Praxisbeispiel der 5 Linsen im Einsatz

Lara über den Einsatz der "5 Linsen" im Alltag

Praxisbeispiel der 5 Linsen im Einsatz

Praxisbeispiele der 5 Linsen sind eher selten und wir wollen gern einmal erklären wie prozessraum an die Thematik herantritt.

Die letzten Artikel haben sich mit OpEx, DMAIC, die 5 Linsen und allen Themen Lean gedreht.

Wir haben dabei auf die Werkzeuge, Vorgehen und Templates aufmerksam gemacht und eine Lernserie zur Verfügung gestellt.

Der Artikel heute wird ein Praxisbeispiel Schritt für Schritt erklären, damit jedem die Zusammenhänge und Gedankengänge aufgezeigt werden.

Kurze Zusammenfassung über die 5 linsen

Wie der Name bereits sagt gibt es 5 verschiedene Linsen. Diese können einzeln bearbeitet oder wie in einem Baukasten verwendet werden.

Namentlich spricht man von:

  • Kundenfokus
  • Prozessmanagement
  • Team- und Performancemanagement
  • Organisation und Fähigkeiten
  • Einstellung und Verhalten

Die 5 Linsen sind ein großer Teil der Lean Six Sigma Philosophie und werden unter anderem bei Operational Excellence (OpEx) mit angewendet.

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die werkzeuge der 5 linsen

Zur holistischen Betrachtung/Analyse einer Organisation werden verschiedene Tools angewendet.

Das Schaubild unten zeigt welche „Linse“ mit welchen Werkzeugen arbeitet (nicht abschliessend).

 

Linse Tools
Kundenfokus
  • Analyse Probleme mit Value Stream Mapping (VSM) & KANO (kein Akronym sondern Name vom Erfinder)
Prozessmanagement / Optimierung
  • Analyse mittels VSM und Messungen nach ZDF (Zahlen, Daten, Fakten) anstatt ARD (ahnungslos, raten und diskutieren)
Organisation und Fähigkeiten
  • Analyse Skill Matrix und Erarbeitung der Coaching Matrix
Einstellung und Verhalten
  • Persönliche Beobachtungen
  • Analyse
  • Collagenworkshop
Teams- und Performancemanagement
  • Persönliche Beobachtungen
  • Interviews
  • Persönliche Einbindung der Mitarbeiter im Change

Projekt-Vorgehen – Ganzheitliche Organisationsentwicklung

Das folgende Schaubild aus dem letzten Artikel stellt dar, wie die Methodologie von Lean Six Sigma gemeinsam mit DMAIC von uns eingesetzt werden.

Die obere Prozesskette stellt dabei DMAIC dar und die 5 Linsen sind horizontalen in der Tabelle dargestellt und mit Nummern gekennzeichnet.
Der „KUNDE“ ist immer gesamthaft über alle vier anderen Linsen zu betrachten.

ganzheitliches projektvorgehen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Das nächste Bild zeigt eine Zeitachse und wie lange wir für welche Phase vorsehen.

Diese detaillierte Ansicht ist für den Kunden sehr wichtig, um seine Planungen und Vorbereitungen innerhalb der Organisation zu koordinieren.

Insgesamt gehen wir davon aus, dass ein Projekt etwas 9-12 Wochen dauert.

Die erste Woche beschäftigt sich ausschliesslich mit der Kontextanalyse. Wir erstellen Umfragen und führen Interviews mit den Hauptpersonen durch.

Danach müssen alle nötigen Unterlagen für die Analyse beschafft und aufbereitet werden.

detailliertes vorgehen

Anschliessend wird aus der Sicht der Geschäftleitung (GL) jede einzelne Linse analysiert.
Der nächste Schritt ist dann, für die Herausforderungen jeweils ein Werkzeug zu finden, um dieses zu lösen.

Die folgenden Slides zeigen auf, was die GL für Herausforderungen gesehen hat und für welche Massnahmen zur Lösung wir uns entschieden haben.

Die in Orange gekennzeichneten Felder sind dabei die gewählten „Lösungen“ für die Problemliste.

 

Die erarbeiteten Lösungsansätze werden in einer Liste zusammengefasst, die anschliessend aber wieder gekürzt wird.

Um zu entscheiden, welche Massnahmen es auf die erste Liste schaffen, muss eine Gewichtung je nach Sachlage getroffen werden.
So entsteht die Short-list oder komprimierte Liste.

Mittels dieser Workshops werden jetzt die Themen im konsolidierten Ansatz angegangen. Die Lösungen werden durch die Mitarbeiter und nicht die GL erarbeitet.
Prozessraum unterstützt diesen Prozess mit.

lösungsansätze workshops

Vorschlag für das weitere Vorgehen

Die Workshops und Tools, welche aus der Gesamtliste hervorgingen, werden jetzt in diversen aktiven Workshops durch die Mitarbeiter erarbeitet.

Auf Workshops und Werkzeuge können wir in diesem Artikel nicht eingehen, aber die folgende Slides zeigen auf, wie mit diesen eine Struktur aufgebaut werden kann.

Dabei bleiben wir unserem Schema von oben aber treu:

  1. IST-Aufnahme Analyse
  2. Design und Planung
  3. Umsetzung
  4. Nachhaltigkeit

Ist-Aufnahme Analyse

vorschlag für vorgehen 1

Design und Planung

Mit Design und Planung sind die Ergebnisse des Workshops gemeint.

Diese Liste muss nachbearbeitet werden, da das Ziel der Workshops war, einen klaren Plan zu haben und Themen für die Problemliste zu erhalten.

Das wertvollste und sinnvollste am Ende ist eine Liste zu haben die folgende Einträge aller aufgetauchten Probleme beinhaltet:

  • Beschreibung des Problems
  • Ursachenforschung
  • Massnahmen Definierung
  • Verantwortlicher
  • Datum Fälligkeit

 

Umsetzungsphase

Es werden die ersten Erfahrungen gesammelt in Real-live

 

Kaizen oder Nachhaltigkeit

Mit dem Abschluss der Workshops und dem Einführen verschiedener Aufgaben ist das Ziel aber noch nicht erreicht.

Den Teams muss weiterhin die Möglichkeit gegeben werden entstehende Probleme aktiv mit uns zu besprechen.
Hierfür wird jetzt bestimmt in welchen Ausmass und wie oft ein weiteres Dasein der Coaches nötig ist.

vorschlag für vorgehen 4

 

Die Problemliste

Während aller Workshops und dem Einsatz der Mitarbeiter der neuen Prozesse im Alltag ist eine lange Problemliste entstanden.

Um diese müssen wir uns jetzt kümmern, damit das „Sand“ aus dem Getriebe gespült werden kann.

Wenn das richtig gemacht wurde, wie oben beschrieben, haben wir eine ausführliche Liste mit Beschreibung, Ursachen, Massnahmen, Verantwortlichkeiten und einem Datum zur Lösung.

Jetzt geht es darum diese zu priorisieren und zur Bearbeitung einem Mitarbeiter zuzuordnen.

Es ist immens wichtig zu unterscheiden, ob der Mitarbeiter dieses Problem alleine lösen kann oder auf die Hilfe von prozessraum angewiesen ist.

problemlösung

 

Fazit

Das schließt unseren gesamten Prozess rund um das Thema der 5 Linsen und die Handhabung der Werkzeuge in der Praxis ab.
Wenn Du weitere Fragen haben solltest, wir sind immer für Dich da -> Kontakt

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