Potential ausschöpfen, KVP leben und Mitarbeitende begleiten – ein Erfahrungsbericht

In diesem Erfahrungsbericht geht es um ein Unternehmen aus der Energiebranche. Unser Kunde ist erneut einer der führenden Anbieter von integrierten Energie- und Gebäudetechniklösungen aus der Schweiz. Wir haben bereits über den ersten Teil des Projekts bereits berichtet. Der Hauptfokus des Kunden liegt beim Thema kontinuierliche Verbesserung. Im ersten Teil des Projekts ging es darum, die Tools rund um das Thema kontinuierliche Verbesserung (KVP) zu testen. Dies haben wir mit einem Proof of Concept gemacht. In diesem zweiten Teil des Projekts geht es nun darum, dass Potential zu erkennen und dieses nachhaltig auszuschöpfen. Unser Kunde möchte deshalb das Thema KVP in einem weiteren Schritt mit zusätzlichen Teams aufnehmen und diesen Teams ein Management-System (Führungstool) zur Verfügung stellen. Das Management-System dient als Basis um das Vorhaben strukturiert umzusetzen und KVP nachhaltig implementieren zu können.

Ziele und Ablauf des Projekts – KVP verinnerlichen und nachhaltige Verbesserung im Alltag leben

Durch die Durchführung des Projektes und die nachhaltige Umsetzung der Transformation sollen folgende Ziele erreicht werden:

1. Veränderung der Mitarbeitenden – sie sollen KVP leben und verinnerlichen
2. Methoden, Struktur und Transparenz einführen
3. Prozesse nachhaltig optimieren – kontinuierliche Verbesserung leben

In der Vorbereitungsphase für das neue Projekt haben wir gemeinsam mit unserem Kunden das passende Vorgehen bezüglich der Umsetzungsgeschwindigkeit, der nötigen Schulungen, der Zusammensetzung der Kernteams etc. erarbeitet. Ausserdem wurde festgelegt, wie genau das Unternehmen Nachhaltigkeit im Bereich Prozessmanagement leben möchte und wir haben den kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementiert. Ausserdem haben wir uns die vorhandenen Prozesse im Unternehmen angesehen und die Prioritäten für die nötigen Analysen bestimmt.

Nach der Vorbereitung ging es direkt in die Workshop-Phase. Wir von prozessraum haben zusammen mit dem internen Kernteam alle Workshops organisiert und geleitet. Es ist enorm wichtig, die Mitarbeitenden in den Tools und Methoden der kontinuierlichen Verbesserung zu schulen, damit das Wissen im Unternehmen bleibt und die folgenden Projektphasen erfolgreich durchgeführt werden konnten.

Folgende Tools & Methoden haben wir in den Workshops thematisiert, um das Thema KVP zu verinnerlichen:

• Prozess-Aufnahme und Prozess-Optimierung inklusive Problemlösungs-Kompetenz (RCPS und/oder VSM) zur Steigerung der Prozess-Performance
• Führung des Daily Huddles (Whiteboard-Meeting) inkl. Kennzahlen und Performance Dialog zur täglichen Steuerung des Teams und der verfügbaren Ressourcen
• Schulung des Management-Sets zur Steigerung der Team-Performance

Anschliessend haben dann die internen Change Agents die Verantwortung für ihren Bereich übernommen – immer in enger Zusammenarbeit mit dem Change Lead von unserer Seite. Die Change Agents führen die eingeführten Tools, die erlernten Methoden und das definierte Vorgehen weiter. Wir von prozessraum haben sie dabei begleitet und unterstützt.

Voraussetzungen für ein erfolgreiches KVP-Projekt

Um erfolgreich KVP zu betreiben, muss in einer Unternehmung ein Umdenken stattfinden. Kontinuierliche Verbesserung ist ein langfristiger Prozess, der Zeit und stetige Begleitung braucht. Wir konnten bei unserem Kunden wichtige Impulse setzen und aufzeigen, wie nachhaltige Verbesserung im Unternehmen funktionieren kann. Wir von prozessraum geben unser Wissen weiter und befähigen interne Mitarbeitende, den Wandel selbständig weiterzutreiben. Der Erfolg einer nachhaltigen Verbesserung steht und fällt mit zwei Kriterien:

1. Ist ein «Growth Mindset» bei den Mitarbeitenden vorhanden? Wurden die Mitarbeitenden bereits trainiert, in Verbesserungen zu denken und Probleme pro-aktiv anzugehen? Sind die Mitarbeitenden offen gegenüber dieser Denkweise? Wie stark ist die Führungskraft hinter den Mitarbeitenden (Empowerment)? Wie sehr führt sie den KVP-Prozess voran und stellt entsprechende Zeit und Ressourcen zur Verfügung?
2. Wie lange und wie eng können wir die Mitarbeitenden begleiten? Wir bilden Change Agents und die Teamleitung in unterschiedlichen Themen aus. Erstere in Prozess-Optimierung und kontinuierliche Verbesserung für eine optimierte Prozess-Performance. Letztere in der Anwendung des Management-Sets für die Optimierung der Team-Performance. Je mehr wir unterstützen und begleiten können, umso grösser der Impact. Je mehr wir beobachten können (Team-Meetings, 1:1s, Performance Dialog usw.), desto besser können wir Feedback geben und verbessern.

Fazit: KVP leben ist ein langfristiges Projekt, das sich auszahlt

Das Projekt ist mittlerweile mehrheitlich abgeschlossen. Bei einem Team wurde die Timeline angepasst, da sich das Team zusätzlich in einer zeitraubenden IT-Transformation befand. Bei einem anderen Team fand innerhalb der Projektdauer ein Führungswechsel statt, welcher aber kaum aufgefallen ist: Die neue Führungsperson hat das Management-Set direkt zur Einarbeitung genutzt und sich das Tool so schnell zu eigen gemacht. Auch hat die neue Teamleitung dasselbe KVP-Mindset wie die vorherige Teamleitung, was den Übergang natürlich vereinfacht hat. Bei einem weiteren Team hat gegen Ende des Projekts der Change Agent gewechselt. Diese Veränderung war nicht ideal, konnte aber dank der guten Einarbeitung des früheren Change Agents zusammen mit prozessraum aufgefangen werden.

Wir konnten in diesem Projekt Gefässe für die kontinuierliche Verbesserung schaffen, die KVP-Methoden und -Tools vermitteln und eine Struktur für die nachhaltige Verbesserung festigen. Ein Nachmittag pro Woche wird dem Thema kontinuierliche Verbesserung gewidmet, unterstützt und gefördert durch die Führungskraft: Dies macht einen grossen Unterschied und wird sich schnell auf die Performance auswirken. Im Vergleich mit anderen Projekt-Teams, die sich auch mit dem Thema Verbesserungen auseinandersetzen, aber nicht von prozessraum begleitet wurden, sind «unsere» Teams sehr strukturiert. Die Methoden sitzen, die Tools sind aufeinander abgestimmt, ein Zahnrad greift ins nächste.

Wir durften im Unternehmen mit mehreren Teams arbeiten und haben bemerkt, dass die Mitarbeitenden «eine Sprache sprechen». Alle haben dieselbe Ausbildung, die Mitarbeitenden denken über die Teams hinaus und entlang der Wertschöpfungskette: Weg vom Silo-Denken und hin zum grossen Ganzen. Dieses Mindset innerhalb des Unternehmens bietet eine gute Basis für kontinuierliche Verbesserung. Wir konnten durch unser Coaching dieses vorhandene Mindset noch schärfen und unser Wissen auf fruchtbarem Boden weitergeben.

Die ersten beiden Ziele «Mitarbeitende sollen KVP verinnerlichen» und «Methoden, Struktur und Transparenz einführen» haben wir bereits erreicht. Damit ist die Basis für das Ziel «kontinuierliche Verbesserung leben» gelegt. Unsere Empfehlung für das Unternehmen lautet nun wie folgt: Das Wissen auf weitere Teams ausbreiten, die interne KVP-Community aufbauen und das Thema KVP in der Geschäftsleitung mit Priorität behandeln. Dann wird auch das dritte Ziel, kontinuierliche Verbesserung zu leben, nachhaltig erreicht.