PDCA-Zyklus: Problemlösung in vier Schritten

Wenn wir Probleme in einem Unternehmen lösen wollen, gehen wir immer nach den vier Phasen des PDCA-Zyklus vor. Es handelt sich dabei um eine Methode aus dem Qualitätsmanagement, welche auf den amerikanischen Physiker William Edwards Deming zurück geht. Die vier Phasen sind wie folgt aufgebaut: Plan – Do – Check – Act. Sobald man Act abgeschlossen hat, beginnt man wieder von vorne – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Im ersten Schritt werden die Probleme beschrieben. Dann erarbeiten die Mitarbeitenden (evt. ein Projekt-Team) Massnahmen für die Problemlösung. Im dritten Schritt werden die Massnahmen von den Verantwortlichen umgesetzt. Und zum Schluss erfolgt die Überprüfung der umgesetzten Massnahmen – um zu sehen, ob der gewünschte Erfolg erzielt wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der PDCA-Zyklus von neuem gestartet.

Das Tool wurde noch weiter verfeinert, in dem wir den PDCA-Zyklus in 12 Schritte unterteilt und für jeden Schritt klare Fragen formuliert haben. Diese gilt es ausführlich zu beantworten, um den Zyklus optimal zu bearbeiten. Wir haben die „12 Schritte zur Problemlösung“ bereits auf diesem Blog vorgestellt. In diesem Text über den PDCA-Zyklus stellen wir dir die vier Phasen genauer vor.

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus

Der Rhythmus für die Anwendung der Methode sollte in der Jahresplanung festgelegt werden. So können zum Beispiel die Prozesse einmal im Jahr nach dem PDCA-Zyklus analysiert und die vorherrschenden Probleme gelöst werden. Dabei sollte beachtet werden, dass mehr Zeit in die Phasen „Plan“ und „Do“ investiert wird, nämlich ungefähr 70% der Zeit. Wie Einstein schon sagte „Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen über das Problem nachzudenken und 5 Minuten über die Lösung“. In die Phasen „Check“ und „Act“ werden dann ungefähr 30% der Zeit investiert.

Plan / Problem-Beschreibung

Zuerst muss die Problem-Situation beschrieben werden. Bestimme, ob das Problem die Lücke zum Standard oder zum höheren Ziel beschreibt. Beschreibe, warum genau es ein Problem ist. Dabei helfen Zahlen, Daten, Fakten (ZDF) – also Reports, bestehende Auswertungen etc. Die Problem-Beschreibung muss zwingend faktenbasiert sein. Sie kann zwar auf Einschätzungen der Mitarbeitenden basieren, die Herleitung der Fakten muss aber trotzdem klar ersichtlich sein.

Was stört die Kundschaft?
Wo passiert das Problem?
Wann und wie oft tritt das Problem auf (Zeit, Datum)?
Wer ist involviert?
Warum ist es ein Problem?
Was ist der Effekt des Problems auf die Kundschaft? Auf unser Unternehmen (Fehler, Deadlines, Kosten, Verluste, Überzeit, Risiken)
Wie kann der Effekt gemessen werden? Wie schwerwiegend ist der Effekt?

Do / Ursachen-Forschung

In dieser Phase werden die Ursachen für das Problem analysiert. Dabei ist es wichtig, am Ort des Geschehens genau hinzusehen, zum Beispiel mittels Process Walk (Gemba) oder einem Sit in. In einem weiteren Schritt werden Daten und Fakten gesammelt, um die vermutete Ursache zu bestätigen. Die Ursachen eines Problems findest du mittels den Tools „UWD – Ursachen-Wirkungsdiagramm“, 5 Why, „Affinity Diagramm“ und Fishbone-Diagramm heraus.

Was sind die vermuteten Ursachen für das beschriebene Problem?
Wie können die vermuteten Ursachen bestätigt werden?
Welche bestätigten Ursachen haben welchen Einfluss auf das Problem? Welche Ursachen haben den grössten Einfluss?
Welche Ursachen können von wem beeinflusst werden?

Check / Massnahmenfindung und Priorisierung

Identifiziere und bewerte mögliche Gegenmassnahmen (Counter Measure). Im nächsten Schritt werden ausgewählte Counter Measures gestestet und validiert, um die Effektivität der Gegenmassnahmen für die Problemlösung zu überprüfen. Dann werden die Massnahmen implementiert und überprüft, ob sich die Lücke (Gap) geschlossen hat. Hier unterstützen Tools wie Brainstorming, SCAMPER, „Criteria Based Selection“, „ZDF Zahlen-Daten-Fakten“.

Mit welchen Massnahmen können die bestätigten Ursachen für immer beseitigt werden?
Welche Massnahmen sind am erfolgsversprechendsten?
Wie hoch ist der Aufwand für die Umsetzung der Massnahmen? Wie hoch ist das Risiko und die Wirkung der Massnahmen?
Wie kann überprüft werden, ob die umgesetzten Massnahmen wirken?

Act / Massnahmenumsetzung

Fokussiere hier auf die wichtigsten und kritischsten Themen. In dieser Phase werden Verantwortlichkeiten und Ressourcenbedarf definiert. Ausserdem wird noch einmal an den „Ort des Geschehens“ zurückgekehrt und die Ergebnisse überprüft und gemessen. Ausserdem wird in dieser Phase einen Nachhaltigkeitsprozess festgelegt. Hilfreiche Tools sind in dieser Phase der „Action Plan“, „ZDF – Zahlen-Daten-Fakten“ und KVP.

Wer macht was mit wem bis wann?
Wurde die erwartete Wirkung erreicht?
Tritt das Problem wieder auf? Greift die Lösung nachhaltig?

Wir haben den PDCA-Zyklus in unser Operational Excellence Tool kyro integriert. Das Tool hilft bei der strukturierten Umsetzung eines PDCA-Zyklus und eines optimal funktionierenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (Continuous Improvement). Wir beraten dich gerne dabei, wie du Probleme auch in deiner Unternehmung mittels PDCA-Zyklus lösen kannst und stellen dir bei Interesse gerne kyro genauer vor. Wenn du dir selbst ein Bild vom Tool machen möchtest, hier geht es zum Demo-Login.