sicher, dass diese nachhaltig wirken (dritte Phase: KVP mittels Management-Set).

Wann sind auf dem Weg zu Operational Excellence grössere Projekte nötig?

Manchmal sind Probleme jedoch so umfassend, dass sie in einem grösseren Projekt gelöst werden müssen. Dies ist dann der Fall, wenn die Optimierungen einen grossen Teil des Unternehmens (oder die gesamte Firma) betreffen. Und auch, wenn eine Transformation nötig wird (Change-Projekt), oder wenn nur eine Anpassung in der IT das Problem löst (IT-Projekt). Wir von prozessraum begleiten organisatorische Transformationen, schulen Führungskräfte und Mitarbeitenden in Sachen Operational Excellence (mittels individuellen Coachings und Workshops) und legen die Basis für eine Digitalisierung. Auch begleiten wir umfangreiche Prozessoptimierungen und geben den Mitarbeitenden das nötige Wissen rund um das Thema kontinuierliche Verbesserung weiter. Wir haben viel Erfahrung in der Projektleitung, bei Bedarf können wir die Massnahmenumsetzung demnach auch als Projektleitende begleiten. Ebenfalls bieten wir intern Beratungen zum Thema Kommunikation an und optimieren die interne und externe Kommunikation in Unternehmen. Dazu gehört auch die Erstellung von zielgruppengerechten Inhalten.

Unser Netzwerk an Partnerfirmen

Wenn Massnahmen nötig sind, die ausserhalb unseres Tätigkeitsbereiches liegen, greifen wir auf ein breites und professionelles Netzwerk zurück. Wir haben langjährige Partnerschaften mit Firmen, welche wir sehr empfehlen können. Je nach Ausgangslage bleiben wir in einem Projekt als Unterstützung dabei und begleiten die Mitarbeitenden eines Unternehmens bei der Transformation. Oder aber wir übergeben das Projekt nach Absprache mit dem Kunden in die Hände unserer Partnerfirmen. Anbei ein paar Beispiele für Massnahmen, die unsere Partnerfirmen abdecken:

Power BI und Adonis
Robotic Press Automation (RPA)
Leitung von IT Projekten, Business Analyse
Individuelle Software Erstellung
Kapazitäts- und Ressourcenmanagement

Operational Excellence zu erreichen bedeutet, die Performance langfristig zu steigern. Dieser Weg ist für jedes Unternehmen individuell. Wir von prozessraum betrachten Unternehmen mit einem ganzheitlichen Ansatz und können explizit auf die Bedürfnisse unserer Kundschaft eingehen. Zusammen mit unserem Netzwerk können wir alle nötigen Massnahmen umsetzen, die auf dem Weg zur Performance-Steigerung nötig sind.