PDCA-Zyklus: Problemlösung in vier Schritten
Wenn wir Probleme in einem Unternehmen lösen wollen, gehen wir immer nach den vier Phasen des PDCA-Zyklus vor. Es handelt sich dabei um eine Methode aus dem Qualitätsmanagement, welche auf den amerikanischen Physiker William Edwards Deming zurück geht. Die vier Phasen sind wie folgt aufgebaut: Plan – Do – Check – Act. Sobald man Act abgeschlossen hat, beginnt man wieder von vorne – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Im ersten Schritt werden die Probleme beschrieben. Dann erarbeiten die Mitarbeitenden (evt. ein Projekt-Team) Massnahmen für die Problemlösung. Im dritten Schritt werden die Massnahmen von den Verantwortlichen umgesetzt. Und zum Schluss erfolgt die Überprüfung der umgesetzten Massnahmen – um zu sehen, ob der gewünschte Erfolg erzielt wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der PDCA-Zyklus von neuem gestartet.
Das Tool wurde noch weiter verfeinert, in dem wir den PDCA-Zyklus in 12 Schritte unterteilt und für jeden Schritt klare Fragen formuliert haben. Diese gilt es ausführlich zu beantworten, um den Zyklus optimal zu bearbeiten. Wir haben die „12 Schritte zur Problemlösung“ bereits auf diesem Blog vorgestellt. In diesem Text über den PDCA-Zyklus stellen wir dir die vier Phasen genauer vor.
Die vier Phasen des PDCA-Zyklus
Plan / Problem-Beschreibung
- Was stört die Kundschaft?
- Wo passiert das Problem?
- Wann und wie oft tritt das Problem auf (Zeit, Datum)?
- Wer ist involviert?
- Warum ist es ein Problem?
- Was ist der Effekt des Problems auf die Kundschaft? Auf unser Unternehmen (Fehler, Deadlines, Kosten, Verluste, Überzeit, Risiken)
- Wie kann der Effekt gemessen werden? Wie schwerwiegend ist der Effekt?
Do / Ursachen-Forschung
- Was sind die vermuteten Ursachen für das beschriebene Problem?
- Wie können die vermuteten Ursachen bestätigt werden?
- Welche bestätigten Ursachen haben welchen Einfluss auf das Problem? Welche Ursachen haben den grössten Einfluss?
- Welche Ursachen können von wem beeinflusst werden?
Check / Massnahmenfindung und Priorisierung
- Mit welchen Massnahmen können die bestätigten Ursachen für immer beseitigt werden?
- Welche Massnahmen sind am erfolgsversprechendsten?
- Wie hoch ist der Aufwand für die Umsetzung der Massnahmen? Wie hoch ist das Risiko und die Wirkung der Massnahmen?
- Wie kann überprüft werden, ob die umgesetzten Massnahmen wirken?
Act / Massnahmenumsetzung
- Wer macht was mit wem bis wann?
- Wurde die erwartete Wirkung erreicht?
- Tritt das Problem wieder auf? Greift die Lösung nachhaltig?
Wir haben den PDCA-Zyklus in unser Operational Excellence Tool kyro integriert. Das Tool hilft bei der strukturierten Umsetzung eines PDCA-Zyklus und eines optimal funktionierenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (Continuous Improvement). Wir beraten dich gerne dabei, wie du Probleme auch in deiner Unternehmung mittels PDCA-Zyklus lösen kannst und stellen dir bei Interesse gerne kyro genauer vor. Wenn du dir selbst ein Bild vom Tool machen möchtest, hier geht es zum Demo-Login.