Wie wende ich den PDCA-Zyklus in den Prozessen meiner Organisation an? Ein Leitfaden für die Praxis

Der PDCA-Zyklus – auch bekannt als Deming-Kreis – ist ein bewährtes Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung (KVP). Wir haben die Methode bereits im Blog vorgestellt. Doch wie gelingt es, diesen Zyklus konkret und wirksam im Unternehmensalltag umzusetzen? In diesem Leitfaden zeigen wir Schritt für Schritt, wie du PDCA in deinen Prozessen verankerst – vom ersten Identifizieren eines Problems bis zur nachhaltigen Verankerung der Lösung. Inklusive eines Praxis-Beispiels aus der Administration.

Plan – Problem erkennen und eingrenzen

Jede Verbesserung beginnt mit einem klar benannten Problem. In dieser Phase geht es darum, ein konkretes Symptom zu beschreiben – möglichst faktenbasiert und im Prozesskontext.

Fragen, die bei der Problemerkennung helfen:

Wo tritt das Problem auf – und wie oft?
Wer ist vom Problem betroffen?
Welche Auswirkungen hat es auf Qualität, Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit?
Was wissen wir – und was nicht?

Praxis-Tipp: Beschreibe nur das Was, nicht das Warum. Für Ursachen ist später Zeit. Visualisiere den Prozessablauf, z. B. mit einem einfachen Swimlane-Flow oder Value Stream (wir machen das in der Software kyro).

Konkretes Beispiel aus der Administration

Eingangsrechnungen werden häufig zu spät bezahlt – es entstehen Mahngebühren und unnötiger Aufwand im Finanzteam.

Wo tritt das Problem auf? Im Prozess „Eingangsrechnungen prüfen und freigeben“ – vor allem bei Rechnungen, die mehrere Freigabeschritte erfordern.
Wer ist betroffen? Das Finanzteam (Verbuchung und Zahlung), Fachabteilungen (Freigabeprozess), sowie Lieferanten (Zahlungsverzögerung).
Welche Auswirkungen hat das? Wiederholte Mahngebühren, Rufschaden bei Lieferanten, interne Frustration durch Nachfassen und Eskalationen.
Was wissen wir – was nicht? Wir wissen, dass Rechnungen hängen bleiben – aber nicht genau, wo im Prozess es hakt. Wir wissen nicht, wie oft Rückfragen erfolgen oder wer besonders häufig verzögert.

Der Prozess wird als Swimlane-Diagramm visualisiert. Dabei fällt auf, dass der Freigabeprozess sehr uneinheitlich läuft – manche Rechnungen brauchen 2 Tage, andere 12.

Do – Ursachenforschung betreiben

Jetzt wird hinter die Kulissen geschaut: Warum tritt das Problem auf? Ziel ist es, nicht nur Symptome zu behandeln, sondern die wahren Ursachen zu identifizieren.

Methoden und Werkzeuge für die Ursachenforschung:

5-Why-Fragetechnik
Ursachen-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa, Fishbone-Diagramm)
Datenanalysen und Prozessbeobachtungen
Interviews mit Betroffenen
Sit-In / Process Walk (Gemba)

Praxis-Tipp: Stelle sicher, dass du zwischen Vermutungen und belegbaren Ursachen unterscheidest. Ursachenforschung ist Teamarbeit – beziehe die Mitarbeitenden mit ein.

Ursachenforschung am Beispiel aus der Administration

Eine 5Why-Analyse mit dem Finanzteam, die Analyse von Rechnungen mit >10 Tagen Bearbeitungszeit und die Erstellung eines Ursachen-Wirkung-Diagramms ergeben folgende Ursachen für das Problem «Späte Bezahlung von Eingangsrechnungen»:

Rechnungen werden per E-Mail an Einzelpersonen geschickt → kein Überblick
Keine klare Vertretungsregel bei Abwesenheiten
Unklare oder fehlende Zuständigkeiten für bestimmte Kostenarten
Keine Erinnerung bei ausstehenden Freigaben
Zu viele Medienbrüche (Papier, E-Mail, Excel-Liste)

Es wurde klar zwischen „gefühlten“ Problemen (z. B. „Person XY reagiert immer spät“) und belegbaren Ursachen (z. B. keine automatische Erinnerung bei Rechnungsfreigaben) unterschieden.

Check – Massnahmen ableiten und priorisieren

Nun wird’s konkret: Welche Massnahmen könnten die identifizierten Ursachen wirksam beheben? Und welche davon haben das beste Verhältnis von Wirkung zu Aufwand?

Vorgehen für die Erarbeitung von Massnahmen:

Sammle alle möglichen Massnahmen – ohne Bewertung (zum Beispiel mit Hilfe eines Brainstormings oder der SCAMPER-Methode)
Bewerte dann Wirkung, Aufwand, Zeitbedarf, Umsetzbarkeit
Priorisiere nach einem klaren Schema (z. B. Eisenhower-Matrix, Wirkung-Aufwand-Matrix, Priorisierungs-Matrix)
Entscheidet gemeinsam, welche Massnahme ihr zuerst testet

Praxis-Tipp: Weniger ist mehr – lieber zwei gezielte Massnahmen, die wirklich wirken, als zehn unkoordinierte.

Massnahmen ableiten: Beispiel aus der Administration

Folgende Massnahmen wurden erarbeitet und priorisiert:

Einführung eines digitalen Rechnungseingangs mit Workflow-Tool (Hohe Wirkung, mittlerer Aufwand)
Automatische Zuweisung und Eskalation bei Freigabe-Verzögerungen (Mittlere Wirkung, geringer Aufwand)
Klare Definition von Freigabewegen je Kostenart (Hohe Wirkung, geringer Aufwand)
Regelmässiger Report zu überfälligen Freigaben (Mittlere Wirkung, geringer Aufwand)
Schulung zum Umgang mit dem neuen System (Voraussetzung für Umsetzung – geringer Aufwand)

Priorisiert wurden die Massnahmen 2, 3 und 5 im ersten Schritt, Massnahme 1 folgt im nächsten Zyklus (erfordert IT-Unterstützung und Budget).

Act – Massnahmen umsetzen und verankern

Zum Schluss folgt die Umsetzung: Die gewählten Massnahmen werden eingeführt – idealerweise zuerst in einem klar abgegrenzten Bereich. Danach kann bei Erfolg skaliert werden.

Wichtige Punkte in der Umsetzungs-Phase:

Zuständigkeiten und Termine definieren
Fortschritt sichtbar machen (z. B. Kanban-Board)
Ergebnisse dokumentieren und evaluieren
Standards anpassen, Schulung sicherstellen
Standards festhalten (Best Practice Dokumente, OnePager)

Praxis-Tipp: Miss die Wirkung der Massnahmen im Vergleich zur ursprünglichen Problembeschreibung – und schliesse so den Zyklus. Bei Bedarf: direkt in die nächste Runde starten – kontinuierliche Verbesserung hört nie auf!

Massnahmenumsetzung am Beispiel aus der Administration

Die Freigabewege wurden gemeinsam mit den Fachabteilungen definiert, als Standard dokumentiert und zentral abgelegt (Massnahme 3). Outlook-basierte Erinnerungen werden automatisiert versendet mit Eskalation nach 3 Tagen (Massnahme 2). Alle Beteiligten wurden in einem 30-minütigen Format geschult und Fragen wurden im Intranet gesammelt beantwortet (Massnahme 5).

Die Ergebnisse nach 6 Wochen:

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit ist von 8,3 auf 4,1 Tage gesunken
Keine Mahngebühren im Zeitraum
Finanzteam meldet 40% weniger Rückfragen
Lieferantenfeedback ist positiv – Rechnungsabwicklung spürbar zuverlässiger

Nächster Schritt: Start des nächsten PDCA-Zyklus zur vollständigen Digitalisierung mit Massnahme 1 (digitaler Workflow).

Bessere Prozesse in vier klaren Schritten – dank dem PDCA-Zyklus

Die pragmatische Anwendung des PDCA-Zyklus – angepasst auf die Realität von Unternehmen – schafft Klarheit, Orientierung und messbare Verbesserungen.

Wer mit einem klaren Problem startet, Ursachen sauber untersucht, gezielt priorisiert und konsequent umsetzt, wird echte Fortschritte erzielen – ganz ohne überladenes Projektmanagement.

Tipp zum Schluss: Mit der kyro-Plattform lässt sich der PDCA-Zyklus digital abbilden – von der Problembeschreibung bis zur Umsetzung. So werden Verbesserungen sichtbar, nachvollziehbar und nachhaltig.

Möchtest du den PDCA-Zyklus auch in deiner Organisation anwenden? Kontaktiere uns für einen Besprechungstermin.