PDCA-Zyklus: Problemlösung in vier Schritten
Wenn wir bei prozessraum Probleme in einem Unternehmen lösen, gehen wir immer nach den vier Phasen des PDCA-Zyklus vor. Es handelt sich dabei um eine Methode aus dem Qualitätsmanagement, welche auf den amerikanischen Physiker William Edwards Deming zurück geht. Die vier Phasen sind wie folgt aufgebaut: Plan – Do – Check – Act. Sobald man Act abgeschlossen hat, beginnt man wieder von vorne – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Im ersten Schritt werden die Probleme beschrieben. Dann erarbeiten die Mitarbeitenden (evt. ein Projekt-Team) Massnahmen für die Problemlösung. Im dritten Schritt werden die Massnahmen von den Verantwortlichen umgesetzt. Und zum Schluss erfolgt die Überprüfung der umgesetzten Massnahmen. Dies um zu sehen, ob der gewünschte Erfolg erzielt werden konnte. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der PDCA-Zyklus neu gestartet.
Und das Tool wurde noch weiter verfeinert: Wir haben den PDCA-Zyklus in 12 Schritte unterteilt und für jeden Schritt klare Fragen formuliert. Diese gilt es ausführlich zu beantworten, um den Zyklus optimal zu bearbeiten. Wir haben die 12 Schritte zur Problemlösung bereits auf diesem Blog vorgestellt. In diesem Text über den PDCA-Zyklus stellen wir dir nun die vier ursprünglichen Phasen genauer vor.
Die vier Phasen des PDCA-Zyklus
Der Rhythmus für die Anwendung der Methode legen wir in der Jahresplanung fest. So können zum Beispiel die Prozesse einmal im Jahr nach dem PDCA-Zyklus analysiert und die vorherrschenden Probleme regelmässig gelöst werden. Dabei sollte man beachten, dass mehr Zeit in die Phasen „Plan“ und „Do“ investiert wird, nämlich ungefähr 70% der Zeit. Wie Einstein schon sagte „Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen über das Problem nachzudenken und 5 Minuten über die Lösung“. In die Phasen „Check“ und „Act“ werden dann ungefähr 30% der Zeit investiert.
Plan / Problem-Beschreibung
Zuerst wird die Problem-Situation beschrieben. Bestimme, ob das Problem die Lücke zum Standard oder zum höheren Ziel beschreibt. Beschreibe, warum genau es ein Problem ist. Dabei helfen Zahlen, Daten, Fakten (ZDF) – also Reports, bestehende Auswertungen etc. Die Problem-Beschreibung muss zwingend faktenbasiert sein. Sie kann zwar auf Einschätzungen der Mitarbeitenden basieren, die Herleitung der Fakten muss aber trotzdem klar ersichtlich sein.
- Was stört die Kundschaft?
- Wo passiert das Problem?
- Wann und wie oft tritt das Problem auf (Zeit, Datum)?
- Wer ist involviert?
- Warum ist es ein Problem?
- Was ist der Effekt des Problems auf die Kundschaft? Auf unser Unternehmen (Fehler, Deadlines, Kosten, Verluste, Überzeit, Risiken)
- Wie kann der Effekt gemessen werden? Wie schwerwiegend ist der Effekt?
Do / Ursachen-Forschung
In dieser Phase werden die Ursachen für das Problem analysiert. Dabei ist es wichtig, am Ort des Geschehens genau hinzusehen, zum Beispiel mittels Process Walk (Gemba) oder einem Sit in. In einem weiteren Schritt werden Daten und Fakten gesammelt, um die vermutete Ursache zu bestätigen. Die Ursachen eines Problems findest du mittels der Tools „UWD – Ursachen-Wirkungsdiagramm“, 5 Why, „Affinity Diagramm“ und Fishbone-Diagramm heraus.
- Was sind die vermuteten Ursachen für das beschriebene Problem?
- Wie können die vermuteten Ursachen bestätigt werden?
- Welche bestätigten Ursachen haben welchen Einfluss auf das Problem? Welche Ursachen haben den grössten Einfluss?
- Welche Ursachen können von wem beeinflusst werden?
Check / Massnahmenfindung und Priorisierung
Identifiziere und bewerte mögliche Gegenmassnahmen (Counter Measure). Im nächsten Schritt werden ausgewählte Counter Measures getestet und validiert, um die Effektivität der Gegenmassnahmen für die Problemlösung zu überprüfen. Dann werden die Massnahmen implementiert und überprüft, ob sich die Lücke (Gap) geschlossen hat. Hier unterstützen Tools wie Brainstorming, SCAMPER, „Criteria Based Selection“, ZDF Zahlen-Daten-Fakten.
- Mit welchen Massnahmen können die bestätigten Ursachen für immer beseitigt werden?
- Welche Massnahmen sind am erfolgversprechendsten?
- Wie hoch ist der Aufwand für die Umsetzung der Massnahmen? Wie hoch ist das Risiko und die Wirkung der Massnahmen?
- Wie kann überprüft werden, ob die umgesetzten Massnahmen wirken?
Act / Massnahmenumsetzung
Fokussiere hier auf die wichtigsten und kritischsten Themen. In dieser Phase werden Verantwortlichkeiten und Ressourcenbedarf definiert. Ausserdem wird noch einmal an den „Ort des Geschehens“ zurückgekehrt und die Ergebnisse überprüft und gemessen. Ausserdem wird in dieser Phase einen Nachhaltigkeitsprozess festgelegt. Hilfreiche Tools sind in dieser Phase der „Action Plan“, ZDF – Zahlen-Daten-Fakten und KVP.
- Wer macht was mit wem bis wann?
- Wurde die erwartete Wirkung erreicht?
- Tritt das Problem wieder auf? Greift die Lösung nachhaltig?
Wir nutzen den PDCA-Zyklus in kyro: Das Tool unterstützt bei der strukturierten Umsetzung des PDCA-Zyklus und stellt einen optimal funktionierenden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (Continuous Improvement) sicher.