Pareto Prinzip: 80% der Ergebnisse mit 20% der Zeit erreichen

Vilfried Pareto (Entdecker des Pareto-Prinzip) hat 1906 herausgefunden, dass 20% der Bevölkerung in Italien 80% des Bodens besitzen. Im Jahr 1989 wurde dann festgestellt, dass 20% der Bevölkerung etwas über 80% des Weltvermögens besitzen.

Daraus leitet sich das Pareto-Prinzip (oder die 80-20-Regel) für das Zeit-Management ab. Es besagt, dass 80% der Ergebnisse mit ungefähr 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Und das wiederum für die restlichen 20% der Ergebnisse circa 80% des Gesamtaufwandes nötig sind. Somit empfiehlt es sich, zuerst die Aufgaben anzugehen, die mit relativ wenig Einsatz einen grossen Erfolg versprechen. Im Alltag angewendet hilft die 80-20-Regel dabei, Prioritäten zu setzen. Und konsequent den grössten Teil der Aufgaben mit dem kleinsten Zeitaufwand anzugehen.

Es herrscht immer noch die allgemeine Annahme vor, dass 50% der Ursachen zu 50% der Wirkungen führen. Wie wir nun wissen, ist dies falsch. 80% des Wertes aller Ergebnisse gehen aus 20% der mit ihnen verbundenen Tätigkeiten hervor. Das heisst zum Beispiel auch, dass 20% der Kunden für ungefähr 80% des Umsatzes verantwortlich sind oder dass in circa  20% der aufgewandten Zeit 80% der produktiven Ergebnisse geliefert werden.

Und wie lernt man das 80-20-Denken vom Pareto-Prinzip?

Das 80-20-Denken kann erlernt werden, in dem man den Mitarbeitenden zum Beispiel eine einfach formulierte Aufgabe mit einem sehr unrealistischen Zeitplan gibt. Dies bewirkt, dass sich die Mitarbeitenden auf diejenigen Arbeiten mit der grössten Wirkung konzentrieren.

Im Alltag kann das zum Beispiel folgendes Szenario sein: Normalerweise werden für den kompletten Wohnungsputz 4 Stunden benötigt. Nun kündigt sich jedoch spontaner Besuch an und man hat nur knapp 30 Minuten zur Verfügung um einen möglichst guten Eindruck zu machen. Welche Aufgaben haben die grösste Wirkung? Was packst du als erstes an, um die 30 Minuten möglichst effizient zu nutzen?

Es geht bei dem Pareto-Prinzip darum, sich nicht in den Details zu verlieren sondern sich auf die relevanten Dinge zu konzentrieren. Und sich für die Details dann Zeit zu nehmen, wenn es gerade nicht „brennt“.

Herausforderungen des Pareto-Prinzips

• Wenn man 100% erreichen will, muss man 100% Einsatz aufwenden – da hilft alles nichts
• Um aus 20% aufgewandter Zeit 80% Leistung herauszuholen, muss man sehr genau und konzentriert arbeiten
• Die zeitintensiven Aufgaben können nicht einfach komplett gestrichen werden – auch diese müssen in der Regel erledigt werden. Man kann sich diese Aufgaben jedoch immer an einem bestimmten Tag oder zu einer ruhigeren Zeit vornehmen