OpEx im Pharma-Unternehmen – Ein Erfahrungsbericht

Wir konnten im Jahr 2021 eine international tätige Pharma Firma mit Sitz in der Schweiz für ein Projekt gewinnen. Die Ausgangslage? Ein Team von 4 Personen über 16 Monate lang auf dem Weg zur Operational Excellence begleiten. Erfahre wie wir die Verwaltungsprozesse optimiert haben und überzeugende Ergebnisse im Projekt „Operational Excellence im Pharma-Unternehmen“ erreichen konnten.

Ziele für das Operational Excellence Projekt

Die Ziele waren einerseits die Einsparung von Arbeitszeit und die damit verbundene Senkung der Überstunden im Team. Dies damit auf Wunsch einer Mitarbeitenden das Pensum heruntergesetzt werden kann. Und andererseits die Erhöhung der Eigenverantwortung der Team-Mitglieder und die bessere Verteilung der vorhandenen Skills. Eines schon vorneweg: Im 2022 starten wir mit einem neuen Projekt im selben Team – wer einmal angefangen hat die Vorteile der Prozess- und Team-Optimierung zu sehen, der kann nicht mehr so schnell damit aufhören…

Vorgehen im Projekt Operational Excellenceim Pharma-Unternehmen

Zuerst einmal haben wir alle 5 Dimensionen der Unternehmung analysiert. Also die Kundschaft und ihre Bedürfnisse, die bestehenden Prozesse, die Performance des Teams, die Einstellung und das Verhalten der Mitarbeitenden und die Organisation an sich sowie die vorhandenen Fähigkeiten im Team.

Danach wurde die Analyse ausgewertet und hinsichtlich ihrem Potential zur Erreichung der gesteckten Ziele bewertet. So konnten wir die wichtigsten drei Prozesse definieren, welche dann im Detail analysiert wurden. Aufgrund der Analyse konnten diverse Probleme und Verschwendungen herausgearbeitet werden. Bei diesen Problemen wurde wiederum die Ursache gesucht und die Fehler wurden einer nach dem anderen behoben. Zum Beispiel durch die Einführung von Excel-Automatisierungen und Power Queries. Durch die Optimierung von Verwaltungsprozessen wird immer Zeit eingespart. Diese gewonnene Zeit kann dann für den Abbau der Überstunden, das Erlernen von neuen Fähigkeiten oder für die Reduzierung von Stellenprozenten eingesetzt werden.

Ausserdem konnten wir dank der Einführung eines Huddle-Boards, der Klärung der Rollen und der Regelung der jeweiligen Stellvertretungen die Arbeiten im Team ausgewogen verteilen, die Selbständigkeit der Mitarbeitenden fördern und eine agile Arbeitsweise einführen.

Von Seiten des Pharma-Unternehmens wurden wöchentlich durchschnittlich 4 Stunden für die Analyse, das Design und die Umsetzung der Massnahmen aufgewendet. Während der Analysephase war ein deutlich höherer Aufwand nötig, welcher sich jedoch über die den Projektzeitraum auf 4 Stunden eingependelt hat. Wir gehen auf die Ressourcen der Kunden ein und passen die Geschwindigkeit an die Bedürfnisse und Möglichkeiten unserer Kundschaft an.

Am Anfang des Projekts hat prozessraum diese 4 Stunden begleitet – über die Zeitdauer des Projekts wurden die Mitarbeitenden aber soweit befähigt, dass nur noch punktuelle Unterstützung notwendig war von unserer Seite.

Ergebnisse aus dem OpEx Projekt

Durch die Optimierungen des Teams und der Prozesse konnten wir ganz konkret folgende Ergebnisse erreichen und somit die gesteckten Ziele unserer Kundschaft vollumfänglich erfüllen:

• Eine Mitarbeiterin kann ihr Pensum wie gewünscht auf 80% reduzieren
• Eine Mitarbeiterin kann 2 Tage pro Woche ein Projekt übernehmen und somit ihre Fähigkeiten vollumfänglich einsetzen
• Die Überstunden im ganzen Team wurden wie gewünscht reduziert
• Es können im Team zusätzliche neue Arbeiten übernommen werden
• Steigerung der Eigenverantwortung und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden

Für unseren Kunden war die grosse Herausforderung am Anfang zu verstehen, was genau gemacht werden muss, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Durch Gespräche und Coachings wurden diese Hürden aber aus dem Weg geschafft. Am Anfang war der Aufwand für das Team grösser, jedoch haben sich die ersten Ergebnisse schnell eingestellt und es konnte rasch viel Zeit eingespart werden durch die Optimierungen.

Für das 2022 sind bereits weitere Schritte auf dem Weg zur Operational Excellence geplant: Einerseits die Analyse der restlichen Prozesse im Team, andererseits die Festigung des Gelernten – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Und zusätzlich konnte durch den ausgewiesenen Erfolg ein weiteres Team innerhalb der Firma motiviert werden, einen Prozess und dessen Schnittstellen zu optimieren.